Automatització de factures amb Power Automate i AI Builder

Automatització del cicle complet de factures amb Power Automate i AI Builder

El departament financer d’una empresa és un dels que concentra més tasques repetitives, propenses a errors i consumidores de temps. En són exemples la introducció manual de dades, la classificació de factures, les conciliacions comptables o la generació d’informes. Totes aquestes operacions, quan es realitzen a mà o amb eines desconnectades entre si, generen ineficiències que impacten directament en la presa de decisions.

La bona notícia és que Microsoft 365 i Power Platform ofereixen un conjunt de solucions complementàries. SharePoint Online, Power Automate, AI Builder, Azure Document Intelligence i Power BI automatitzen tot el cicle de vida d’una factura i disposen d’una visió financera consolidada en temps real. En aquest article t’expliquem tots els beneficis. Continua llegint.

Eliminació del processament manual i reducció significativa d’errors

Cada factura que arriba, ja sigui en paper, per correu electrònic o en formats diversos, ha de ser llegida i processada manualment. Algú ha d’extreure les dades rellevants (proveïdor, import, centre de cost, data de venciment) i introduir-les en un ERP o full de càlcul.

Aquest procés és lent, monòton i, sobretot, molt sensible a errors humans. Un zero de més, un centre de cost equivocat o una data malinterpretada poden generar discrepàncies comptables que triguen hores a localitzar-se i corregir-se.

Amb la combinació de Power Automate, AI Builder i Azure Document Intelligence, el procés s’automatitza de cap a cap. El sistema llegeix la factura i extreu les dades clau gràcies a models d’IA entrenats a mida. Després, les valida contra les regles comptables definides i les envia directament al sistema de registre, sense intervenció manual ni errors de transcripció.

Gestió documental intel·ligent i centralitzada amb SharePoint Online

Qualsevol procés d’automatització de factures necessita un repositori documental sòlid com a base. SharePoint Online és la peça que garanteix que totes les factures, independentment del seu origen o tipus, quedin emmagatzemades de forma organitzada, accessible i segura.

Amb SharePoint pots:

Crear biblioteques de documents estructurades per tipus de factura, proveïdor, any fiscal o qualsevol altre criteri rellevant per al teu negoci.
Aplicar metadades automàtiques en el moment de la càrrega, de manera que cada document quedi etiquetat i sigui fàcilment recuperable.
Establir polítiques de retenció i eliminació que garanteixin el compliment normatiu sense gestió manual.
Controlar els accessos de forma granular: qui pot veure, qui pot editar i qui pot aprovar cada tipus de document.

A més, en tractar-se d’una plataforma al núvol dins l’ecosistema Microsoft 365, els documents estan disponibles des de qualsevol dispositiu i en tot moment, sempre amb les màximes garanties de seguretat.

Automatització del flux d’aprovació amb Power Automate

Més enllà de l’extracció de dades, una factura ha de recórrer un camí intern abans de ser registrada i pagada: verificació, aprovació per part del responsable, enviament al sistema comptable… En moltes empreses, aquest flux depèn de cadenes de correus electrònics i processos informals que generen colls d’ampolla i dificulten el seguiment.

Power Automate permet dissenyar i implementar fluxos de treball automàtics que orquestren tot aquest procés. Com?

Quan una factura arriba a SharePoint, el sistema notifica automàticament la persona responsable de revisar-la.
Si l’import supera un determinat llindar, el flux deriva l’aprovació al nivell jeràrquic corresponent.
Un cop aprovada, les dades s’envien directament a l’ERP o al sistema de registre comptable sense intervenció manual.
Si la factura presenta algun problema (import inesperat, proveïdor no reconegut, dades incompletes), el flux genera una alerta i la posa a la cua de revisió.

El resultat és un procés de facturació completament traçable. En tot moment saps en quin estat es troba cada factura i qui ha realitzat cada acció.

Intel·ligència artificial aplicada a la classificació de documents amb AI Builder

La varietat de formats de factures és un dels principals reptes quan es vol automatitzar el seu processament. Cada proveïdor presenta les seves factures de manera diferent. Els dissenys varien, les estructures de dades canvien i la informació apareix en posicions diferents d’un document a un altre.

AI Builder, la plataforma d’intel·ligència artificial de Microsoft integrada a Power Platform, resol aquest problema mitjançant models de processament de documents entrenats a mida amb les factures reals de la teva empresa. Aquests models aprenen a identificar i extreure els camps rellevants independentment del format de la factura.

A més, AI Builder pot aplicar automàticament regles de classificació comptable, com ara assignar el centre de cost correcte, determinar el tipus de despesa o identificar si la factura correspon a una comanda existent. Tasques que fins ara requerien hores de treball manual ara s’executen en segons, amb una precisió molt superior.

