Al nostre article Traducció automàtica de pàgines de Sharepoint amb Azure, ja comentem com configurar SharePoint per ajudar-nos a traduir documents automàticament. No cal dir que SharePoint és una eina dissenyada per Microsoft per a la gestió documental i el treball en equip. Inclou funcions de col·laboració, mètodes per automatitzar processos i cerca, i una plataforma d’administració de documents.
Emprant el lliurament de permisos per als accessos, permet:
Igualment, compta amb altres funcionalitats per al treball en equip com:
Abans de començar, és important que entengueu alguns conceptes de SharePoint Online, com el mètode d’emmagatzematge. La unitat base, les biblioteques de documents, són un lloc segur d’allotjament, creació i actualització d’arxius, com ara Word, Excel, Imatges, etc. A més, es poden compartir amb altres membres de l’equip, treballar en ells en conjunt i accedir des de qualsevol dispositiu en qualsevol moment.
S’assembla molt al servei de Microsoft OneDrive. La principal diferència és que OneDrive està pensat per a ús personal, i SharePoint està ideat per emmagatzemar arxius en equip.
Les biblioteques de documents es creen dins del Lloc de grups del SharePoint. Per defecte, aquest lloc inclou una biblioteca de documents, però se’n poden crear tantes com calgui.
Cada biblioteca de documents presenta una llista de fitxers, carpetes i informació important (per exemple: qui va crear o qui va modificar per última vegada un arxiu).
En una biblioteca de documents, es poden realitzar les accions següents:
A la part superior esquerra de la pàgina de continguts lloc es troba la barra d’opcions. En prémer a Nou i seleccionar Biblioteca de documents, a la finestra Crear biblioteca de documents haurem d’escriure un nom i afegir una descripció opcional.
Tenim 3 elements diferencials:
Després de crear una biblioteca de documents es pot afegir contingut, ja sigui creant-lo des de zero o carregant-lo des de l’ordinador. A més, es pot sincronitzar amb el servei OneDrive.
A Nou es pot crear des d’una carpeta a documents de l’Office 365 fins a un enllaç a un element determinat que es troba fora de la biblioteca de documents.
Des de Carregar pots publicar fitxers o carpetes guardades a l’equip. Només cal fer clic al botó homònim a la part superior de la biblioteca de documents i seleccionar arxius o una carpeta.
L’opció Edició ràpida mostra la llista d’arxius carregats en format taula. Per sortir d’aquesta vista, feu clic a Sortir de l’edició ràpida.
A més, SharePoint ens ofereix altres opcions:
A la part superior de la pàgina pots canviar la vista de la biblioteca de document entre la vista de llista o la de mosaics, fins i tot pots personalitzar la vista i mostrar les columnes que vulguis.
En la parte superior de la página puedes cambiar la vista de la biblioteca de documento entre la vista de lista o la de mosaicos, incluso puedes personalizar la vista y mostrar las columnas que desees.
Pots afegir noves columnes per tenir més informació a primera vista, punxant sobre + al final de la capçalera d’Afegir columna.
Podeu accedir al Panell de detalls d’un fitxer concret, d’una carpeta o d’un enllaç a una biblioteca de documents per conèixer-ne les propietats, qui té accés, activitat recent o altra informació complementària.
Amb un sol clic sobre el nom, accedim a la carpeta o obrim el fitxer. Si punxem en un altre lloc de la franja que no sigui: el nom, la icona de compartició o les el·lipsis, el que fem és seleccionar l’element. Es poden seleccionar diversos elements per realitzar accions conjuntes sobre ells (per exemple, descarregar-los al nostre equip local).
La ruta de l’element serveix per moure’ns enrere a l’arbre de carpetes.
També podeu veure el panell d’informació fent clic a Detalls quan se selecciona un fitxer o carpeta.
Quan es selecciona un fitxer o carpeta es poden realitzar diferents accions sobre aquest.
