SharePoint Online departamento legal empresa

¿Qué beneficios aportará al departamento legal de tu empresa la utilización de SharePoint online?

SharePoint Online ofrece una serie de ventajas significativas para el departamento legal de las empresas, facilitando la gestión de documentos, la colaboración, la automatización de procesos de revisión y el cumplimiento normativo; entre otros. ¿Quieres saber todos los detalles? Te los contamos a continuación.

Organización y colaboración

Por un lado, SharePoint permite una organización documental eficiente, un hecho indispensable en cualquier departamento legal. La capacidad de crear, gestionar y compartir documentos de manera segura dentro de una plataforma centralizada agiliza los procesos de trabajo y mejora la productividad del equipo. Con esta herramienta, los documentos se pueden categorizar fácilmente, lo que reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y permite a los profesionales legales enfocarse en aspectos más críticos de su trabajo.

Por otro, es importante resaltar los beneficios que SharePoint ofrece en términos de colaboración. Cabe decir que facilita la coautoría de documentos en tiempo real, es decir, varios miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en el mismo documento. Por tanto, no es necesario enviar versiones de documentos por correo electrónico y consolidar los posibles cambios. Además, gracias a las plantillas predefinidas, los procesos quedan estandarizados y el departamento se asegura de cumplir con todas las normas y relaciones internas.

gestión segura en los procesos

Asimismo, la seguridad siempre estará asegurada con SharePoint, un elemento clave para cualquier equipo legal. La plataforma permite establecer políticas de retención y eliminación de documentos 100% seguras. De ese modo, asegura que la información sensible se maneje de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables. Además, las características avanzadas de seguridad y cumplimiento, como la prevención de pérdida de datos (DLP) y la gestión de derechos de información (IRM), proporcionan capas adicionales de protección para los datos confidenciales.

Otro hecho destacable es que SharePoint facilita el intercambio seguro de documentos con terceros, lo que resulta beneficioso para colaborar con clientes o consultores externos. Esta funcionalidad contribuye a aumentar la eficiencia y la colaboración, al mismo tiempo que garantiza la protección de información confidencial. Por último, los administradores de cualquier grupo pueden controlar quién tiene acceso a qué información, protegiendo así la confidencialidad de los datos legales de la empresa.

automatización de procesos con ia builder y power automate

También, es importante destacar su labor referente a la automatización de procesos, algo esencial para reducir la carga de trabajo manual, minimizar errores y acelerar las operaciones diarias. La automatización se puede llevar a cabo en el proceso de aprobación de documentos. Por ejemplo, cuando se crea un contrato, se puede crear un flujo de trabajo desde SharePoint con Power Automate para enviar notificaciones al equipo legal y solicitar su aprobación. También, cuando se carga un informe financiero, el flujo de trabajo puede moverlo automáticamente a la carpeta correspondiente según el año fiscal. Incluso, cuando se crea una tarea de revisión legal, dicho flujo puede asignar automáticamente la tarea al abogado correspondiente y enviarle recordatorios.

Cuando hablamos de automatización, no debemos olvidarnos de la clasificación de documentos. De la mano de IA Builder, una plataforma de creación de soluciones de Inteligencia Artificial con la que se diseñan aplicaciones a medida, se pueden automatizar esas clasificaciones. De esta manera, se ahorra tiempo, se reducen los posibles errores y se libera enormemente al equipo legal para que pueda realizar otras tareas más estratégicas.

Clasificación con Metadatos

Además, SharePoint asegura una clasificación eficiente de los documentos con metadatos. En un contexto legal, la gestión de grandes cantidades de documentos puede ser compleja. Sin embargo, SharePoint ofrece una solución eficiente al permitir la asignación de metadatos a cada archivo. Éstos pueden contener información relevante, como el tipo de documento, la fecha de creación y el autor. Al asociar estos detalles con cada archivo, se facilita la búsqueda y recuperación de documentos específicos cuando sea necesario.

Gestión de Políticas de Privacidad y Retención

Respecto a la gestión de políticas de privacidad y retención, SharePoint, de la mano de herramientas como Purview; asegura el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos. Esto puede ser muy valioso para cualquier departamento legal, ya que le ayuda a mantenerse al día con las cambiantes leyes y regulaciones de privacidad y a garantizar que la organización cumple con todas obligaciones legales.

Generación Automática de Documentos con microsoft Copilot

Por último, no debemos olvidar la estrecha colaboración entre SharePoint y Copilot. Gracias a esta aplicación de inteligencia artificial, los usuarios puedan crear contenido de manera más eficiente y efectiva. Por lo tanto, el departamento legal podrá generar de manera automática contratos, acuerdos, políticas u otros documentos legales de manera optimizada con Copilot.

En definitiva, SharePoint se convierte en el aliado perfecto para cualquier departamento legal, ya que proporciona las herramientas necesarias para mejorar la productividad, la colaboración y la gestión de la información.

Caso de éxito de Almirall: implementación de sharepoint online

Teniendo en cuenta los beneficios planteados antes, seguidamente te explicamos un interesante caso de éxito que hemos llevado a cabo. La empresa farmacéutica Almirall ha optado por Itequia para reinventarse con SharePoint. El reto al que nos enfrentábamos era modernizar su Herramienta de Gestión de Contratos (CMT), la cual estaba construida sobre SharePoint 2013. Sin embargo, esta herramienta carecía de las ventajas de la nube y las funcionalidades avanzadas que se encuentran en el mercado actual. Cabe decir que su mantenimiento generaba costos significativos y presentaba limitaciones funcionales.

Almirall caso de éxito sharepoint online
CMT (Contract Management Tool) de Almirall.

La empresa necesitaba una nueva plataforma, moderna y dinámica, que ofreciera velocidad y seguridad. Por ello, diseñamos una nueva plataforma en la nube con SharePoint Online. También, llevamos a cabo la implementación de la misma y una formación a los usuarios de Almirall.

Gracias a este trabajo, la colaboración y la comunicación entre los equipos ha quedado asegurada. La optimización de los procesos internos se ha visto incrementada, tanto en la eficiencia como en la productividad. Finalmente, ha mejorado exponencialmente la experiencia de usuario y la satisfacción de los empleados de Almirall.

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En Itequia tenemos más de 15 de años de experiencia en el sector tecnológico. Asimismo, nuestro equipo de expertos en SharePoint Online diseñará una solución personalizada, segura y acorde a tu negocio. No lo pienses más. ¡Dale un giro a tu empresa de la mano de SharePoint Online!

Te ayudaremos a conseguir:

  • Gestión documental eficiente: Tus documentos quedaran organizados y podrás acceder a ellos de manera fácil.
  • Repositorios únicos: Creamos repositorios centralizados para facilitar el acceso a la información de una manera sencilla.
  • Automatización de procesos documentales: Los flujos de trabajo quedarán 100% optimizados gracias a la automatización.
  • Sistemas de búsqueda: Gracias a ellos, encontrarás la información que necesitas rápidamente.
  • Cumplimiento de estándares ISO: Nos comprometemos a garantizar que cumplas con los niveles de calidad y seguridad requeridos.
  • Firma digital: La gestión de documentos legales y acuerdos quedará simplificada.
  • Portales de acceso externo: Personalizamos tu entorno de SharePoint para que puedas compartir datos de manera segura con tu equipo, clientes y proveedores.
  • Migraciones de documentación: Simplificamos la migración de tus datos y documentos de forma eficaz.