La comunicació escrita com a competència clau per a enginyers
El principal objectiu d’un enginyer, sense entrar en el camp d’especialització de cadascun, és poder transmetre al nostre client les decisions tècniques i les propostes de millora d’un projecte. Això ha de fer-se de manera clara, concisa i, sobretot, en un llenguatge amigable.
Per descomptat que hem de desenvolupar l’eloqüència en escriure documents, emails i missatges de Teams. Aquesta habilitat és essencial per a tractar amb clients i avançar en la nostra carrera professional.
Primer, definirem un concepte clau que es repetirà al llarg de l’article: la comunicació efectiva.
Podem definir-la com la capacitat d’un individu de poder compartir un missatge, una idea, una proposta, etc. I que el seu interlocutor el pugui rebre i comprendre sense alterar gens el missatge.
En aquest article, ens enfocarem en la comunicació efectiva. Sabem que el que generem es consumeix principalment de manera visual, ja sigui a través de documentació, correus electrònics o llocs web. El nostre objectiu principal és garantir la qualitat de la nostra comunicació escrita.
A continuació, exposarem tres punts clau en els quals tot enginyer ha de secundar-se per a millorar la seva capacitat de comunicació escrita.
Pilars d’una comunicació escrita efectiva
Comunicació efectiva de les idees tècniques
Sovint, els enginyers treballem en equips multidisciplinaris. En aquests equips, és necessari col·laborar amb companys que no pertanyen al nostre mateix àmbit.
El desafiament de simplificar
Una vegada, un membre de la facultat de Caltech li va demanar a Richard Feynman, Premi Nobel en Física, que preparés una xerrada per als estudiants de primer any. El tema de la xerrada havia de ser una de les propietats estadístiques de les partícules. Feynman va accedir a fer-ho. No obstant això, uns dies més tard, es va disculpar dient el següent: “Sento no poder fer aquesta conferència, no ho puc reduir al nivell dels estudiants de primer any i això significa que no ho entenem”.
Oracions clares i concises
Quan volem transmetre una idea o explicar com serà una funcionalitat, és preferible utilitzar oracions curtes, concises i fàcils d’entendre. Això facilita el procés de desglossar la informació, similar a elaborar una llista de la compra.
Evitar errors costosos
Una escriptura clara i precisa facilita la simplificació de conceptes complexos en termes més simples i accessibles. I permet que tots els membres de l’equip comprenguin completament el que planegem fer. Fins i tot aquells que no comparteixen els nostres coneixements.
Això ens ajuda a prevenir errors i malentesos en definir una funcionalitat, descriure una tasca, realitzar un disseny o implementar una secció del projecte. Quan les idees bàsiques no es comuniquen clarament, el risc de perdre informació o interpretar-la incorrectament augmenta significativament. Això pot portar al temut retreball, retards en els lliuraments o la pèrdua de confiança del client en les primeres etapes del projecte.
Comunicació efectiva amb totes les parts interessades
Aquesta habilitat no sols és essencial per a comunicar-se amb col·legues, sinó també per a expressar clarament idees davant el client, supervisors del projecte i altres stakeholders involucrats. Una comunicació escrita efectiva agilitza la descripció de problemes, la proposta de solucions i la documentació dels desenvolupaments. El que facilita l’obtenció ràpida d’un consens entre totes les parts interessades.
En resum, l’habilitat de comunicar efectivament idees tècniques a través de l’escriptura és un pilar fonamental. Això millora la nostra comunicació interna i externa, i prevé errors que poden sorgir durant la documentació. El resultat és una millora significativa en l’eficiència i qualitat del nostre treball.
Documentació i registre de projectes
La documentació i el registre de projectes són pilars fonamentals en l’àmbit de l’enginyeria. En aquesta secció, explorarem la seva importància i com l’escriptura efectiva exerceix un rol essencial en cada etapa.
Registres Detallats: La Base de l’Èxit
Una de les principals labors d’un enginyer és la generació de documentació i de registres referents a un projecte. I, per descomptat, l’escriptura exerceix un paper essencial en el seu èxit o fracàs.
Com a enginyers, estem gairebé obligats a portar un registre actualitzat de les nostres activitats, amb major o menor detall. Això inclou reunions en les quals cal generar brífings, registrar decisions de canvis en el disseny, detallar especificacions i descripció de plans de prova. És essencial que aquestes comunicacions siguin comprensibles i que les idees principals es puguin extreure d’una sola lectura.
Claredat en la Comunicació Escrita
Cada decisió presa en relació amb un projecte ha de ser degudament registrada. Això es pot fer en l’historial de canvis del document de descripció del projecte, en els comentaris de les tasques en Jira o en correus electrònics. L’habilitat d’escriptura exerceix un paper crucial, ja que facilita la comprensió d’aquestes decisions. Així, l’avaluació de la seva correcció es converteix en un procés pràcticament automàtic.
No sols ens dediquem a generar documentació, sinó a recopilar dades que puguin arribar a ser una mica enutjosos. En una prova de laboratori de física o en un informe de rendiment d’una màquina es generen una quantitat ingent de dades numèriques. Aquestes dades no són per a res amigables amb el lector, ja que poden ser difícils d’interpretar o comparar.
