¿Cómo te ayuda Power Automate con la gestión de tus documentos?
Las limitaciones de trabajar con los flujos de SharePoint
SharePoint Online es una de las soluciones que ofrece Microsoft para la colaboración empresarial. Aunque proporciona aplicaciones bastante sólidas que cumplen con muchas de las demandas que puede tener tu empresa, la creación de flujos no alcanza las cotas de Power Automate. En el modelo “Out-Of-The-Box” sólo se pueden crear flujos simples, para optimizar y mejorar los procesos de trabajo con clientes. De nuevo, son tan simples que no llegan a más. Sirven para aquello para lo que están diseñados, sin más ajuste posible.
Cada vez más empresas y trabajadores necesitan flujos de trabajo y respuesta más y más personales y que cuenten con múltiples condiciones y participantes. Por ello, los flujos de trabajo del futuro (y el presente) deben ser mucho más complejos.
Tomemos, por ejemplo, que precisas de un flujo que conecte tu CRM, plantillas, firma electrónica y sus contactos y clientes. En este caso, un flujo de SharePoint no será suficiente y tendrás que integrarlo de manera conjunta con Automate.
Pero ¿Qué es Power Platform?
El mes pasado, escribimos sobre Dynamics 365 y comentamos un poco los aspectos más destacables de Power Platform, la nueva suite de Microsoft. Básicamente, se compone de una nueva serie de herramientas para llevar la colaboración empresarial y experiencia del cliente más allá.
Chris Wanstrath, uno de los fundadores de GitHub, comentó en su momento que “el futuro del código es que no se escriba código”, y puede que esté en lo cierto. Microsoft es una de las empresas que más ha apostado por el desarrollo de apps con bajo o nulo código, facilitando el complicado mundo de la programación a aquellos que no tengan el tiempo ni presupuesto necesario.
De ahí surge Power Platform, que se integra dentro de Office 365. Permite, entre otras cosas, crear aplicaciones de trabajo, sincronizar los datos y su análisis y crear flujos de trabajo productivos.Todo ello con una interfaz y ajustes orientados a escribir el menor código posible.
Llegan los flujos con Power Automate
Una de las nuevas capacidades que trae la plataforma es Power Automate, diseñada para crear, ajustar y editar flujos de trabajo nuevos y existentes. Un servicio basado en la nube (como no) que utiliza una interfaz sencilla para emplear y comprobar las tareas.
La app viene de serie con multitud de plantillas “Ready to use” que facilitan el trabajo a novatos y profesionales por igual. Pero, sin duda, su mayor ventaja es la capacidad para conectar con cientos y cientos de servicios internos y externos a Microsoft. Te dejamos algunos de sus conectores aquí.
¿Por qué debería optimizar mi gestión de los documentos?
La aprobación de documentos para su presentación/envío puede ser muy lento y cansado, especialmente si hablamos de los documentos en papel. Y no hablemos si se trata de archivos de gran tamaño, que pueden llegar a bloquear nuestro sistema de validación a más documentos. Por eso, te vamos a ayudar a crear un flujo para automatizar el proceso, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Empieza creando un flujo de aprobación de documentos en SharePoint Online
Para empezar, desde SharePoint Online se puede crear un proceso de aprobación para documentos de una biblioteca específica. De esta manera, los documentos no serán visibles para los equipos hasta que sean aprobados.
Para ello, hay que administrar la configuración de aprobación de contenido en la página de configuración de la biblioteca:
- Entramos en Configuración, Configuración de control de versiones, Requerir aprobación de contenido para elementos enviados
Una vez habilitamos esta configuración, cuando se cargan documentos a la biblioteca asignada, los documentos en espera de aprobación tienen dos estados:
- Borrador(las versiones secundarias y principal están habilitadas)
- Pendiente(solo está habilitada la versión principal)
Evoluciona el flujo con Power Automate
Ahora, puedes automatizar todo ese flujo de aprobación de documentos con un flujo de aprobación. Cuando se aprueba (o no)un documento, el estatus del documento pasa a Aprobado o Rechazado. Todo gracias al flujo que puedes optimizar desde Automate:
- Dirígete a https://flow.microsoft.com y entra en My Flows, New Flow, Automated Cloud Flow
2. Después, usa el activador When an item is created or modified
3. Añade la dirección de la biblioteca y un nombre
4. Añade una nueva acción tras el desencadenante Start and wait for an approval
5. Selecciona Approval Type (el que necesites), y rellena la información a mostrar en la petición de aprobación
6. Añadimos un Condition adicional. Esta acción comparará las respuestas del aprobador con el valor Approve. Así actualizará el estado del documento.
7. Incluimos una acción basada en el Outcome de la solicitud, con el objetivo de cambiar el estado del documento para que sea visible o no al resto de los usuarios.
Indicamos el nombre del site en el Site Address y seleccionamos la biblioteca de documentos. Seleccionamos el ID mediante el contenido dinámico. Finalmente, indicamos el estado de la aprobación en el campo Action.
Prueba del flujo
Para probar/ejecutar nuestro flujo, solo hay que seguir estos pasos:
- Añadimos un documento en la biblioteca que hemos asignado al flujo. A continuación se ejecutará el Flow de manera automática y se iniciará el proceso de aprobación.
2. Nos dirigimos a Outlook. Allí recibiremos una notificación para una petición de aprobación
3. Clicando en el link, accederemos al documento y confirmar el contenido. En el propio correo electrónico nos aparecerán las opciones Aprobar y Rechazar.
Conclusión
En resumen, los flujos de trabajo te ayudan a automatizar muchos de los procesos tediosos que quieres sacar de tu rutina diaria. Aunque SharePoint Online ofrece flujos de trabajo relativamente útiles, pueden ser muy sencillos. Es por eso por lo que te recomendamos “evolucionarlos” con la plataforma de Power Automate.
Considera esta guía una introducción a los flujos de aprobación de Power Automate, con los que serás capaz de aprovechar tus tareas rutinarias sin tener que esperar a que te inunden los miles y miles de mensajes de tus compañeros y trabajadores.