Visibilitat financera en temps real amb Power BI

Automatitzar el processament de factures és fonamental. No obstant això, no és suficient si no va acompanyat d’una visió clara i actualitzada de la situació financera de l’empresa. Aquí és on entra en joc Power BI.

Gràcies a la integració nativa amb SharePoint Online, l’ERP i altres fonts de dades corporatives, Power BI permet construir quadres de comandament financers que ofereixen:

Visió consolidada de les despeses per proveïdor, departament, centre de cost o període, actualitzada de forma automàtica.
KPIs financers clau disponibles en temps real, com ara saldo pendent d’aprovació, factures vençudes o desviació pressupostària.
Alertes automàtiques quan algun indicador supera els llindars definits, permetent una actuació immediata.
Informes executius que es generen automàticament i eliminen la necessitat de consolidar dades a mà des de múltiples fonts.

El directiu financer deixa de dependre de processos manuals per tenir la informació que necessita i pot centrar el seu temps en l’anàlisi i la presa de decisions estratègiques.

Escalabilitat i adaptació a les necessitats específiques de cada empresa

Una de les grans virtuts de les solucions construïdes sobre Microsoft 365 i Power Platform és la seva escalabilitat. No es tracta de productes tancats, sinó de plataformes sobre les quals es poden construir solucions adaptades a la casuística concreta de cada organització.

Tant si l’empresa gestiona desenes de factures al mes com si en gestiona milers, el sistema s’adapta al volum i evoluciona amb el negoci. Tant si s’incorporen nous proveïdors com si l’activitat s’amplia a noves regions o tipus de facturació, no caldrà canviar d’eines ni d’arquitectura.

A més, en formar part de l’ecosistema Microsoft 365 que moltes empreses ja utilitzen, l’adopció per part dels equips és ràpida i no requereix aprendre eines completament noves.

Cas d’èxit: Dunas Capital transforma la seva eficiència financera amb Microsoft 365 i Power Platform

Tenint en compte tots els beneficis descrits, a continuació et presentem un cas real que il·lustra l’impacte d’aquesta transformació. Dunas Capital és un dels principals fons independents de gestió d’actius i renda fixa a Espanya. Amb un equip de 60 professionals i més de 1.800 milions d’euros en actius gestionats, va confiar en Itequia per transformar la seva eficiència financera.

El repte: Malgrat que l’empresa ja treballava amb Microsoft 365, els equips no havien participat en formacions específiques i la plataforma s’infrautilitzava. Les factures es processaven manualment (extracció de dades en Excel, aplicació manual de classificadors comptables, registre als sistemes), un procés lent, repetitiu i amb alt risc d’errors. D’altra banda, l’obtenció d’informes financers consolidats requeria un esforç manual considerable que impedia prendre decisions amb agilitat.

La solució: Itequia va dissenyar i implementar dues solucions complementàries basades en Microsoft 365 i Power Platform.

Automatització intel·ligent del procés de factures. Es va estructurar un repositori documental a SharePoint Online, es van implementar fluxos automàtics amb Power Automate i es van desenvolupar models d’IA amb AI Builder per extreure i classificar dades de múltiples tipus de factures i regions.
Quadres de comandament financers amb Power BI per a una visió clara, consolidada i actualitzada de les operacions de Dunas Capital. Els KPIs s’actualitzen de forma automàtica i faciliten la presa de decisions estratègiques.

Els resultats: una reducció significativa del treball manual, una millora en la precisió de les dades comptables i una visibilitat financera que abans requeria hores de consolidació manual i ara està disponible en temps real.

→ Llegeix aquí el cas d’èxit complet de Dunas Capital.

Contracta el teu servei d’automatització financera amb Itequia

A Itequia tenim més de 15 anys d’experiència en el sector tecnològic i som experts en la implementació de solucions Microsoft 365 i Power Platform. El nostre equip dissenyarà una solució personalitzada, escalable i adaptada a les necessitats del teu departament financer.

T’ajudarem a aconseguir:

Automatització del procés de factures. Des de la recepció fins al registre comptable, sense intervenció manual.
Repositori documental intel·ligent. Totes les teves factures organitzades, etiquetades i accessibles amb SharePoint Online.
Fluxos d’aprovació automàtics. Eliminació dels colls d’ampolla i seguiment complet de cada factura amb Power Automate.
Classificació amb IA. Models entrenats a mida per als teus documents amb AI Builder.
Visibilitat financera en temps real. Quadres de comandament executius amb Power BI connectats a les teves fonts de dades.
Reducció d’errors i temps de procés. Menys treball manual, menys errors i més temps per a tasques d’alt valor.