Com gestionar el teus documents des de SharePoint Online
Al nostre article Traducció automàtica de pàgines de Sharepoint amb Azure, ja comentem com configurar SharePoint per ajudar-nos a traduir documents automàticament. No cal dir que SharePoint és una eina dissenyada per Microsoft per a la gestió documental i el treball en equip. Inclou funcions de col·laboració, mètodes per automatitzar processos i cerca, i una plataforma d’administració de documents.
Emprant el lliurament de permisos per als accessos, permet:
- Emmagatzemar, organitzar i compartir informació des de qualsevol dispositiu.
- Accedir a aquesta informació ràpidament i de manera segura.
- Controlar les versions del mateix document.
- Crear documents de Microsoft Office i desar-los directament al SharePoint.
- Protegir el contingut confidencial amb permisos a nivell de document.
- Accedir a documents sense connexió a internet.
Igualment, compta amb altres funcionalitats per al treball en equip com:
- Creació d’espais o llocs web per treballar en grup, col·laborar i compartir continguts.
- Organització del treball mitjançant calendaris, tasques associades a usuaris, etc.
- Extranet per compartir arxius grans.
- Col·laboració i comunicació en línia entre equips.
- Actualitzacions d’estat i informació detallada personal amb companys de feina.
- Mantenir els equips sincronitzats.
- Mantenir-se al dia de la informació i les notícies de la institució.
- Comunicació en temps real amb els companys.
En aquest article anirem abordant els següents punts:
- Què és una biblioteca de documents a SharePoint Online?
- Primer pas: crear una Biblioteca de documents
- Com administrar el menú superior a la Biblioteca de documents
- Com puc visualitzar una Biblioteca de documents
- Com afegir columnes amb més informació
- Com navegar dins de cada nivell i sub nivell
- Quines accions puc realitzar sobre una carpeta o fitxer?
- Com activar el Control de versions per a una Biblioteca de documents
- Com administrar qui accedeix a què en una Biblioteca de documents
- Com eliminar una biblioteca de documents de SharePoint
- Per què hauria d’utilitzar SharePoint Online per als meus documents
Què és una biblioteca de documents a SharePoint Online?
Abans de començar, és important que entengueu alguns conceptes de SharePoint Online, com el mètode d’emmagatzematge. La unitat base, les biblioteques de documents, són un lloc segur d’allotjament, creació i actualització d’arxius, com ara Word, Excel, Imatges, etc. A més, es poden compartir amb altres membres de l’equip, treballar en ells en conjunt i accedir des de qualsevol dispositiu en qualsevol moment.
S’assembla molt al servei de Microsoft OneDrive. La principal diferència és que OneDrive està pensat per a ús personal, i SharePoint està ideat per emmagatzemar arxius en equip.
Les biblioteques de documents es creen dins del Lloc de grups del SharePoint. Per defecte, aquest lloc inclou una biblioteca de documents, però se’n poden crear tantes com calgui.
Cada biblioteca de documents presenta una llista de fitxers, carpetes i informació important (per exemple: qui va crear o qui va modificar per última vegada un arxiu).
En una biblioteca de documents, es poden realitzar les accions següents:
- Afegir, descarregar, editar i eliminar un fitxer.
- Controlar qui té accés a una biblioteca o un fitxer concret.
- Traçar l’activitat d’un fitxer.
- Compartir fitxers o carpetes.
- Crear enllaços d’accés ràpid a la biblioteca.
- Crear columnes de metadades administrades, cosa que et permet controlar la informació que els usuaris poden escriure en una columna.
Primer pas: crear una Biblioteca de documents
A la part superior esquerra de la pàgina de continguts lloc es troba la barra d’opcions. En prémer a Nou i seleccionar Biblioteca de documents, a la finestra Crear biblioteca de documents haurem d’escriure un nom i afegir una descripció opcional.
Tenim 3 elements diferencials:
- La barra de menús a la part superior: els botons canvien segons l’element seleccionat (carpetes, fitxers, etc).
- La ruta de l’element: el títol “Fitxers” no és un títol sinó una ruta que ens servirà per navegar per l’arbre de carpetes.
- Llista d’elements: amb columnes personalitzables i diferents tipus de visualització.
