Cómo la inteligencia artificial puede mejorar el trabajo
Después de muchos meses de creación de lo que ahora llamaríamos “hype”, ya es oficial, Microsoft 365 Copilot está disponible desde el 1 de Noviembre de 2023. La inteligencia artificial de Microsoft ha llegado para reiventar la manera de trabajar.
Para ello, nos tendremos que preparar un poco; pero ya llegaremos a esto en este artículo. Antes, desde Itequia, quisiéramos compartir con todos vosotros un resumen del informe anual: “Work Trend Index Annual Report” respecto a un punto en concreto “¿podrá la IA arreglar los problemas del trabajo?”.
Desde el gran auge de la IA a principios de 2023, se han manifestado diversas opiniones sobre sus pros y contras. Desde las visiones más pesimistas y distópicas del estilo “Skynet” en referencia a la IA que dominará el mundo en un futuro en la serie cinematográfica “Terminator” hasta las más optimistas y utópicas en las que la IA está aquí para ayudarnos, para que podamos aprovecharnos de sus capacidades y mejorar nuestro día a día en todos los aspectos; pasando por toda clase de grises (reacciones que, por cierto, se han dado durante toda la história frente a la llegada de un nuevo avance tecnológico) y que se apoyan en los grandes saltos tecnológicos cada vez más frecuentes:
Pero ¿podrá la Inteligencia Artificial ayudarnos a solventar los contratiempos del trabajo? ¿hasta qué punto? ¿dónde tendríamos que focalizar nuestros esfuerzos? Veamos los resultados y conclusiones a los que ha llegado el “Work Trend Index Annual Report”.
Un cambio de paradigma
“El ritmo del trabajo está superando nuestra habilidad de mantenernos al día. La Inteligencia Artificial está lista para crear todo un nuevo marco de trabajo”; con esta afirmación / titular se nos presenta el estudio. Estoy convencido que la gran mayoría de nosotros estaremos totalmente de acuerdo con la primera parte. ¿Y la segunda? Veamos porqué sí que estaremos de acuerdo con la segunda.
El ritmo de trabajo ha aumentado mucho debido a la gran cantidad de información y la constante conectividad. Todos intentamos gestionar esta situación y la carga que conlleva, mientras que los líderes se esfuerzan por mejorar la productividad en medio de la incertidumbre económica.
Nos pasamos la mayor parte del día separando la señal del ruido a un coste bastante caro: la creatividad y la productividad individual.
Hasta ahora, la IA ha funcionado en “modo piloto automático”. A partir de ahora los copilotos trabajarán con nosotros, nos liberarán de la deuda digital -la pérdida de beneficios o de impulso empresarial por no adoptar canales o tecnologías digitales- y nos ayudarán a mejorar la innovación y a desbloquear la productividad para todos y cada uno de nosotros.
Con el objetivo de allanarnos el camino para la era de IA, Microsoft ha encuestado a 31.000 trabajadores de 31 países. Y ha analizado trillones de señales de productividad de Microsoft 365. Que han arrojado 3 puntos a los que tenemos que prestar atención y aplicar acciones:
- La deuda digital nos está costando la innovación
- Hay una nueva alianza Trabajador-IA
- Cada trabajador necesitas una aptitud IA
Veamos en detalle cada uno de estos hallazgos.
La deuda digital nos está costando la innovación
Todos arrastramos deuda digital, el ritmo de los datos, los correos, las notificaciones, las calls y los meetings provocan que seamos incapaces de procesarlo todos de un modo eficiente. Y este ritmo se intensifica. Todo es importante, así que nos pasamos todo el día gestionando todos estos estímulos lo mejor que podemos y sabemos.
Las horas diarias son limitadas y cada minuto que pasamos gestionando la deuda digital es un minuto que no dedicamos al trabajo creativo que nos lleva a la innovación. Y esto es un gran impacto en el negocio:
El porcentaje de tiempo usando Microsoft 365 se divide en un 57% de comunicación y un 43% de Creación.
Cada vez nos es más fácil comunicarnos y más difícil estar en todo. Si hacemos zoom los aspectos que más afectan a la productividad:
- Pérdida de concentración
- Búsqueda de información
- Volumen de comunicaciones constantes
¿Qué podemos hacer?
- En primer lugar, arreglemos los obstáculos en la productividad de nuestra organización mediante el feedback que podamos obtener de nuestros compañeros.
- Repensemos totalmente a jornada laboral. Usemos la Inteligencia Artificial, para liberamos tiempo y energía. Protegiendo nuestro tiempo de concentración para la creatividad, impulsando la innovación.
