sharepoint-esignature

Signatures Electròniques amb SharePoint eSignature: La Signatura del Futur

En l’actualitat, les empreses administren les seves operacions de manera digital, abastant des de la creació i revisió de documents fins a la seva aprovació i reutilització. Un dels processos documentals que està experimentant un ràpid creixement és l’ús de signatures electròniques. La implementació d’un sistema eficient de signatura electrònica no sols simplifica les operacions comercials, sinó que també garanteix la seguretat i el compliment normatiu dels documents. Mitjançant eines com SharePoint eSignature, les organitzacions poden sol·licitar signatures, completar transaccions i emmagatzemar documents de manera segura i conforme a les regulacions actuals. Vols saber més? Continua llegint!

Què és i per a què serveix SharePoint eSignature?

SharePoint eSignature és una solució integral de Microsoft que serveix per a gestionar signatures electròniques dins dels processos comercials. Permet sol·licitar i recol·lectar signatures de manera eficient. A més, manté un registre ordenat i segur de tots els documents signats.

El desordre que es podia desencadenar amb les signatures físiques es va acabar gràcies a SharePoint eSignature. Els documents sempre quedaran protegits i compliran amb les normes legals de protecció de dades, entre altres avantatges, vegem-les a continuació.

SharePoint eSignature

5 beneficis de SharePoint eSignature

  1. Eficiència i rapidesa: en pocs minuts, els documents estaran perfectament signats. D’aquesta forma, s’eliminen les impressions, escanejos i enviaments físics propis de les signatures tradicionals.  
  2. Sostenibilitat: tenint en compte que les impressions queden descartades, les signatures electròniques amb SharePoint eSignature asseguren una manera sostenible, eficient i respectuosa amb el planeta.   
  3. Seguretat: els documents signats electrònicament estan 100% protegits contra alteracions i garanteixen la integritat de les dades. Així mateix, compleixen amb les lleis de privacitat i seguretat recollides en la Llei de Signatures Electròniques i el Reglament General de Protecció de Dades (GDPR).  
  4. Accés des de qualsevol part del món: SharePoint eSignature permet la signatura de documents de manera remota, des de qualsevol lloc i en qualsevol moment.  Aquest fet és perfecte per a aquelles empreses que aposten pel teletreball o que tenen el seu equip distribuït per diferents països o territoris.  
  5. Integració amb fluxos de treball ja existents: aquesta eina es pot integrar amb els fluxos de treball de SharePoint. A més, es pot incorporar amb altres serveis com Adobe o DocuSign.

Domina la configuració de SharePoint eSignature amb aquests simples passos

Aquesta solució està configurada en el Centre d’administració de Microsoft 365. Cal dir que has de tenir permisos d’administrador global o administrador de SharePoint per a poder entrar i configurar SharePoint eSignature. Una vegada tinguis validats tots els permisos, pots posar-te en marxa amb això. Som-hi!

  • Veus al Centre d’administració de Microsoft 365 i fes clic a Configurar.  
  • A continuació, selecciona Usar IA de contingut amb Microsoft Syntex i tria eSignature. 
  • Si ets client, fes clic a Activar per a habilitar la signatura electrònica. Per contra, si ets nou en Syntex, hauràs d’acceptar els termes de servei, només així s’activarà eSignature.
SharePoint eSignature

Com crear una sol·licitud de signatura en SharePoint eSignature?

Ara que ja saps què és SharePoint eSignature i ho tens configurat, t’ensenyarem a dur a terme una sol·licitud de signatura electrònica. Continua llegint! 

  1. En primer lloc, has de dirigir-te a una biblioteca de documents de SharePoint. Obre el document en el qual vols iniciar el procés de eSignature. 
  2. En segon lloc, has d’anar al visor de documents, seleccionar Més Opcions i fer clic a Obtenir signatures.  
  3. Una vegada estiguis situat en el panell eSignature, podràs agregar fins a 10 destinataris perquè procedeixin a signar el document. 
  4. Selecciona Següent i en el panell Especificar on signar, arrossega i col·loca els camps Signatura, Inicials i Data a les ubicacions adequades del document per a cada destinatari.  
  5. Finalment, després de seleccionar Següent, has d’anar al panell Revisar Sol·licitud. Repassa tots els detalls per a determinar que tot està correcte i dona-li a Enviar. Així de senzill! Després d’enviar-la, la sol·licitud es marca com ‘En curs’ i els destinataris poden afegir les seves signatures. A més, s’envia una notificació per correu electrònic tant al creador com als destinataris.
Sintaxis eSignature

CONCLUSIONS

En resum, SharePoint eSignature és l’eina perfecta per a totes aquelles empreses que desitgin agilitzar els seus processos documentals. Només així queda garantit l’ordre, la seguretat i l’empleno de les normes. No ho pensis més aposta per SharePoint eSignature i porta a la teva organització al següent nivell en l’era digital.