- Franja de l’element
- Icona de selecció
- Columna de les icones
- Nom de l’arxiu
- Compartir (apareix en clicar sobre l’arxiu)
- Menú (apareix en clicar sobre l’arxiu)
- Columnes por defecte (Modificar; Modificat per)
- Afegir columna
Com administrar el menú superior a la Biblioteca de documents
Després de crear una biblioteca de documents es pot afegir contingut, ja sigui creant-lo des de zero o carregant-lo des de l’ordinador. A més, es pot sincronitzar amb el servei OneDrive.
A Nou es pot crear des d’una carpeta a documents de l’Office 365 fins a un enllaç a un element determinat que es troba fora de la biblioteca de documents.
Des de Carregar pots publicar fitxers o carpetes guardades a l’equip. Només cal fer clic al botó homònim a la part superior de la biblioteca de documents i seleccionar arxius o una carpeta.
L’opció Edició ràpida mostra la llista d’arxius carregats en format taula. Per sortir d’aquesta vista, feu clic a Sortir de l’edició ràpida.
A més, SharePoint ens ofereix altres opcions:
- Exporta a Excel: exporta la llista de documents a un fitxer Excel.
- Power Apps: genera aplicacions mitjançant Power Studio.
- Automatització: genera fluxos d’automatització mitjançant Power Automat.
- Avisos: configura alertes per estar al corrent dels canvis en els elements.
- Administrar alertes: gestiona totes les alertes creades al lloc.
- Filtres: clicant a la icona de filtres, accedim a diferents filtres de visualització.
- Ordenació: ordena la llista de forma ascendent o descendent per columna.
- Informació: en l’element seleccionat, permet veure l’activitat sobre el fitxer i també administrar els permisos d’accés.
- Tots els documents: aquest polsador obre un menú amb les opcions mostrades a la imatge inferior.
Com puc visualitzar una Biblioteca de documents?
A la part superior de la pàgina pots canviar la vista de la biblioteca de document entre la vista de llista o la de mosaics, fins i tot pots personalitzar la vista i mostrar les columnes que vulguis.
En la parte superior de la página puedes cambiar la vista de la biblioteca de documento entre la vista de lista o la de mosaicos, incluso puedes personalizar la vista y mostrar las columnas que desees.
- Llista: la vista per defecte a SharePoint Online.
- Llista compacta: un format molt similar, però amb menys espai entre elements.
- Mosaics: Es mostren les carpetes publicades, organitzades en una matriu.
Afegir columnes amb més informació
Pots afegir noves columnes per tenir més informació a primera vista, punxant sobre + al final de la capçalera d’Afegir columna.
Podeu accedir al Panell de detalls d’un fitxer concret, d’una carpeta o d’un enllaç a una biblioteca de documents per conèixer-ne les propietats, qui té accés, activitat recent o altra informació complementària.
Com navegar dins de cada nivell i sub nivell
Amb un sol clic sobre el nom, accedim a la carpeta o obrim el fitxer. Si punxem en un altre lloc de la franja que no sigui: el nom, la icona de compartició o les el·lipsis, el que fem és seleccionar l’element. Es poden seleccionar diversos elements per realitzar accions conjuntes sobre ells (per exemple, descarregar-los al nostre equip local).
La ruta de l’element serveix per moure’ns enrere a l’arbre de carpetes.
També podeu veure el panell d’informació fent clic a Detalls quan se selecciona un fitxer o carpeta.
Quines accions puc realitzar sobre una carpeta o fitxer?
Quan es selecciona un fitxer o carpeta es poden realitzar diferents accions sobre aquest.
Si ets a la vista de llista, has de fer clic sobre l’el·lipsi que apareix al costat del nom o des del menú superior.
Entre altres, et presentarà aquestes opcions:
- Suprimeix: els fitxers o carpetes que s’eliminen romandran durant 93 dies a la Paperera de Reciclatge per defecte.
- Ancorar a la part superior: la carpeta o l’arxiu seleccionat apareixerà sempre destacat a la part superior del llistat. Molt útil quan comencem a treballar amb llistats llargs de documents.
- Canviar de nom: de fitxers o carpetes.
- Mou a: mou els fitxers i carpetes dins de la biblioteca o altres llocs de SharePoint, fins i tot a OneDrive.
Si es tracta d’un arxiu, també tindràs:
- Obrir: a l’explorador (Serveis online d’Office) o al nostre Office local.
- Historial de versions: cada vegada que modifiquem un fitxer, es desa una nova versió d’aquest si tenim habilitat el control de versions.
