Knowledge Agent transforma SharePoint en un motor de coneixement intel·ligent

SharePoint és clau per a la gestió documental corporativa. Gràcies a la seva capacitat de centralitzar contingut, automatitzar fluxos de treball i garantir el compliment normatiu, es converteix en un pilar tecnològic essencial per a les empreses. És molt més que un repositori documental. SharePoint permet estructurar el coneixement organitzatiu, facilitar la col·laboració entre equips i connectar amb altres solucions com Power Platform i AI Builder.

Per oferir sempre el millor, SharePoint no deixa d’innovar. Per això ha presentat Knowledge Agent, una nova funcionalitat que revolucionarà la manera com treballem amb la informació. Es tracta d’una eina basada en IA que ajuda a preparar i organitzar el contingut de SharePoint perquè sigui més útil i accessible per als equips de treball. Sobretot quan s’utilitza conjuntament amb Microsoft 365 Copilot.

En molts entorns empresarials, la gestió documental continua sent un repte: excés d’arxius duplicats, dificultat per trobar informació clau, estructures poc intuïtives o contingut obsolet que dificulta la presa de decisions. Knowledge Agent neix precisament per abordar aquests desafiaments. Gràcies a les seves capacitats d’IA, transforma SharePoint en una plataforma activa de coneixement. La informació s’organitza, s’interpreta i es manté actualitzada de forma automàtica.

Com millora Knowledge Agent la qualitat del contingut?

Knowledge Agent actua com un motor d’intel·ligència semàntica dins de SharePoint. Però, com funciona exactament?

• Mitjançant models d’IA, l’agent classifica tot tipus de documents amb metadades contextuals. Això millora la traçabilitat, la cerca avançada i la interoperabilitat amb altres sistemes, com ara Microsoft Graph o Power Platform.
• També identifica contingut obsolet, duplicat o amb enllaços trencats. D’aquesta manera, es manté un entorn documental sempre actualitzat i ordenat.
• A més, analitza l’estructura de les pàgines i genera un estudi sobre el seu ús real. Així, pot suggerir millores en la navegació, el disseny i altres aspectes.
• Un altre punt important és la seva capacitat de resposta contextual. Com que pot integrar models de llenguatge, és capaç de respondre correctament a preguntes sobre el contingut del lloc. Una manera de facilitar informació veraç, sense necessitat de fer cerques manuals.
• Finalment, Knowledge Agent permet definir regles i fluxos de treball directament a partir d’expressions en llenguatge natural. Això redueix la dependència de desenvolupaments personalitzats.

Integració amb Microsoft 365 Copilot: la combinació perfecta entre agents intel·ligents

Un dels avantatges més destacats de Knowledge Agent és el seu funcionament conjunt amb Microsoft 365 Copilot. Gràcies a aquesta sinergia, es crea un ecosistema de col·laboració intel·ligent. En aquest cas, el contingut no només s’emmagatzema, sinó que també s’interpreta i es contextualitza en temps real.

Tampoc podem obviar la seva connexió amb Microsoft Graph. En utilitzar-lo, Copilot pot accedir al contingut que Knowledge Agent ha millorat. Per exemple, documents que ara tenen etiquetes intel·ligents, estan organitzats jeràrquicament (per temes, projectes, etc.) i segueixen regles definides per l’empresa (com classificacions per confidencialitat o prioritat). Això permet que Copilot entengui millor el contingut i l’utilitzi de manera més precisa.

Aquesta integració representa una gran evolució del model de gestió documental. Ara la informació es converteix en un actiu estratègic que impulsa la presa de decisions, l’eficiència operativa i la innovació organitzativa.

Microsoft ha llançat aquesta novetat en versió preliminar pública, accessible mitjançant subscripció a nivell de tenant per a aquells usuaris que disposin d’una llicència activa de Microsoft 365 Copilot. Per la seva banda, els administradors d’IT poden activar-la seguint els passos indicats per Microsoft. A partir de l’1 de novembre, els llocs individuals també podran optar per participar directament en la versió preliminar. A més, es compartiran més detalls sobre les llicències un cop estigui disponible de forma general, cap a principis de 2026.

Requisits previs per començar a utilitzar Knowledge Agent

Què cal tenir en compte abans d’utilitzar aquesta novetat de SharePoint?

• Disposar d’una llicència activa de Microsoft 365 Copilot.
• Tenir un rol d’administrador de SharePoint o administrador global per habilitar la funcionalitat.
• Disposar de SharePoint Online Management Shell actualitzat (versió 16.0.26413.12010 o superior).

Activació pas a pas de Knowledge Agent

L’activació es realitza mitjançant el mòdul d’administració de SharePoint Online Management Shell. El paràmetre principal que habilita la funcionalitat és: KnowledgeAgentEnabled, aplicat a través del cmdlet Set-SPOTenant. En establir aquest valor a true, s’habilita Knowledge Agent a tots els llocs del tenant, permetent que l’agent comenci a operar sobre el contingut existent.

En entorns que requereixen una adopció progressiva o control granular, és possible excloure llocs específics mitjançant el paràmetre KnowledgeAgentExcludedSites. Això garanteix que la funcionalitat quedi desactivada en àrees sensibles o en fases pilot.

Finalment, pel que fa a l’experiència d’usuari, un cop habilitat, Knowledge Agent es presenta com un component interactiu dins de SharePoint. A partir d’aquí, tots els usuaris poden accedir a diverses capacitats com: enriquiment automàtic de metadades, organització intel·ligent de biblioteques o creació de vistes personalitzades, entre altres. Cal destacar que l’accés a aquestes funcionalitats està condicionat pels rols d’usuari definits al lloc: propietaris, administradors de contingut, creadors i consumidors, cadascun amb nivells d’interacció diferenciats. Aquesta segmentació permet mantenir el control operatiu i assegurar que les accions de l’agent respectin els permisos establerts.

Conclusions

Tal com s’ha demostrat, Knowledge Agent representa una evolució de SharePoint com a plataforma de gestió documental. Sens dubte, es tracta d’una gran oportunitat centrada en l’optimització de processos.

A Itequia, som especialistes en la implantació de solucions Microsoft 365 adaptades a entorns empresarials complexos. Acompanyem els nostres clients en l’adopció de SharePoint com a plataforma central de coneixement i, ara també, en l’activació i desplegament de Knowledge Agent.
Si tu també vols fer el pas cap a una organització intel·ligent, et podem ajudar. Contacta amb nosaltres.