- Sobre las reuniones, pensemos en ellas como un “artefacto digital” no como un punto en el tiempo. Utilicemos la IA para resumir reuniones, transcribir grabaciones y revisarlas cuando tengamos la atención adecuada.
La nueva alianza entre la Inteligencia Artificial y el empleado
Es en este punto dónde podemos deshacernos del escenario distópico en el que, según algunas fuentes, podríamos llegar con la IA.
Había (y aún hay) algunos reparos en que la IA nos va a reemplazar en nuestro trabajo. Pero aquí es donde llega lo inesperado: Los empleados tienen la expectativa de que la IA alivie su carga de trabajo, más que el temor a ser reemplazados por esta tecnología. Para ser más concisos:
- El 49% afirman la preocupación por que la IA reemplace su trabajo
- Pero, a la vez, el 70% delegarían tanto trabajo como el que sea posible a la IA para que les ayude a aligerar su carga.
¿Qué es lo que más carga a los empleados y qué nos ofrece la Inteligencia Artificial? Pues una imagen vale más que 1000 palabras, de este modo es como los encuestados conciben el trabajo en 2030:
¿Qué podemos hacer?
- Alineemos al management de nuestras organizaciones. Creemos espacios seguros que ayuden a que las personas puedan experimentar de modo seguro y responsable con la IA.
- Hagámoslo intencionadamente y programado. Como cualquier cambio de plataforma, la adopción de IA a una cierta escala requiere gestión del cambio. Empecemos por algunos procesos y flujos con los que probar y aprender. E identifiquemos agentes del cambio en la organización que puedan transmitir los beneficios de este cambio.
- A medida que empecemos a adoptar la IA, hagámoslo en el lugar en que las personas lo necesiten en base a nuestros puntos débiles y nuestros retos.
Cada empleado necesita una aptitud IA
Cada uno de nosotros es diferente y cada uno de nosotros tiene sus puntos fuertes y sus puntos débiles. El cambio de paradigma al uso de copilot requiere un cambio radical en el modo de trabajar. Hacerlo con Inteligencia Artificial utilizando lenguaje natural será algo tan natural como lo que hemos estado haciendo hasta ahora con internet.
Deberemos tener en cuenta aspectos como:
- Pensamiento crítico
- Juicio Analítico
- Resolución de Problemas complejos
- Flexibilidad
- Inteligencia Emocional
- Creatividad y originalidad se convertirán en nuevas competencias core.
En definitiva, tendremos que trabajar interactivamente con ella y aplicar estos skills a sus resultados.
¿Qué podemos hacer?
- Ayudemos a nuestros compañeros a acoger una nueva manera de trabajar. Empezando por construir una aptitud IA; desde practicar la ingeniería de prompts (saber escribir bien qué es lo que necesitamos de la IA). Hasta el fact-checking para verificar si lo que nos da como resultado es correcto o no.
- Aprovechemos los recursos de aprendizaje y las best practices que ya están disponibles de otras personas que ya se han adaptado a la IA como copilot.
- Pensemos en cómo los roles y las funciones pueden evolucionar junto con la IA, creemos oportunidades para la reinvención.
No nos paremos, sigamos por este camino que se nos abre
La Inteligencia Artificial está pensada para aligerar nuestro trabajo y tiene un gran potencial para liberarnos de la deuda digital y mejorar la innovación.
La IA no va arreglar el trabajo sino que va a crear un modo totalmente nuevo de trabajar.
Los manager tendrán que ayudar a sus empleados a trabajar responsablemente con ella para poder sacarle todos los beneficios que hemos revisado en este artículo.
Ahora, ya en Noviembre de 2023 nos Podemos poner manos a la obra con el rollout de copilot y aprender ya cómo trabajar con él en estas herramientas:
- Microsoft Chat: https://support.microsoft.com/es-es/topic/informaci%C3%B3n-general-sobre-microsoft-365-chat-versi%C3%B3n-preliminar-5b00a52d-7296-48ee-b938-b95b7209f737
- Teams: https://support.microsoft.com/es-es/copilot-teams
- Outlook: https://support.microsoft.com/es-es/copilot-outlook
- Word: https://support.microsoft.com/es-es/copilot-word
- Powepoint: https://support.microsoft.com/es-es/copilot-powerpoint
- Excel: https://support.microsoft.com/es-es/copilot-excel
- One Note: https://support.microsoft.com/es-es/copilot-onenote
- Loop: https://support.microsoft.com/es-es/copilot-loop
“Ya no pilotaremos solos”
