El que la teva llicència de Microsoft 365 ja inclou per automatitzar processos (i que probablement no estàs fent servir)
Hi ha una conversa que es repeteix en moltes organitzacions. El responsable d’IT detecta ineficiències en els processos. Els usuaris es queixen que tot va per correu electrònic. Els documents es perden i les aprovacions s’eternitzen.
La resposta habitual és buscar una solució. Sovint externa i, fins i tot, cara. Però la solució ja hi és. Dins de la llicència de Microsoft 365 que la teva organització ja té contractada.
En aquest article t’expliquem què inclou aquesta llicència per automatitzar processos. I quan té sentit anar un pas més enllà, sense pagar més.
L’escenari habitual: processos manuals
En moltes organitzacions amb Microsoft 365 actiu, la gestió documental segueix un patró conegut. Les aprovacions van per correu electrònic. Algú envia un document, un altre respon amb comentaris, un tercer reenvía la versió “definitiva”. Però ningú sap quina és la darrera versió real.
El seguiment es fa a l’Excel. Un full compartit que ningú actualitza a temps. Amb estats com “pendent”, “en revisió” o “aprovat” que depenen que algú es recordi de canviar-los. Els PDFs passen de mà en mà. Sense traçabilitat, sense registre de qui ha fet què i sense possibilitat d’auditoria.
Aquest escenari no és excepcional. És l’estàndard en moltes empreses mitjanes amb Microsoft 365 actiu. Quan algú detecta el problema, la solució més coneguda passa per Power Apps o Power Automate Premium. Són eines potents, però tenen un cost de llicències addicional. I aquest cost no sempre està justificat per a processos interns d’abast limitat.
El que molts responsables d’IT no saben és que existeix una altra via. No requereix llicències addicionals, està inclosa a l’M365 i resol més casos dels que sembla.
El que ja inclou la teva llicència M365 per automatitzar documents
La llicència de Microsoft 365 inclou eines específiques per a la gestió i l’automatització de processos. En moltes organitzacions, estan contractades però infrautilitzades.
SharePoint com a motor documental
SharePoint és un motor documental complet. Permet organitzar documents amb metadades estructurades. Cada arxiu pot tenir camps com ara tipus de document, departament, estat o data de venciment. Sense dependre del nom de l’arxiu ni de la carpeta on estigui guardat.
Gestiona versions automàticament. Cada vegada que algú modifica un document, SharePoint desa la versió anterior. Pots recuperar qualsevol versió en qüestió de segons.
Els permisos es defineixen a nivell granular. Una biblioteca accessible per a tot el departament, una carpeta restringida al responsable i un document compartit únicament amb dues persones. Tot això sense cost addicional, inclòs en qualsevol pla de Microsoft 365 Business o Enterprise.
Una biblioteca de SharePoint ben configurada elimina el caos documental. Els usuaris hi accedeixen des del navegador o des de Teams, sense incorporar eines externes a l’entorn.
Microsoft Lists per a la gestió estructurada de processos
Microsoft Lists permet crear registres estructurats per gestionar processos interns. És més flexible que l’Excel. Més senzill que una base de dades. Integrat de manera nativa amb l’ecosistema M365.
Casos d’ús habituals: gestió de sol·licituds de documentació, seguiment de l’estat de contractes, control d’aprovacions pendents o registre d’incidències internes.
Cada llista pot tenir columnes personalitzades, vistes filtrades per rol i alertes automàtiques quan canvia l’estat d’un registre. Tot configurable sense necessitat de desenvolupament.
Power Automate bàsic, inclòs a l’M365
La versió de Power Automate inclosa a l’M365 no és la versió Premium, però resol més del 60% dels casos habituals. Permet crear fluxos automàtics de notificació i aprovació. Per exemple, quan algú puja un document a SharePoint, el sistema notifica el responsable. Aquest rep un correu electrònic amb botons d’aprovació o rebuig. El resultat queda registrat i el sol·licitant rep una notificació.
Tot automàtic. Sense correus intermedis ni seguiment manual a l’Excel. Altres fluxos habituals: moure documents aprovats a una altra biblioteca, enviar recordatoris de revisions pendents, registrar a Microsoft Lists cada acció realitzada sobre un document. La versió bàsica no permet connectors Premium ni fluxos d’alta complexitat. Per a processos lineals, és més que suficient.
Quan és suficient amb el bàsic (i quan necessites més)?
Les eines natives de l’M365 resolen amb solvència la majoria dels casos. Són suficients quan el procés és lineal, hi ha pocs actors implicats, no cal una interfície personalitzada i els fluxos d’aprovació són simples i previsibles. En aquests casos, SharePoint, Microsoft Lists i Power Automate bàsic cobreixen el 60% de les necessitats. I ja els tens pagats.
Necessites anar més enllà quan el procés implica múltiples rols amb regles diferents, quan l’experiència d’usuari és crítica per a l’adopció i quan el volum de documents és alt i requereix automatització avançada.
