formación de productos Microsoft para empresas

La documentació: El secret per a optimitzar processos i evitar errors costosos

Imaginem un equip que s’enfronta a un projecte resolt en el passat sense conèixer la seva història. La falta de coneixements es converteix en un desafiament complicat de superar. Si l’equip anterior hagués deixat documentació registrada (cronogrames, plans, actes de reunions, processos, fulls de ruta), s’hauria tingut accés a una valuosa font de coneixement per a resoldre aquest problema.

“L’ésser humà és l’únic animal capaç d’ensopegar  dues vegades amb la mateixa pedra.”

Documentar evita la repetició d’errors. A més d’assegurar que futures persones en la companyia no s’enfrontin als mateixos problemes. La formació basada en el “boca a boca” és inefectiva i propaga informació incompleta i pràctiques defectuoses. Documentar registra els passos de manera clara, permetent a tots comprendre què fer, quan i com fer-ho.

La importància de la documentació

La documentació no sols és un registre de processos, sinó que té un valor molt més profund. En promoure la documentació com a part dels valors de l’empresa, cada decisió es converteix en una oportunitat d’aprenentatge. Això fomenta una mentalitat de creixement dins de l’equip i permet que tots comprenguin les conseqüències de les eleccions passades i les consideracions darrere d’elles. Com a resultat, es converteixen en millors prenedors de decisions.

Es tracta de crear una cultura on es construeixi una història de creixement col·lectiu, no sols un producte. La documentació es presenta com una part integral del treball, tan vital com escriure codi. En promoure-la, es reconeix la seva importància i s’anima a l’equip a veure-la com una eina valuosa per a millorar i adaptar els processos.

La documentació consisteix a portar un registre d’un procés durant l’execució d’un projecte o tasca. El seu objectiu és aprendre de la implementació per a adaptar i millorar l’estratègia.

La-documentación-el-secreto-para-optimizar-procesos-Itequia

Una gestió proactiva i documentada dels processos porta una sèrie de beneficis:

Eliminar errors

La documentació dels requisits i detalls del programari ajuda a evitar errors costosos durant el procés de desenvolupament.

Per exemple, en documentar clarament els casos de prova i els criteris d’acceptació, s’aconsegueix identificar i corregir errors abans de la implementació del programari en producció. Això evita errades i garanteix el lliurament d’un producte de qualitat.

Reduir el temps emprat en tasques

L’àmplia documentació dels patrons de disseny i les millors pràctiques de programació tenen beneficis significatius. Permet als desenvolupadors treballar de manera més eficient i efectiva.

Per exemple, en documentar l’ús d’un marc de desenvolupament específic i proporcionar exemples de codi reutilitzable, es brinda als desenvolupadors l’oportunitat d’estalviar temps. Ja no és necessari investigar i desenvolupar solucions des de zero, la qual cosa millora la seva eficiència.

Disminuir costos d’implementació i desenvolupament

La documentació clara de l’arquitectura del programari i els components reutilitzables tenen beneficis significatius. Ajuda a reduir els costos d’implementació i desenvolupament, optimitzant així els recursos disponibles.

Per exemple, en documentar les interfícies i els serveis disponibles, es facilita la integració d’altres equips amb el programari existent. Això evita la necessitat de desenvolupar solucions personalitzades, la qual cosa estalvia temps i recursos valuosos.

Reduir els recursos associats a les tasques

La documentació completa dels processos de desenvolupament i les pautes de codificació són clau. Facilita l’assignació adequada de recursos humans i tècnics.

Per exemple, en documentar el flux de treball i les responsabilitats de l’equip, s’evita la duplicació d’esforços i s’optimitza l’ús dels recursos disponibles.

Millorar l’eficiència

La documentació actualitzada de les eines i tecnologies utilitzades en el desenvolupament de programari tenen un impacte significatiu. Permet als equips treballar de manera més eficient.

Per exemple, si es documenten els estàndards de codificació, es facilita la col·laboració entre desenvolupadors. A més, en proporcionar directrius clares sobre l’ús de biblioteques i frameworks, s’eviten incompatibilitats. Aquestes pràctiques milloren la productivitat de l’equip.