Si utilitzem SharePoint Framework juntament amb un model d’elements Web i pàgines, es poden crear accions customitzades per als elements d’una llista o biblioteca de documents.
Activar el Control de versions per a una Biblioteca de documents
Habilitar el control de versions en una biblioteca de documents permet tenir una traçabilitat cronològica dels documents i recuperar versions antigues si és necessari.
Quan ho habilitis i configuris, podràs conservar les diferents versions d’un document cada vegada que realitzis una modificació. A més, pots donar accés a totes les versions a tota l’organització o a determinats usuaris.
Per fer-ho, feu clic a Configuració i seguidament a Configuració de la biblioteca.
A Configuració de la biblioteca cliqueu sobre l’opció Configuració de versions
Un cop habilitat el control de versions, es pot accedir a l’historial de versions d’un document seleccionat.
Administra qui accedeix a què en una Biblioteca de documents
Per configurar els permisos d’accés, cal tenir el rol d’administrador o propietari d’una biblioteca de documents.
Per defecte, totes les biblioteques d’una col·lecció hereten la configuració de permisos del lloc que està directament per sobre a la jerarquia. A nivell de biblioteca de documents, podem personalitzar aquests permisos per a cada element, i aquests seran heretats alhora per tots els que “pengin” d’ell.
Existeixen diferents maneres d’administrar els permisos:
- Podem administrar els permisos d’una biblioteca de documents adreçant-nos a Configuració de la biblioteca. Un cop allà, seleccionem l’opció de Permisos per a aquesta biblioteca de documents.
- També pots seleccionar un element i accedir a la gestió de permisos mitjançant el seu menú o la icona d’Informació del menú superior.
- En fer-ho, apareix un panell al lateral dret:
El botó Deixar de compartir només apareix quan l’element ha estat compartit alguna vegada i elimina tots els accessos, excepte per als propietaris.
A la part superior veiem els enllaços creats amb el botó Copiar. També tenim un botó Comparteix. Els 3 punts obren un altre panell on podem esborrar l’enllaç i configurar amb qui compartir-lo.
A la part titulada Accés directe es llisten els grups o persones que ja hi tenen accés. Fent clic a la fletxa podem canviar el tipus d’accés.
Eliminar una biblioteca de documents de SharePoint
En eliminar una biblioteca, s’eliminen les metadades dels documents, l’historial de versions, la seva configuració i els nivells de permisos específics definits dins d’aquesta.
Per eliminar una biblioteca de documents cal adreçar-se a la Configuració de la biblioteca. Un cop allà, seleccioneu l’opció Permisos i administració i cliqueu a Eliminar aquesta biblioteca de documents.
Si elimines una biblioteca per accident o canvies d’opinió, depenent de com estigui configurat el lloc, pots restaurar-la des de la Paperera de reciclatge.
Els elements eliminats es conserven a les papereres de reciclatge durant un temps determinat. A SharePoint, el temps de retenció és de 93 dies. Comenceu quan suprimiu l’element de la vostra ubicació original. En eliminar l’element de la paperera de reciclatge del lloc, s’inclou a la paperera de reciclatge de la col·lecció de llocs. Roman allí durant la resta dels 93 dies i, a continuació, s’elimina de forma permanent.
Podeu restaurar una biblioteca, un fitxer o una versió d’un fitxer a la vostra ubicació original, sempre que encara no hàgiu suprimit el vostre element primari. No es pot restaurar un fitxer si s’ha eliminat la biblioteca a la qual pertanyia. Primer heu de restaurar la biblioteca i, a continuació, restaurar el fitxer a la biblioteca.
Per què hauria d’utilitzar SharePoint Online per als meus documents?
Fa molts anys que vam començar a perdre el costum de mantenir milers i milers de fitxers físics amb centenars i centenars de documents diferents impresos. SharePoint Online és l’evolució de tot aquest procés, però molt més còmode. Sense necessitat d’imprimir i muntar una prestatgeria o haver d’organitzar massa per controlar els canvis en un sol document.
En definitiva, és important aprendre a emprar SharePoint Online, i a dominar totes les seves característiques i eines perquè simplement és el següent pas cap a la digitalització de la teva empresa (una cosa cada vegada més necessària) i, alhora, és simplement una “simulació” d’una cosa que portes fent tota la teva vida laboral.