Com automatitzar els processos entre Teams i SharePoint
Automatitzar processos com a clau de gestió diària
La gestió d’una empresa en el dia al dia, els negocis i la gestió d’equips, pot ser extremadament repetitiva. Si parlem amb algú que comencés a treballar durant els anys 2000, segurament ens podran explicar la bogeria autèntica que podia arribar a ser iniciar nous encàrrecs: pèrdues de temps, errors pel cansament i la repetició, massa espera per donar llum verda, companys perduts per la falta d’ordre,…
Això, afortunadament, cada dia és menys necessari. A les nostres oficines cada vegada són més freqüents eines com SharePoint i Microsoft Teams, que compten amb molts mecanismes per automatitzar processos i, a més, són capaços de fer-ho a través de les aplicacions de Windows, com Power Automate, sobre la qual ja hem parlat i aprofundit al nostre blog.
Microsoft Teams i SharePoint dins de la nostra empresa
D’una banda (i com ja hem comentat anteriorment), des del SharePoint controlem tota la nostra documentació i estructura de permisos, creant nous emmagatzematges i accessos a la informació als nostres usuaris quan la necessitin.
Per altra banda, Microsoft Teams és l’eina definitiva de col·laboració de Microsoft, incloent un punt comú per compartir recursos. La seva integració amb la resta d’inventari de Microsoft l’ha tornat el “hub” de més èxit empresarial.
Però què més podem fer des de SharePoint i Teams?
Vols, per exemple, vincular SharePoint i Teams per a l’automatització i la sincronització entre tots dos? Podries crear plantilles per a documentació definides segons el tipus (factura, registre de trucades, sol·licituds de material, …), o per als teus equips i recursos compartits.
T’interessa? Estàs de sort, perquè Microsoft va alguns passos per davant dels teus plans.
Les extensions necessàries per automatitzar processos
Per a aquest tipus de processos, Microsoft compta amb mòduls i llibreries específiques que podem utilitzar per a aquestes operacions:
- Microsoft.Online.SharePoint
- MicrosoftTeams
- SharePointPNPPowerShellOnline
Gràcies a aquests, podem realitzar accions com crear automàticament llocs de SharePoint, assignar grups i permisos al moment (afegint usuaris al nostre gust), crear continguts directament al nostre nou lloc a SharePoint o crear canals a Teams amb els membres directament associats amb aquest mateix lloc.
De nou, la clau gira al voltant de l’automatització de processos i permisos que, normalment, en una empresa (sobretot les més grans) pot portar força temps si es fa de manera manual.
Molt important: no confondre els PowerShell cmdlets per a SharePoint amb els de Microsoft 365. Els basats en SharePoint centraran el seu treball en aquest entorn, i no ho aplicaran fora d’aquest. Els de MSO sí, ja que ho apliquen a nivell dOffice.
Com a avantatge extra, els PnP (Patrons i Pràctiques) de SharePoint són fàcils de trobar a GitHub, el servei d’allotjament líder per a desenvolupament de programari.
Què guanyo utilitzant aquestes eines?
Abans que res, el més important que guanyem és temps. Temps que podrem aprofitar per concentrar els nostres recursos (que també estaran més disponibles) en els processos que realment aporten valor al nostre negoci, fet que es tradueix en més comoditat dels nostres empleats.
Tot això redundarà en un millor servei als nostres clients, que mai no ve malament. Això és perquè, per exemple, tasques com el “on boarding” de nous projectes, documentació o grups de treball es farà automàticament prement un botó. Abans, els clients havien d’esperar fins que els nostres administradors els hi preparessin tot per començar a treballar. Ara ja no cal.
Si vols començar a conèixer aquests productes en més detall, et recomanem la biblioteca de Microsoft Docs pel que fa a SharePoint Online Management Shell i al SharePoint PNP.