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Firmas Electrónicas con SharePoint eSignature: La Firma del Futuro

En la actualidad, las empresas administran sus operaciones de manera digital, abarcando desde la creación y revisión de documentos hasta su aprobación y reutilización. Uno de los procesos documentales que está experimentando un rápido crecimiento es el uso de firmas electrónicas. La implementación de un sistema eficiente de firma electrónica no solo simplifica las operaciones comerciales, sino que también garantiza la seguridad y el cumplimiento normativo de los documentos. Mediante herramientas como SharePoint eSignature, las organizaciones pueden solicitar firmas, completar transacciones y almacenar documentos de manera segura y conforme a las regulaciones actuales. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es y para qué sirve SharePoint eSignature?

SharePoint eSignature es una solución integral de Microsoft que sirve para gestionar firmas electrónicas dentro de los procesos comerciales. Permite solicitar y recolectar firmas de manera eficiente. Además, mantiene un registro ordenado y seguro de todos los documentos firmados.

El desorden que se podía desencadenar con las firmas físicas se acabó gracias a SharePoint eSignature. Los documentos siempre quedarán protegidos y cumplirán con las normas legales de protección de datos, entre otras ventajas, veámoslas a continuación.

SharePoint eSignature

5 beneficios de SharePoint eSignature

  1. Eficiencia y rapidez: en pocos minutos, los documentos estarán perfectamente firmados. De esa forma, se eliminan las impresiones, escaneos y envíos físicos propios de las firmas tradicionales.  
  2. Sostenibilidad: teniendo en cuenta que las impresiones quedan descartadas, las firmas electrónicas con SharePoint eSignature aseguran una manera sostenible, eficiente y respetuosa con el planeta.   
  3. Seguridad: los documentos firmados electrónicamente están 100% protegidos contra alteraciones y garantizan la integridad de los datos. Asimismo, cumplen con las leyes de privacidad y seguridad recogidas en la Ley de Firmas Electrónicas y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).  
  4. Acceso desde cualquier parte del mundo: SharePoint eSignature permite la firma de documentos de manera remota, desde cualquier lugar y en cualquier momento.  Este hecho es perfecto para aquellas empresas que apuestan por el teletrabajo o que tienen su equipo distribuido por diferentes países o territorios.  
  5. Integración con flujos de trabajo ya existentes: esta herramienta se puede integrar con los flujos de trabajo de SharePoint. Además, se puede incorporar con otros servicios como Adobe o DocuSign.  

Domina la configuración de SharePoint eSignature con estos simples pasos 

Esta solución está configurada en el Centro de administración de Microsoft 365. Cabe decir que debes tener permisos de administrador global o administrador de SharePoint para poder entrar y configurar SharePoint eSignature. Una vez tengas validados todos los permisos, puedes ponerte en marcha con ello. ¡Manos a la obra! 

  • Ves al Centro de administración de Microsoft 365 y haz clic en Configurar.  
  • A continuación, selecciona Usar IA de contenido con Microsoft Syntex y escoge eSignature. 
  • Si eres cliente, haz clic en Activar para habilitar la firma electrónica. Por el contrario, si eres nuevo en Syntex, deberás aceptar los términos de servicio, sólo así se activará eSignature. 
SharePoint eSignature

¿Cómo crear una solicitud de firma en SharePoint eSignature?

Ahora que ya sabes qué es SharePoint eSignature y lo tienes configurado, te enseñaremos a llevar a cabo una solicitud de firma electrónica. ¡Continúa leyendo! 

  1. En primer lugar, debes dirigirte a una biblioteca de documentos de SharePoint. Abre el documento en el que quieres iniciar el proceso de eSignature. 
  2. En segundo lugar, tienes que ir al visor de documentos, seleccionar Más Opciones y hacer clic en Obtener firmas.  
  3. Una vez estés ubicado en el panel eSignature, podrás agregar hasta 10 destinatarios para que procedan a firmar el documento. 
  4. Selecciona Siguiente y en el panel Especificar dónde firmar, arrastra y coloca los campos Firma, Iniciales y Fecha a las ubicaciones adecuadas del documento para cada destinatario.  
  5. Por último, después de seleccionar Siguiente, debes ir al panel Revisar Solicitud. Repasa todos los detalles para determinar que todo está correcto y dale a Enviar. ¡Así de sencillo! Después de enviarla, la solicitud se marca como ‘En curso’ y los destinatarios pueden añadir sus firmas. Además, se envía una notificación por correo electrónico tanto al creador como a los destinatarios. 
Sintaxis eSignature

CONCLUSIONES

En resumen, SharePoint eSignature es la herramienta perfecta para todas aquellas empresas que deseen agilizar sus procesos documentales. Sólo así queda garantizado el orden, la seguridad y el cumplimento de las normas. No lo pienses más apuesta por SharePoint eSignature y lleva a tu organización al siguiente nivel en la era digital.