Contractes, expedients i venciments: GESTIÓ LEGAL AMB MICROSOFT 365 sense llicències addicionals

El departament legal gestiona contractes, aprovacions, terminis de venciment i documentació sensible. En moltes organitzacions, tot això funciona amb carpetes compartides, correu electrònic i la memòria de l’advocat responsable. Sense traçabilitat, sense alertes automàtiques, amb risc d’incompliment.

Existeixen eines específiques de gestió de contractes (CLM) que resolen aquest problema. No obstant això, el seu cost no sempre està justificat. L’alternativa ja està inclosa en la llicència de Microsoft 365. SharePoint, Power Automate i SharePoint Framework (SPFx) permeten automatitzar els processos legals més crítics sense llicències addicionals. Aquests són els quatre que altres organitzacions ja estan resolent així.

Quatre processos legals que pots automatitzar amb M365

Gestió i aprovació de contractes

En molts equips legals, els contractes circulen per correu electrònic en format PDF. Ningú sap amb certesa quina és la versió actual i les aprovacions depenen que algú recordi respondre. No existeix cap registre de qui va aprovar què, ni quan.

La solució no requereix un CLM especialitzat. Amb SPFx es desenvolupa una webpart integrada directament en el portal de SharePoint de l’equip. Des d’aquí es pot crear, consultar i gestionar cada contracte sense sortir de l’entorn de treball. Les metadades (tipus de contracte, part, import, estat i data de venciment) queden estructurades en la mateixa interfície. Per la seva banda, Power Automate orquestra el flux de revisió per rols. Cada revisor rep la notificació quan li correspon actuar, i el resultat queda registrat automàticament amb marca de temps i comentaris adjunts. Té sentit implantar-lo quan l’equip supera els 20-30 contractes actius i el procés implica més d’un nivell d’aprovació.

Seguiment d’expedients jurídics

El problema habitual no és el volum, és la visibilitat. Els expedients solen estar repartits entre carpetes de xarxa, el correu electrònic de l’advocat responsable i, en alguns casos, documents físics. Quan algú necessita conèixer l’estat d’un expedient, l’única opció és preguntar directament a qui el porta.

SPFx permet construir un panell de seguiment integrat a SharePoint amb vistes filtrades per tipus d’expedient, estat, responsable i data d’obertura. Això és accessible per a cada membre de l’equip segons el seu rol. El control de versions natiu de SharePoint garanteix la traçabilitat documental i el registre d’auditoria documenta automàticament qui va accedir a cada fitxer i què va modificar. Tot en el mateix entorn, sense eines addicionals. És una solució que comença a justificar-se quan l’equip gestiona més de 15-20 expedients actius i la manca de visibilitat genera retards en la resposta interna.

Arxiu i gestió de documentació regulatòria

La documentació regulatòria té una característica que la distingeix de la resta: caduca. Certificats, llicències, acreditacions i permisos tenen dates de vigència que, gestionades manualment, es detecten tard o es renoven sota pressió. El risc no és només operatiu, és de compliment normatiu.

Amb SPFx es desenvolupa un dashboard integrat en el portal de SharePoint amb l’estat en temps real de totes les acreditacions vigents. Gràcies a això es pot observar: data d’obtenció, venciment i responsable assignat. Sempre visible per a tot l’equip sense necessitat de revisar carpetes. Power Automate complementa la solució enviant alertes automàtiques amb prou antelació i assignant una tasca de validació al responsable corresponent. Deixant constància del resultat en la mateixa biblioteca. En organitzacions que operen en sectors regulats, aquesta automatització deixa de ser una millora operativa i passa a ser una necessitat.

Alertes de venciment de contractes i terminis legals

Els venciments gestionats a Excel o en el calendari personal del responsable tenen un problema estructural: depenen d’una sola persona. Si aquesta persona falla, el contracte es renova per inèrcia, es detecta tard o, en el pitjor dels casos, venç sense que ningú l’hagi revisat.

SPFx integra en el portal legal un registre centralitzat de contractes i dates crítiques, accessible per a tot l’equip. Power Automate envia alertes automàtiques a 60, 30 i 7 dies abans del venciment al responsable del contracte i a aquells que hagin de participar en la decisió de renovació, amb registre del resultat inclòs. El venciment deixa de dependre de la memòria d’algú per convertir-se en un procés traçable i auditable. És especialment rellevant per a organitzacions que alguna vegada han gestionat malament una renovació o han incomplert un termini per manca de seguiment.

