Collaborative Meeting Notes en Microsoft Teams
Una nueva novedad en Microsoft Teams
Microsoft Teams, como vimos en el pasado artículo, es una plataforma en constante evolución y crecimiento. En el artículo de hoy, veremos una de sus últimas incorporaciones, Collaborative Meeting Notes.
Collaborative Meeting Notes es una nueva función que permite a los usuarios colaborar en tiempo real en las notas de la reunión. Esto facilita la documentación y la colaboración entre equipos.
Los equipos de Microsoft están trabajando juntos para proporcionar a las empresas herramientas que mejoren la efectividad de sus reuniones. Incluyen la capacidad de hacer un seguimiento de lo que se desea discutir, con la Agenda, lo que se ha discutido y decidido durante la reunión con Notas y las tareas a seguir.
Ahora, estas nuevas capacidades están integradas en la experiencia de reunión de un extremo a otro en Microsoft Teams, Loop, Planner, To Do, Office.com y OneDrive para empresas.
¿Qué son las Collaborative meeting Notes y por qué son relevantes?
Las nuevas Collaborative Notes son una herramienta en Microsoft Teams que permite a los usuarios colaborar en la documentación de la reunión en tiempo real, eliminando la necesidad de tomar notas individuales.
Es una función muy útil para aquellos que buscan maximizar la productividad durante sus reuniones y en el trabajo en equipo. Además, como las Collaborative Notes forman parte del componente Loop en Microsoft Teams, están siempre sincronizados y actualizados en todas las instancias, independientemente de dónde se guarden.
¿CÓMO NOS PUEDEN AYUDAR LAS COLLABORATIVE meeting NOTES?
Collaborative Meeting Notes nos permite trabajar de manera más eficiente y productiva en reuniones y proyectos de equipo. La colaboración en tiempo real en la documentación de la reunión permite una mayor eficiencia y productividad. Mientras, la sincronización automática con otras herramientas de Microsoft, como ToDo y Planner, ayudará a nuestros equipos a mantenerse organizados y en el buen camino para lograr los objetivos establecidos.
Además, es importante destacar que Collaborative Meeting Notes nos facilitará la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo, ya que todos podremos contribuir y editar las notas de la reunión en tiempo real.
A su vez, esta nueva funcionalidad, mejora la transparencia y la responsabilidad en el proceso de toma de decisiones. Ya que todos los asistentes pueden ver y editar las notas, favoreciendo el trabajo en equipo.
¿CÓMO FUNCIONAN LAS COLLABORATIVE meeting NOTES?
El funcionamiento de esta nueva herramienta es muy sencillo. Los usuarios tan solo deberán acceder a las opciones de Teams durante una reunión y hacer click en el botón Notas.
Las notas de la reunión se mostrarán en el panel derecho de la ventana de la reunión con la capacidad de abrirlas en el navegador para obtener más espacio o en un segundo monitor.
Todos los participantes pueden colaborar en tiempo real, crear una agenda, tomar notas y agregar tareas. Además, cuando a los participantes se les asigna una tarea en la reunión, también recibirán una notificación por correo electrónico y a su vez, se sincronizará con las aplicaciones Planner y To Do.
Los organizadores de la reunión también tendrán la capacidad de agregar notas colaborativas antes de las reuniones. Así podrán prepararse la sesión agregando agendas u otros materiales, disponibles en un solo lugar para todos los asistentes.
Después de la reunión, las notas de colaboración seguirán siendo accesibles para todos los participantes en la página de detalles de la reunión del calendario de Microsoft Teams. La experiencia es fácil de replicar, por lo que se pueden copiar fácilmente fuera de la reunión, en chats, chats grupales, correos electrónicos y otros documentos. Esto hace que la preparación y el seguimiento durante las reuniones sean aún más fluidos.
Es importante destacar que el nuevo archivo de notas colaborativas generará un enlace compartido de empresa (CSL) de forma predeterminada. Esto significa que los participantes de la reunión podrán acceder y colaborar en las notas, incluso después de la reunión, de manera fácil, rápida y segura.
¿Cuándo estarán disponibles las Collaborative meeting Notes?
- Versión preliminar: Comenzarán a implementarlo a finales de abril y se espera completarlo a mediados de mayo 2023.
- Versión estándar: Comenzarán a implementarlo a finales de mayo y se espera completarlo a fines de junio 2023.
¿Debo usar Collaborative meeting Notes en mis reuniones?
En resumen, Collaborative Meeting Notes es una herramienta valiosa para aquellos que buscan maximizar su productividad, mejorar la colaboración en reuniones y hacer un seguimiento más fluido de las tareas asignadas.
La sincronización automática con otras herramientas de Microsoft, como ToDo y Planner, hace que sea aún más fácil para nuestros equipos mantenerse organizados y enfocados en sus tareas y proyectos. Además, también nos ayudará a mejorar la eficiencia de la preparación y el seguimiento antes y después de la reunión.