Com t’ajuda Power Automate amb la gestió dels documents?
Les limitacions de treballar amb els fluxos de SharePoint
SharePoint Online és una de les solucions que ofereix Microsoft per a la col·laboració empresarial. Encara que proporciona aplicacions força sòlides que compleixen moltes de les demandes que pot tenir la teva empresa, la creació de fluxos no arriba a les cotes de Power Automate. Al model “Out-Of-The-Box” només es poden crear fluxos simples, per optimitzar i millorar els processos de treball amb clients. De nou, són tan simples que no arriben a més. Serveixen per a allò per al que estan dissenyats, sense més ajustament possible.
Cada vegada més empreses i treballadors necessiten fluxos de treball i resposta més i més personals i que comptin amb múltiples condicions i participants. Per això, els fluxos de treball del futur (i el present) han de ser molt més complexos.
Prenguem, per exemple, que necessites un flux que connecti el teu CRM, plantilles, signatura electrònica i els contactes i clients. En aquest cas, un flux de SharePoint no serà suficient i hauràs d’integrar-lo de manera conjunta amb Automate.
Però què és Power Platform?
El mes passat, vam escriure sobre Dynamics 365 i vam comentar els aspectes més destacables de Power Platform, la nova suite de Microsoft. Bàsicament, es compon d’una nova sèrie d’eines per portar la col·laboració empresarial i l’experiència del client més enllà.
Chris Wanstrath, un dels fundadors de GitHub, va comentar en el seu moment que “el futur del codi és que no s’escrigui codi”, i potser té raó. Microsoft és una de les empreses que més ha apostat pel desenvolupament d’apps amb codi baix o nul, facilitant el complicat món de la programació a aquells que no tinguin el temps ni pressupost necessari.
D’aquí sorgeix Power Platform, que s’integra dins d’Office 365. Permet, entre altres coses, crear aplicacions de treball, sincronitzar les dades i el seu anàlisi i crear fluxos de treball productius. Tot això amb una interfície i ajustaments orientats a escriure el menor codi possible.
Arriben els fluxos amb Power Automate
Una de les noves capacitats que porta la plataforma és Power Automate, dissenyada per crear, ajustar i editar fluxos de treball nous i existents. Un servei basat en el núvol (com no) que utilitza una interfície senzilla per emprar i comprovar les tasques.
L’app ve de sèrie amb multitud de plantilles “Ready to use” que faciliten la feina a principiants i professionals per igual. Però, sens dubte, el seu avantatge més gran és la capacitat per connectar amb centenars i centenars de serveis interns i externs a Microsoft. Et deixem alguns dels seus connectors aquí.
Per què hauria d’optimitzar la meva gestió dels documents?
L’aprovació de documents per a la presentació/enviament pot ser molt lent i cansat, especialment si parlem dels documents en paper. I no parlem si es tracta d’arxius grans, que poden arribar a bloquejar el nostre sistema de validació a més documents. Per això, t’ajudarem a crear un flux per automatitzar el procés, estalviant temps i esforç.
Comença creant un flux d’aprovació de documents al SharePoint Online
Per començar, des de SharePoint Online podeu crear un procés d’aprovació per a documents d’una biblioteca específica. D’aquesta manera, els documents no seran visibles per als equips fins que no siguin aprovats.
Per això, cal administrar la configuració d’aprovació de contingut a la pàgina de configuració de la biblioteca:
- Entrem a Configuració, Configuració de control de versions, Requerir aprovació de contingut per a elements enviats
Un cop habilitem aquesta configuració, quan es carreguen documents a la biblioteca assignada, els documents en espera d’aprovació tenen dos estats:
- Borrador (les versions secundàries i principal estan habilitades)
- Pendent (només està habilitada la versió principal)
Evoluciona el flux amb Power Automate
Ara, podeu automatitzar tot aquest flux d’aprovació de documents amb un flux d’aprovació. Quan s’aprova (o no) un document, l’estatus del document passa a aprovat o rebutjat. Tot gràcies al flux que pots optimitzar des de Automate:
1. Dirigeix-te a https://flow.microsoft.com i entra a My Flows, New Flow, Automated Cloud Flow
2. Després, feu servir l’activador When an item is created or modified
3. Afegeix l’adreça de la biblioteca i un nom
4. Afegeix una nova acció després del desencadenant Start and wait for an approval
5. Selecciona Approval Type (el que necessitis), i omple la informació a mostrar a la petició d’aprovació
6. Afegim un Condition addicional. Aquesta acció compararà les respostes de l’aprovador amb el valor Approve. Així actualitzareu l’estat del document.
7. Incloem una acció basada en l’Outcome de la sol·licitud, per tal de canviar l’estat del document perquè sigui visible o no a la resta dels usuaris.
Indiquem el nom del site al Site Address i seleccionem la biblioteca de documents. Seleccionem l’ID mitjançant el contingut dinàmic. Finalment, indiquem l’estat de l’aprovació al camp Action.
Prova del flux
Per provar/executar el nostre flux, només cal seguir aquests passos:
1.Afegim un document a la biblioteca que hem assignat al flux. A continuació, s’executarà el Flow de manera automàtica i s’iniciarà el procés d’aprovació.
2. Ens dirigim a Outlook. Allà rebrem una notificació per a una petició d’aprovació
3. Clicant al link, accedirem al document i confirmar el contingut. Al propi correu electrònic ens apareixeran les opcions Aprovar i Rebutjar.
Conclusió
En resum, els fluxos de treball t’ajuden a automatitzar molts dels processos tediosos que vols treure de la teva rutina diària. Tot i que SharePoint Online ofereix fluxos de treball relativament útils, poden ser molt senzills. És per això que et recomanem “evolucionar-los” amb la plataforma de Power Automate.
Considera aquesta guia una introducció als fluxos d’aprovació de Power Automate, amb els quals seràs capaç d’aprofitar les tasques rutinàries sense haver d’esperar que t’inundin els milers i milers de missatges dels teus companys i treballadors.