Aprofitant el Visual
Quan parlem d’escriure de manera eficient, no sols ens referim a posar una seqüència de paraules amb més o menys sentit. També ens referim a saber decorar aquesta informació amb elements que no tenen per què ser necessàriament altres paraules, com:
- Un gràfic
- Unes dades numèriques
- Una taula
Aquests elements poden esquematitzar una idea millor que un text de tres pàgines molt ben escrit, però poc gràfic. Un informe escrit i ben documentat amb suports visuals permet una avaluació més profunda i precisa de les dades. I això contribueix en gran part a la presa de decisions correctes i a la millora contínua del projecte.
Compliment Normatiu: Més enllà de les Paraules
Hi ha molts sectors, com el sector farmacèutic, en el qual l’escriptura és fonamental. Doneu que cal documentar que tots els processos que es realitzen compleixen amb els estàndards i les regulacions vigents. Com a enginyers, hem de ser capaços de:
- Llegir aquest tipus de documentació
- Descriure de manera efectiva els diferents processos de proves i comprovacions
- Complir els objectius legals per a donar per conclòs un projecte
Com que aquests documents s’utilitzen en auditories i revisions portades per organismes regulatius, la correcta generació d’informes llegibles contribueix en l’èxit del projecte.
Preservació del Coneixement
L’objectiu de la documentació és evitar que el coneixement d’un enginyer es perdi si abandona el projecte. Això pot ocórrer amb temes com:
- Els detalls d’un desenvolupament
- Els scripts per a solucionar algunes incidències
En un futur, el projecte podria canviar de mans, i el nou equip ha de recuperar el coneixement fàcilment. Així, podrà comprendre el projecte i seguir amb els desenvolupaments evolutius i les fases de manteniment en el menor temps possible.
L’escriptura efectiva és necessària a nivell tècnic i de gestió. Una documentació ben escrita contribueix a:
- Millorar la gestió
- Augmentar la qualitat del projecte
- Contribuir en el procés de totes les fases del cicle de vida del desenvolupament
Definició d’una proposta de projecte
Una de les etapes crítiques, en la qual l’escriptura juga un paper fonamental en el seu èxit, és la presentació de la proposta d’un projecte. Si aquesta es transmet de manera persuasiva i convincent, pot resultar en el triomf del projecte enfront d’altres opcions. Per això, les propostes han de destacar els aspectes tècnics del projecte, els seus avantatges enfront d’altres possibilitats i, sobretot, mostrar arguments sòlids de per què la nostra opció és més beneficiosa per al client que altres propostes. És totalment necessari escriure de manera que fonamentem els nostres arguments.
Per a donar suport al nostre projecte amb dades sobre el pressupost, necessitem moltes xifres i taules. Aquestes permeten veure d’un sol cop d’ull el recurs invertit en el projecte. Com tota proposta, ha d’incloure una secció de riscos, amb les seves raons i estratègies. El client ha de conèixer aquestes dades, entendre’ls i saber que es poden mitigar i solucionar. Així, l’equip d’enginyers ha de transmetre els detalls tècnics de manera comprensible.
Una vegada obtingut el permís i els fons per a iniciar el projecte, cal comunicar-se amb el client. L’equip de desenvolupament ha de transmetre els avanços en les fases, amb alguna metodologia àgil o en les sessions de briefing. Per a això, es pot usar documentació visual, com a presentacions o informes simplificats.
Com millorar les teves habilitats de comunicació escrita
Després d’haver enumerat els pilars en els quals es basa la necessitat que tenim com a enginyers de millorar la nostra capacitat de comunicar-nos de manera escrita, detallarem algunes tècniques. Aquestes tècniques ens seran de gran ajuda en el nostre procés de millora.
Llegir de manera constant
Citant a Stephen King, “si vols ser escriptor has de fer dues coses: llegir molt i escriure molt”. Això ens ajudarà a veure patrons en l’escriptura entre diversos autors diferents i entendre les convencions d’escriptura en diferents gèneres. A més, no sols és necessari llegir articles relacionats amb el nostre camp d’estudi, sinó que explorar diferents tipus de narratives enriquirà el nostre vocabulari.
Escriure de manera regular
Seguint la cita de Stephen King, es millora la capacitat d’escriure practicant. Hi ha diverses maneres de fer-ho: portar un diari personal, escriure un blog, o participar en fòrums de debat. Com més escriguem abans desenvoluparem un estil propi i guanyarem mes confiança en les nostres paraules.
Revisar els nostres textos
Abans d’enviar un missatge, és important acostumar-nos a llegir-lo i assegurar-nos que sigui comprensible. Sovint, escrivim missatges mentre fem múltiples tasques simultàniament, la qual cosa pot portar a una redacció inconscient. Un bon exercici és escriure un missatge i tornar-lo a redactar per a veure si es continua entenent. Si som capaços de redactar-ho diverses vegades i s’entén en totes les ocasions, significa que hem interioritzat la informació i la comprenem a fons.
Buscar feedback
Una font de millora contínua és veure com es comuniquen els nostres companys. Què fan ells que no fem nosaltres? Què fem nosaltres que no fan ells? Sempre ens entenem a l’hora de comunicar-nos? Què puc fer per a entendre’ls i que m’entenguin millor? Aquestes preguntes faran que la nostra capacitat d’expressió millori exponencialment.
La comunicació escrita: La competència clau per als enginyers
En resum, la comunicació escrita és una competència essencial per als enginyers. Millorar aquestes habilitats pot tenir un impacte significatiu en l’eficiència i qualitat dels projectes d’enginyeria. En dominar la comunicació escrita, els enginyers poden: transmetre les seves idees tècniques de manera efectiva i contribuir a l’èxit dels seus projectes.
Esperem que aquests tips us ajudin a millorar la vostra capacitat de comunicació escrita.