Microsoft 365, la IA d’Office
El dia a dia d’una oficina sol requerir d’una gran quantitat de documents creats amb les eines típiques de l’ofimàtica. I en la majoria de les ocasions, s’utilitza Microsoft Office per a proveir aquestes eines. Durant el treball, hi ha accions repetitives i bàsiques que es realitzen en aquests processos de documentació o càlcul, en els quals existeix un gran potencial de millora de temps. Els últims desenvolupaments en intel·ligències artificials ens permeten afegir el seu potencial a aquests processos de documentació i càlcul. Així per a reduir temps i facilitar el nostre treball, com ja vam veure en el nostre article anterior sobre Security Copilot. Vegem a continuació Microsoft 365 Copilot, la nova eina de productivitat presentada per Microsoft.
Què és Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot és una intel·ligència artificial basada en el poder dels LLM (Large Language Models). Combinats amb les dades dels teus emails, xats, calendaris, documents, reunions i altres elements disponibles en les teves dades de Microsoft Graph.
Les aplicacions Microsoft 365 tenen Copilot integrat. Utilitzant text natural podem demanar a Copilot, en els diferents programes de la suite, que realitzin anàlisi i accions basades en aquestes dades. Una vegada realitzada l’acció que s’ha demanat, Copilot sempre ens donarà l’opció de revisar el resultat i finalment, acceptar-lo o no acceptar-lo.
Actualment Microsoft 365 Copilot està integrat amb Word, Excel, PowerPoint, Outlook i Teams. A més d’oferir Business Xats, però s’esperen futurs desenvolupaments i noves funcionalitats. Com per exemple, una futura integració amb Microsoft Viva Engage.
És important destacar que, Microsoft 365 Copilot, està encara en fase de prova i només està disponible per a un nombre reduït de clients seleccionats per Microsoft. Per a ser més exactes, 20 clients, 8 d’ells de la llista Fortune 500.
S’espera que Microsoft augmenti el nombre d’usuaris en els pròxims mesos. Si bé encara no hi ha una data de llançament definida que doni accés a qualsevol client que el vulgui contractar o que demani provar-lo.
Vegem a continuació alguns dels usos i avantatges que ens aporta Copilot en les diferents solucions de la Suite de Microsoft.
Copilot en Microsoft Word
Durant el procés de creació de documents en Microsoft Word, Copilot pot ajudar-nos a escriure, editar, resumir i crear nou contingut, sobre la base de les peticions fetes en llenguatge natural.
Copilot ens permet fer esborranys inicials, reescriure seccions, canviar el to, fer un document més concís, millorar els arguments o millorar el llenguatge utilitzat, tot d’una manera molt senzilla i ràpida.
Per exemple, algunes de les peticions que li podem realitzar són:
- “Fes un esborrany de dues pàgines sobre una proposta de projecte basat en un altre document i en una fulla de dades particular.”
- “Fes el tercer paràgraf més concís i canvia el to del document perquè sigui més casual.”
- “Crea un esborrany d’una pàgina basat en una idea.”
Copilot en Microsoft Excel
Per a l’anàlisi de dades en Microsoft Excel, Copilot ofereix la possibilitat de fer preguntes en llenguatge natural, en comptes de conèixer i utilitzar les fórmules que la solució proporciona. A més, Copilot proposarà activament noves fórmules, comentarà correlacions i indicarà possibles escenaris, generant models sobre la base de les preguntes realitzades i per descomptat, sense modificar les dades originals.
Amb Copilot podrem identificar patrons, crear visualitzacions de les dades i sol·licitar recomanacions.
Per exemple, algunes de les peticions que li podem fer a Copilot en Excel són:
- “Planeja l’impacte d’un canvi de variable i genera un gràfic per ajudar a visualitzar-lo”.
- “Fes un resum de vendes per tipus i canal. Insereix una taula amb els resultats”.
- “Modela com un canvi en el ritme de creixement d’una variable afectaria els meus marges”.
Copilot en Microsoft Power Point
En Microsoft Power Point, tan sols necessitem una idea. Partint d’això, Copilot et permet crear presentacions amb molta facilitat. A més, a partir d’un document, Copilot pot generar una nova presentació amb comentaris per al presentador i les fonts, o realitzar una presentació completa a partir d’un simple text o idea.