Què significa això per a una organització?

Cap d’aquests quatre processos requereix un CLM especialitzat ni llicències addicionals. Tots funcionen sobre Microsoft 365, amb SPFx com a capa de desenvolupament que permet adaptar l’experiència al flux real de treball de l’equip legal, sense solucions genèriques ni eines externes.

No són capacitats reservades a grans corporacions amb pressupostos de transformació. Són funcionalitats incloses en una llicència que la majoria de les organitzacions ja té contractada, esperant ser aprofitades. La pregunta no és si la tecnologia està disponible. Ja ho està. La pregunta és si l’àrea legal està traient profit del que ja té, o si continua gestionant contractes, expedients i venciments com fa deu anys.

Molts departaments legals ja tenen en la seva llicència M365 tot el que necessiten per digitalitzar aquests processos. La diferència està en saber configurar-ho. A Itequia podem realitzar una revisió inicial dels processos legals de la teva empresa sense cost. Contacta amb nosaltres i explica’ns el teu cas.

Preguntes freqüents

Quant de temps real s’estalvia al mes amb aquests processos automatitzats? Depèn del volum i la situació de partida. Però els patrons més habituals apunten a reduccions significatives en tasques de seguiment i coordinació. Un departament que gestiona 30 contractes actius i dedica temps setmanal a respondre preguntes sobre estats, enviar recordatoris manualment o buscar versions de documents pot recuperar entre 10 i 20 hores al mes només amb els processos d’automatització d’alertes i aprovacions. El major impacte no sempre és el temps estalviat, sinó l’eliminació d’errors. Un venciment no detectat o una aprovació perduda al correu electrònic poden tenir un cost molt superior al de qualsevol implementació.

Per quin procés començar si vull implementar-ho de forma gradual? La recomanació habitual és començar pel que genera més fricció. Si el problema més urgent són els venciments de contractes que es detecten tard, comença per les alertes automàtiques a Microsoft Lists. Aquest és el procés més ràpid d’implementar i el que dona resultats més visibles en menys temps. Si el problema és la manca de traçabilitat en les aprovacions, el repositori a SharePoint amb flux de revisió és el punt de partida més adequat. En qualsevol cas, els quatre processos són independents entre si i es poden implementar en fases sense que un depengui de l’altre.

Quant tarda a estar operatiu? Per als processos descrits en aquest article, els terminis habituals oscil·len entre una i tres setmanes per procés. Depén de la complexitat de les regles de negoci i el volum de documentació existent. Un repositori bàsic a SharePoint amb metadades i alertes automàtiques pot estar funcionant en pocs dies. Els fluxos d’aprovació multinivell amb lògica més específica requereixen una mica més de configuració i proves. El factor que més allarga els terminis no sol ser tècnic, sinó la definició interna dels processos. Qui aprova què, en quin ordre i amb quins criteris?.

Cal tenir coneixements tècnics per configurar aquests processos? Els fluxos bàsics de Power Automate i les biblioteques de SharePoint es poden configurar sense coneixements de programació. Per a processos amb lògica més complexa, com aprovacions multinivell o integracions amb altres sistemes, és recomanable comptar amb un perfil tècnic o un partner especialitzat.

Com afecta el RGPD a la gestió documental legal a SharePoint? SharePoint permet configurar permisos granulars, polítiques de retenció i etiquetes de confidencialitat a través de Microsoft Purview, la qual cosa facilita el compliment del RGPD. Els registres d’auditoria natius també ajuden a demostrar traçabilitat en cas d’inspecció.

Com es protegeixen els documents legals confidencials a SharePoint davant d’accessos no autoritzats? Microsoft 365 inclou Microsoft Purview, una capa de governança que permet aplicar etiquetes de confidencialitat als documents legals. Aquestes etiquetes controlen qui pot obrir, copiar, reenviar o imprimir un document, fins i tot si algú el descarrega o el comparteix fora de l’organització. Un contracte marcat com a confidencial pot estar físicament a SharePoint, però ser inaccessible per a qualsevol persona fora del grup autoritzat.