Microsoft Teams: per què fer-lo servir a la teva empresa

Microsoft Teams: per què fer-lo servir a la teva empresa

Si hi ha alguna cosa que tots hem descobert en aquests darrers dos anys, és la dificultat que suposa treballar des de fora de l’oficina: problemes per a la coordinació, la comunicació,… Molts haurem conegut a companys que han hagut de canviar totalment la seva mentalitat conforme al treball en remot, ja sigui perquè no era del seu gust o literalment no ho havien provat mai.

Tot això que acabem de comentar hauria estat encara més difícil si no haguéssim tingut les solucions de comunicació que existeixen avui dia. Però, quina és la millor opció entre totes les que existeixen actualment? Si tries Microsoft Teams, és molt poc probable que t’equivoquis.

Què és Microsoft Teams? 

Aquells que portem treballant des de 2010, o els més joves que hem emprat els nostres ordinadors per a tot (fins i tot treballar o estudiar), haurem fet servir en algun moment de la nostra vida Skype. La solució de xat/trucada activa des de abans de 2010 i que des de 2011 forma part de Microsoft.

Podríem considerar Microsoft Teams com l’evolució de Skype i Skype for Business: una plataforma unificada per comunicar-se i col·laborar amb gent interna i externa a la nostra empresa, tot des del núvol. Seguint amb el tema de la col·laboració, permet compatir documents, trucar i reunir-te en temps real amb la major qualitat possible.

Microsoft Teams posa a disposició dels seus clients un gran nombre d’aplicacions i serveis intel·ligents per rellançar el treball en equip. Actualment, més de 500.000 empreses confien en Microsoft Teams. Està dissenyat per a empreses de qualsevol mida, estiguin els empleats en una mateixa oficina o no, ja que s’hi pots accedir des de qualsevol dispositiu i lloc.

Per què hauria d’utilitzar Microsoft Teams a la meva empresa?

A continuació, et donem 11 raons per les que canviar el teu centre de treball i comunicació a Teams: 

1. Xat i col·laboració

La missatgeria instantània de Teams et permet mantenir el teu equip al dia sense necessitar que estiguin a l’oficina. Pots iniciar una conversa des del panell principal de Teams ja sigui de manera individual o grupal, externa o interna. Amb això, reduïxes notablement la necessitat d’enviar, rebre i notificar correus (cosa cada vegada més tediós en l’entorn professional).

Aquests xats s’adapten a la teva necessitat empresarial: pots tenir un nombre il·limitat de xats oberts, arxivats o destacats amb companys i convidats sense límit a l’hora de compartir arxius i documents (si les teves polítiques d’empresa ho permeten).

2. Possibilitat de fer reunions i trucades 

Un dels factors més grans que diferencia Teams d’altres programaris de comunicació i col·laboració és la possibilitat de realitzar trucades amb àudio i vídeo en línia, amb la possibilitat de compartir pantalla, organitzar i gravar reunions, i programar videoconferències amb fins a 250 persones i esdeveniments en línia amb 10.000 assistents.

A més, Teams permet activar subtítols en temps real durant una trucada. Aquests subtítols en directe et permeten visualitzar al moment el que el ponent està dient en temps real gràcies a la IA. Amb aquesta capacitat, Teams es torna més inclusiu per a tot tipus de treballadors ja que també detecta qui està parlant i ho destaca.

També permet realitzar i rebre trucades telefòniques directament, com ho faries des del teu telèfon mòbil, cosa que et permet utilitzar Teams com el seu últim propòsit: ser una centraleta moderna de comunicació basada en el núvol.

3. Grups de treball

No cal repetir que Teams potencia el treball en equip. Com hem dit, et permet comunicar-te a l’instant amb qualsevol membre de l’equip i arxivar aquestes converses, programar reunions i videoconferències… Per mitjà de la creació de grups, i la possibilitat de realitzar les mateixes capacitats anteriors, multipliquen també l’abast de la col·laboració interna i externa.

4. Recursos de comunicació

De vegades la comunicació escrita necessita més context per ser entesa. Per això, Microsoft Teams tinclou elements que normalment és difícil de veure a l’empresa, com GIFs o emoticones, per millorar la comunicació i interpretació dels teus missatges. Tot ajuda a mantenir un ambient tranquil, distès i més positiu, que sol ajudar aquells que treballen fora de l’oficina i tenen menys interacció física amb els companys.

5. Integració amb aplicacions i serveis de productivitat

Teams no només permet la integració amb les aplicacions més emblemàtiques dOffice 365 dins de la mateixa app: Office, Excel, PowerPoint, Outlook, … Un avantatge afegit és la capacitat de compartir un enllaç únic d’una tasca amb el teu equip perquè tots tinguin accés per editar-lo i configurar-lo de manera conjunta. Pots vincular-lo fins i tot a un equip per tenir un accés ràpid al fitxer per editar.

6. Emmagatzematge d’arxius personals i ús compartit 

L’emmagatzematge al núvol d’OneDrive per a l’Empresa està disponible per defecte a Teams. És accessible des de qualsevol lloc i qualsevol dispositiu.