Copilot també et permet utilitzar llenguatge natural per a editar el format, alineació, i altres elements de l’aspecte de la presentació.
Per exemple, algunes de les peticions que li podem fer dins de Power Point són:
- “Fes una presentació de 5 diapositives basada en un document de Word i usant fotos genèriques rellevants.”
- “Resumeix aquesta presentació en 3 diapositives.”
- “Reformateja aquests tres punts en tres columnes, cadascuna amb una imatge.”
Copilot en Microsoft Outlook
Vegem ara que ens permet fer Copilot en Microsoft Outlook.
Utilitzant els nostres correus, Copilot ens permetrà analitzar fils i converses en Outlook per a sintetitzar idees i poder respondre amb major facilitat els nostres correus electrònics. Copilot ens podrà ajudar resumint fils de correus amb l’opinió de cada persona i les seves conclusions. A més, ens permetrà respondre a emails amb una idea inicial o crear correus nous a partir de les nostres notes.
Alguns exemples de peticions que li podem realitzar a Copilot en Outlook són:
- “Resumeix els correus que m’he perdut mentre estava de vacances i marca qualsevol correu important.”
- “Fes un esborrany responent a aquest últim email. Demana aclarir el segon i tercer punt. Fes aquest esborrany més curt i professional.”
- “Convida a tothom a un menjar i presentació sobre els nostres productes per a aquest dijous. Esmenta que el menjar està inclòs.”
Copilot en Microsoft Teams
A l’hora de realitzar reunions en Microsoft Teams, Copilot permet millorar-les en proposar punts clau a comentar, resumir accions clau acordades, o resumir la conversa general.
A més, en els xats de Microsoft Teams, Copilot ofereix respostes a preguntes concises. Resumeix també converses que no hagis vist encara, sense interrompre el flux de conversa natural.
Entre les seves funcionalitats, Copilot també ens permet crear agendes i notes de reunió amb facilitat, seleccionar persones clau per als següents passos i planificar futures reunions de Teams.
Alguns exemples de peticions que podrem realitzar a Copilot en Microsoft Teams són:
- “Resumeix el que m’he perdut de la reunió. Quins punts s’han fet de moment? En què no estem d’acord?”
- “Crea una taula amb els avantatges i inconvenients del tema que estem discutint. Què més hauríem de considerar abans de prendre una decisió?”
- “Quines decisions s’han pres, i quals han de ser els següents passos?”
Business Xats Què són i com funcionen?
A més de les integracions esmentades anteriorment, Microsoft 365 Copilot ha desenvolupat una nova eina, els Business Xats.
Aquesta funcionalitat treballa sobre totes les teves dades i documents. A més, et permet connectar tots aquests elements per a realitzar consultes, generar nous documents, resumir idees i mantenir el focus en el negoci, sense necessitat de centrar-te en les eines.
Podem accedir a Business Xats des de Microsoft Teams. Encara que actualment només poden fer-ho els clients seleccionats per Microsoft.
Alguns exemples de les peticions que podem realitzar a Business Xats són:
- “Resumeix els xats, correus i documents sobre l’ escalació que va fer un cert client l’última setmana.”
- “Quina és la següent fita en aquest projecte?”
- “Hi ha algun risc identificat? Dona’m idees de possibles mitigacions.”
- “Escriu un nou pla en l’estil d’aquest arxiu que conté un calendari trobat en aquest altre arxiu i incorpora la llista de projectes d’aquest correu d’aquesta persona.”
Microsoft 365 Copilot, un gran potencial
Microsoft 365 Copilot encara es troba en fase experimental i de testatge. Té un llarg camí per davant i no estarà disponible al públic en un temps. Encara que podem afirmar que les seves diferents funcionalitats tenen un gran potencial per a estalviar temps i facilitar el dia a dia en el treball d’oficina. Això sí, sempre sota la supervisió dels usuaris. Ja que aquests són els que tenen l’última paraula i aproven i acaben el treball que comença Copilot.