Si ets a la vista de llista, has de fer clic sobre l’el·lipsi que apareix al costat del nom o des del menú superior.
Entre altres, et presentarà aquestes opcions:
Si es tracta d’un arxiu, també tindràs:
Si utilitzem SharePoint Framework juntament amb un model d’elements Web i pàgines, es poden crear accions customitzades per als elements d’una llista o biblioteca de documents.
Habilitar el control de versions en una biblioteca de documents permet tenir una traçabilitat cronològica dels documents i recuperar versions antigues si és necessari.
Quan ho habilitis i configuris, podràs conservar les diferents versions d’un document cada vegada que realitzis una modificació. A més, pots donar accés a totes les versions a tota l’organització o a determinats usuaris.
Per fer-ho, feu clic a Configuració i seguidament a Configuració de la biblioteca.
A Configuració de la biblioteca cliqueu sobre l’opció Configuració de versions
Un cop habilitat el control de versions, es pot accedir a l’historial de versions d’un document seleccionat.
Per configurar els permisos d’accés, cal tenir el rol d’administrador o propietari d’una biblioteca de documents.
Per defecte, totes les biblioteques d’una col·lecció hereten la configuració de permisos del lloc que està directament per sobre a la jerarquia. A nivell de biblioteca de documents, podem personalitzar aquests permisos per a cada element, i aquests seran heretats alhora per tots els que “pengin” d’ell.
Existeixen diferents maneres d’administrar els permisos:
El botó Deixar de compartir només apareix quan l’element ha estat compartit alguna vegada i elimina tots els accessos, excepte per als propietaris.
A la part superior veiem els enllaços creats amb el botó Copiar. També tenim un botó Comparteix. Els 3 punts obren un altre panell on podem esborrar l’enllaç i configurar amb qui compartir-lo.
A la part titulada Accés directe es llisten els grups o persones que ja hi tenen accés. Fent clic a la fletxa podem canviar el tipus d’accés.
En eliminar una biblioteca, s’eliminen les metadades dels documents, l’historial de versions, la seva configuració i els nivells de permisos específics definits dins d’aquesta.
Per eliminar una biblioteca de documents cal adreçar-se a la Configuració de la biblioteca. Un cop allà, seleccioneu l’opció Permisos i administració i cliqueu a Eliminar aquesta biblioteca de documents.
Si elimines una biblioteca per accident o canvies d’opinió, depenent de com estigui configurat el lloc, pots restaurar-la des de la Paperera de reciclatge.
Els elements eliminats es conserven a les papereres de reciclatge durant un temps determinat. A SharePoint, el temps de retenció és de 93 dies. Comenceu quan suprimiu l’element de la vostra ubicació original. En eliminar l’element de la paperera de reciclatge del lloc, s’inclou a la paperera de reciclatge de la col·lecció de llocs. Roman allí durant la resta dels 93 dies i, a continuació, s’elimina de forma permanent.
Podeu restaurar una biblioteca, un fitxer o una versió d’un fitxer a la vostra ubicació original, sempre que encara no hàgiu suprimit el vostre element primari. No es pot restaurar un fitxer si s’ha eliminat la biblioteca a la qual pertanyia. Primer heu de restaurar la biblioteca i, a continuació, restaurar el fitxer a la biblioteca.
Fa molts anys que vam començar a perdre el costum de mantenir milers i milers de fitxers físics amb centenars i centenars de documents diferents impresos. SharePoint Online és l’evolució de tot aquest procés, però molt més còmode. Sense necessitat d’imprimir i muntar una prestatgeria o haver d’organitzar massa per controlar els canvis en un sol document.
En definitiva, és important aprendre a emprar SharePoint Online, i a dominar totes les seves característiques i eines perquè simplement és el següent pas cap a la digitalització de la teva empresa (una cosa cada vegada més necessària) i, alhora, és simplement una “simulació” d’una cosa que portes fent tota la teva vida laboral.