Millorar la qualitat del projecte

La documentació profunda dels requisits funcionals i no funcionals, juntament amb els casos de prova i els informes d’errors, exerceixen un paper fonamental en la millora de la qualitat del programari. Proporcionen una base sòlida per al desenvolupament i permeten una major precisió en la detecció i correcció de problemes, assegurant així un producte d’alta qualitat.

Per exemple, en documentar els criteris de rendiment i realitzar proves de càrrega i estrès, es poden detectar i solucionar problemes de rendiment abans de lliurar el programari als usuaris finals. Això garanteix un rendiment òptim i una experiència satisfactòria per als usuaris.

Beneficios-de-documentar-Itequia

Aquests exemples demostren com la documentació adequada en el desenvolupament de programari proporciona beneficis tangibles. Aquests inclouen la reducció d’errors, la millora de l’eficiència i l’optimització dels recursos. Tots aquests factors contribueixen al lliurament de productes d’alta qualitat.

Quan un procediment no està redactat adequadament pot portar una sèrie de desavantatges en la documentació

T’expliquem algunes de les causes més comunes d’una mala documentació:

No explicar clarament el motiu o propòsit de la tasca o procés

Documentar un procés d’instal·lació sense esmentar per què és necessari per al sistema o com es relaciona amb altres funcionalitats.

Ometre informació rellevant en la documentació

No esmentar els requisits del sistema necessaris per a executar una aplicació o programari específic.

Agregar informació innecessària que distreu en la documentació

Incloure llargs paràgrafs de descripcions personals o anècdotes que no aporten valor al document.

És important que una documentació sigui clara, completa i concisa. Ha de proporcionar informació rellevant i ometre elements que no contribueixin al propòsit principal del document. Això garantirà una millor comprensió i utilització dels processos i tasques documentats.

La història d’un cas real d’èxit en la reducció de costos i temps en el desenvolupament del seu projecte web

Exposem un cas real, on una empresa (anònima) va aconseguir reduir tant els costos com el temps en el desenvolupament d’un projecte web, gràcies a una eficient documentació.

Es va enfrontar desafiaments previs a causa de la falta de documentació en projectes anteriors, la qual cosa va causar retards i despeses addicionals. Per a solucionar això, van prioritzar la documentació en un nou projecte.

En el desenvolupament, es va formar un equip dedicat a la planificació i documentació del projecte. Van establir objectius clars, terminis realistes i recursos necessaris. Es van realitzar reunions detallades amb el client per a comprendre completament els requisits. Van crear documents exhaustius que incloïen especificacions funcionals, disseny i requisits de seguretat. Aquests documents van ser utilitzats com a referència durant tot el procés.

Basant-se en la documentació de requisits, creant dissenys visuals i descripcions clares de l’arquitectura del lloc web. També van documentar detalls tècnics i millors pràctiques de desenvolupament. Van implementar un sistema de gestió de documents per a actualitzar i registrar canvis, evitant confusions i pèrdua d’informació.

El resultats van ser una reducció de costos en evitar errors, retreballs costosos, optimitzant la utilització de recursos i evitant modificacions innecessàries. A més, es va estalviar temps en treballar de manera més organitzada minimitzant retards. La documentació clara de requisits va facilitar la presa de decisions i la resolució del problema, accelerant el desenvolupament.

“Només el 4% de les empreses documenta sempre els seus processos.”

En definitiva, la documentació és la clau per a l’èxit en la teva companyia

La documentació és més que un registre; és una eina poderosa per a aprendre i millorar. La documentació com a valor empresarial converteix les decisions en oportunitats de creixement. Gestió proactiva i documentada millora qualitat i eficiència del projecte. La documentació adequada requereix redacció clara i precisa, evitant detalls innecessaris.

Si t’agradaria dur a terme una bona documentació dels teus projectes de Programari i beneficiar-te d’aquesta eina simplificant la presa de decisions i agilitzant el procés de desenvolupament, el nostre equip sap com ajudar-te, contacta’ns.

Jorge David Ortega – Software Developer at Itequia