En aquests casos, la resposta és SPFx — SharePoint Framework — l’estàndard de desenvolupament natiu per a Microsoft 365. Permet construir solucions personalitzades dins de l’entorn que ja tens contractat: formularis a mida, dashboards per rol, fluxos d’aprovació multinivell, integracions amb ERP o CRM. Sense cost addicional de plataforma. L’únic cost és el de desenvolupament.
Alguns exemples reals del que permet fer:
- Aprovació de contractes multinivell. Una empresa necessitava digitalitzar el seu procés d’aprovació de contractes: quatre nivells de revisió, regles de derivació segons l’import i arxivament automàtic en finalitzar. Amb Power Automate bàsic no era suficient. Amb SPFx, es va construir integrat a Teams, sense llicències addicionals, en menys de dues setmanes.
- Portal d’onboarding documental. Un departament de RRHH necessitava un portal on cada nou empleat pogués veure exactament quins documents tenia pendents de lliurar, personalitzat per perfil i amb alertes automàtiques. Tot dins de l’M365, sense eina externa, sense llicències de Power Platform.
- Validació d’informes de camp. Una empresa industrial necessitava que els seus equips de camp poguessin validar informes des del mòbil, amb flux d’aprovació posterior i arxivament automàtic a SharePoint. Tot des de Teams. Sense apps externes, sense cost addicional de plataforma.
El canvi que porta la IA: aquest nivell de personalització ara és accessible
Construir sobre SPFx sempre va ser tècnicament possible. El problema era el temps i el perfil especialitzat que requeria. Un desenvolupament a mida sobre SharePoint Framework implicava setmanes de feina, un perfil amb coneixements específics i un pressupost difícil de justificar per a processos interns.
Però ara això ha canviat. Amb IA integrada al desenvolupament, els terminis es comprimeixen entre un 50% i un 70%. El que abans requeria tres setmanes, avui pot estar llest en una. El que abans no justificava el pressupost, ara encaixa perfectament.
La personalització avançada sobre M365 ha passat de ser un projecte de transformació a ser una millora operativa amb retorn ràpid. Accessible per a organitzacions mitjanes que abans no podien assumir aquest cost.
Conclusió
La teva llicència de Microsoft 365 ja inclou les eines per automatitzar processos. SharePoint, Microsoft Lists i Power Automate bàsic són el punt de partida. SPFx és el nivell següent quan el procés ho requereix, sense cost addicional de plataforma, i avui més accessible que mai gràcies a la IA.
La pregunta no és si tens les eines. Ja les tens. La pregunta és si les estàs aprofitant.
Vols saber quins processos de la teva organització podrien automatitzar-se amb el que ja tens a l’M365?
Tens dues opcions:
- Vine al webinar del 21 de maig. L’Adrián Cano ens ho mostrarà en directe. En una hora. Gratuït.
- O si prefereixes parlar primer, fem una revisió ràpida i et donem un diagnòstic concret. Contacta amb nosaltres i t’ajudem.
Preguntes freqüents
Quina llicència de Microsoft 365 necessito per començar a automatitzar processos? Qualsevol pla de Microsoft 365 Business (Basic, Standard o Premium) inclou SharePoint, Microsoft Lists i Power Automate bàsic. No cal contractar llicències addicionals per començar.
En què es diferencia Power Automate bàsic de Power Automate Premium? La versió bàsica inclosa a l’M365 permet crear fluxos amb connectors estàndard. És suficient per a notificacions, aprovacions simples i moviment de documents entre biblioteques. La versió Premium afegeix connectors amb sistemes externs, fluxos més complexos i major capacitat de processament. Té un cost addicional per usuari.
Què és SPFx i per què no requereix llicències addicionals? SharePoint Framework (SPFx) és l’entorn de desenvolupament natiu de Microsoft per construir solucions dins de Microsoft 365. En executar-se directament al tenant de l’M365, no requereix infraestructura externa ni llicències de Power Platform. L’únic cost és el de desenvolupament.
Quant de temps porta implementar una solució d’automatització documental sobre M365? Depèn de la complexitat del procés. Una solució bàsica amb SharePoint, Lists i Power Automate pot estar operativa en pocs dies. Una solució personalitzada amb SPFx pot portar entre una i tres setmanes. Amb IA integrada al desenvolupament, els terminis s’han reduït significativament.
Necessito un equip tècnic intern per mantenir aquestes solucions? Les solucions bàsiques sobre SharePoint i Power Automate poden ser gestionades per un perfil d’administrador de l’M365 sense coneixements de desenvolupament. Les solucions sobre SPFx requereixen suport tècnic per a canvis o evolucions, tot i que el manteniment del dia a dia no sol requerir intervenció freqüent.
És possible integrar aquestes solucions amb altres sistemes com un ERP o un CRM? Sí. Power Automate bàsic inclou connectors amb els principals sistemes del mercat. Per a integracions més complexes o amb sistemes propis, SPFx ofereix més control i flexibilitat. En tots dos casos, és possible connectar els processos de l’M365 amb sistemes externs sense plataformes intermèdies addicionals.
T’esperem en el nostre seminari web ‘Microsoft 365 + IA: Crea aplicacions i automatitzacions en un temps rècord’ el pròxim 21 de maig. Registra’t aquí.