7. Treball en remot

Tenir un node central de comunicació i col·laboració possibilita als treballadors fer la seva part des de qualsevol entorn amb qualsevol dispositiu mòbil, Tablet o ordinador.

Converteix qualsevol espai al teu lloc de treball emprant els dispositius dissenyats per maximitzar l’experiència de Microsoft Teams, possibilitant el treball híbrid sense cap tipus d’interferència.

8. Servei de vídeo empresarial

Microsoft Stream et permet crear, administrar i compartir vídeos relacionats amb l’organització de forma fàcil i segura. Pots compartir enregistraments de reunions, presentacions, sessions de formació i altres vídeos que facilitin la col·laboració en equip. També et permet compartir comentaris i etiquetar-los a moments específics dels vídeos perquè apareguin en el moment que vulguis.

És la manera més completa de tenir reunions enregistrades, amb subtítols i transcripció de text. Els equips podran parar atenció a la reunió sense perdre concentració a la presa de notes.

9. Agendes individuals

En programar alguna reunió o videoconferència, o assignar una tasca amb Planner, tots els equips podran veure com de disponibles o atrafegats estan els seus companys. Teams en conjunció amb Planner ofereix una agenda de treball personalitzada amb la qual gestionar millor els horaris de tots.

10. Fàcil administració i ús

Teams ens dona eines d’administració d’usuaris i aplicacions d’ús senzill i intuïtiu. Passa el mateix per a l’administració de les polítiques d’usuaris i l’accés als servidors.

Per als nostres col·laboradors, presenta una interfície simple amb totes les eines a l’abast.

11. Seguretat blindada i compliment de reglaments

Un punt que sempre ens preocuparà dins de les empreses és la seguretat. Amb el xifratge de dades en repòs i en trànsit de Teams, ja no és un problema. Amb l’autenticació multifactor i l’inici de sessió únic en totes les aplicacions d’Office 365, la teva informació estarà fora de perill. Tot això, per descomptat, està recolzat per les auditories i informes constants de part de Microsoft.

Les darreres novetats a Microsoft Teams que ja pots aprofitar 

Iniciar un xat nou en una finestra nova   

Teams ens permet obrir un xat nou en una finestra emergent.

Com es configura? Només has d’anar a Configuració a Teams i seleccionar l’opció homònima. A Obrir nou xat, selecciones Nova finestra. Ara, la propera vegada que inicieu un xat, s’obrirà automàticament en una finestra emergent. Tant en xats individuals com en grupals. Pots desplaçar la finestra i canviar la mida al teu gust, en cas que estiguis xatejant amb més duna persona al mateix temps i vulguis tenir totes a la vista.

Nova pissarra en xat, canals i reunions

Microsoft Whiteboard és un llenç digital amb dibuix lliure on pots reunir persones, contingut i idees. La integració a Teams funciona amb l’aplicació web, que permet als integrants de la reunió dibuixar, anotar i marcar de manera conjunta en una pissarra digital per a tots.

L’app s’ha reconstruït totalment per oferir una àrea de treball i col·laboració visual completa. Aquests són alguns dels avenços qeu la nova actualització inclou:

  • Nova interfície d’usuari més depurada i moderna, amb funcionalitat millorada
  • Més de 40 noves plantilles totalment personalitzables
  • Nous colors de notes adhesives i una funció de quadrícula que permet donar-los forma i estructura
  • Els usuaris poden afegir comentaris i noves reaccions
  • Es poden inserir imatges i fotos per donar més vida a les idees
  • Ara es poden afegir formes bàsiques, línies i fletxes amb un clic o toc de pantalla
  • Nous retoladors i subratlladors amb més colors, gruixos i tintes
  • Es pot afegir l’atribut fletxa a qualsevol bolígraf
  • Ara és més senzill dibuixar línies perfectament rectes

Iniciar l’enregistrament i activar automàticament la transcripció en directe 

La transcripció en directe permet als participants de les reunions seguir i revisar converses, juntament amb el vídeo o l’àudio de la reunió en temps real. Promou la inclusió en els participants amb discapacitats auditives o diferents nivells de competència lingüística. Aquells que van arribar tard o no van poder assistir-hi també es poden posar al dia llegint els punts anotats i la pròpia transcripció. També elimina la necessitat d’anotar-ho tot, evitant duplicitats innecessàries.

Quan comenceu a enregistrar una reunió, s’activaran les transcripcions en directe.

Microsoft Teams es l’eina necessària per a qualsevol companyia 

Podríem considerar Teams com l’eina definitiva de col·laboració empresarial (o almenys la més completa al mercat). Xat, trucades, reunions, … Ofereix tot el que tens en diferents aplicacions, però de forma interconnectada i sense haver d’obrir milers de finestres.

Ajuda la teva empresa a portar la col·laboració al següent nivell i comença a explorar els teus límits col·laboratius per eliminar-los amb Microsoft Teams.

Gloria Vázquez Puga – Digital Transformation Advisor at Itequia