¿Cómo automatizar el procesamiento de facturas con AI Builder?
A todos nos resultaran familiares situaciones en las que nosotros mismos o una tercera persona dedica parte de su tiempo a procesar datos desde un soporte a otro o desde un sistema de información a otro. Todos coincidiremos en que se trata de un proceso tedioso y aburrido. AI Builder mejora la eficiencia y productividad al automatizar el proceso.
En el departamento de contabilidad, introducimos facturas de proveedores en el ERP de la organización. Las facturas en formato PDF nos llegan por correo electrónico.
El método de trabajo tradicional consiste en:
- Descargar la factura del correo electrónico
- Acceder al ERP
- Introducir de forma manual los datos de la factura para finalizar la contabilización de dicha compra
¿Qué es AI Builder?
AI Builder es una función de Microsoft Power Platform que nos ayuda a automatizar procesos y predecir resultados mediante modelos de Inteligencia Artificial precompilados. Es decir, los usuarios pueden implementar las capacidades de dichos modelos sin tener que escribir código.
Los modelos de Inteligencia Artificial precompilados de AI Builder pueden ser usados dentro de aplicaciones de Power Apps o dentro de flujos de trabajo automatizados de Power Automate, por lo que podremos encontrar esta función en ambas aplicaciones de Power Platform, como vemos a continuación.
Modelo de procesamiento de facturas en AI Builder
En este artículo nos vamos a centrar en uno de los modelos de IA precompilados que ofrece AI Builder: el procesamiento de facturas.
Como hemos visto previamente, podemos acceder a los modelos de AI Builder desde Power Apps y desde Power Automate. En el ejemplo desarrollado a continuación, accedemos desde Power Automate.
Una vez dentro de Power Automate, seleccionamos el modelo de procesamiento de facturas Invoice Processing.
A continuación, el mismo AI Builder, nos mostrará cómo funciona el modelo seleccionado.
En este caso, vemos que el modelo usa un componente de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para identificar datos en un documento y poder procesarlos en otro formato, como podemos ver en la sección Extracted information.
Al crear este modelo de Invoice Processing, AI Builder nos presentará un asistente que nos guiará en la generación de este.
En primer lugar, el modelo nos preguntará si los documentos que deberá procesar el componente de OCR del modelo están estructurados, es decir, si tienen una estructura fija, como el modelo de factura de una empresa, o no.
En este ejemplo, vamos a suponer que el modelo de factura de nuestro proveedor será el mismo con todas las facturas que el modelo de AI Builder procesará.
A continuación, deberemos indicar qué información, en nuestro caso, qué campos queremos que el modelo de AI Builder rescate.
Para entrenar el modelo, proporcionamos documentos y definimos el formato e información a extraer.
Antes, debemos marcar manualmente la información a extraer en los documentos para que el modelo pueda aprender. Una vez completado este paso, podremos comenzar a entrenar al modelo.
Cuando nuestro modelo haya acabado su entrenamiento, AI Builder nos mostrará la exactitud de la predicción de éste.
En este punto del ejemplo, ya podemos usar el modelo en Power Apps o Power Automate.
Flujos en Power Automate
Podríamos configurar un flujo en el que, al dejar un documento de factura de un proveedor concreto en la carpeta de ese proveedor de nuestro sitio de Sharepoint Online, el flujo llamara al modelo de procesamiento de facturas de AI Builder para que éste extrajera la información deseada y la colocara y almacenara dónde quisiéramos: una tabla de Excel, una lista de SharePoint, una entidad de Dataverse, etc.
¿Qué beneficios nos aporta AI Builder?
El principal beneficio de usar esta función está claro, nos permitirá hacer más con menos. Es una idea simple, pero muy poderosa.
Automatizando tareas, liberamos tiempo para tareas de mayor valor en las organizaciones.
Al liberar al equipo de tareas repetitivas, fomentamos la creatividad, motivación y eficiencia de los empleados.