La comunicación Escrita como Competencia Clave para Ingenieros
El principal objetivo de un ingeniero, sin entrar en el campo de especialización de cada uno, es poder transmitir a nuestro cliente las decisiones técnicas y las propuestas de mejora de un proyecto. Esto debe hacerse de forma clara, concisa y, sobre todo, en un lenguaje amigable.
Desde luego que debemos desarrollar la elocuencia al escribir documentos, emails y mensajes de Teams. Esta habilidad es esencial para tratar con clientes y avanzar en nuestra carrera profesional.
Primero, definiremos un concepto clave que se repetirá a lo largo del artículo: la comunicación efectiva.
Podemos definirla como la capacidad de un individuo de poder compartir un mensaje, una idea, una propuesta, etc. Y que su interlocutor lo pueda recibir y comprender sin alterar ni un ápice el mensaje.
En este artículo, nos enfocaremos en la comunicación efectiva. Sabemos que lo que generamos se consume principalmente de manera visual, ya sea a través de documentación, correos electrónicos o sitios web. Nuestro objetivo principal es garantizar la calidad de nuestra comunicación escrita.
A continuación, expondremos tres puntos clave en los que todo ingeniero debe apoyarse para mejorar su capacidad de comunicación escrita.
Pilares de una comunicación escrita efectiva
Comunicación efectiva de las ideas técnicas
A menudo, los ingenieros trabajamos en equipos multidisciplinares. En estos equipos, es necesario colaborar con compañeros que no pertenecen a nuestro mismo ámbito.
El desafío de simplificar
Una vez, un miembro de la facultad de Caltech le pidió a Richard Feynman, Premio Nobel en Física, que preparara una charla para los estudiantes de primer año. El tema de la charla debía ser una de las propiedades estadísticas de las partículas. Feynman accedió a hacerlo. Sin embargo, unos días más tarde, se disculpó diciendo lo siguiente: “Siento no poder hacer esta conferencia, no lo puedo reducir al nivel de los estudiantes de primer año y eso significa que no lo entendemos”.
Oraciones claras y concisas
Cuando queremos transmitir una idea o explicar cómo será una funcionalidad, es preferible utilizar oraciones cortas, concisas y fáciles de entender. Esto facilita el proceso de desglosar la información, similar a elaborar una lista de la compra.
Evitar errores costosos
Una escritura clara y precisa facilita la simplificación de conceptos complejos en términos más simples y accesibles. Y permite que todos los miembros del equipo comprendan completamente lo que planeamos hacer. Incluso aquellos que no comparten nuestros conocimientos.
Esto nos ayuda a prevenir errores y malentendidos al definir una funcionalidad, describir una tarea, realizar un diseño o implementar una sección del proyecto. Cuando las ideas básicas no se comunican claramente, el riesgo de perder información o interpretarla incorrectamente aumenta significativamente. Esto puede llevar al temido retrabajo, retrasos en las entregas o la pérdida de confianza del cliente en las primeras etapas del proyecto.
Comunicación efectiva con todas las partes interesadas
Esta habilidad no solo es esencial para comunicarse con colegas, sino también para expresar claramente ideas ante el cliente, supervisores del proyecto y otros stakeholders involucrados. Una comunicación escrita efectiva agiliza la descripción de problemas, la propuesta de soluciones y la documentación de los desarrollos. Lo que facilita la obtención rápida de un consenso entre todas las partes interesadas.
En resumen, la habilidad de comunicar efectivamente ideas técnicas a través de la escritura es un pilar fundamental. Esto mejora nuestra comunicación interna y externa, y previene errores que pueden surgir durante la documentación. El resultado es una mejora significativa en la eficiencia y calidad de nuestro trabajo.
Documentación y registro de proyectos
La documentación y el registro de proyectos son pilares fundamentales en el ámbito de la ingeniería. En esta sección, exploraremos su importancia y cómo la escritura efectiva desempeña un rol esencial en cada etapa.
Registros Detallados: La Base del Éxito
Una de las principales labores de un ingeniero es la generación de documentación y de registros referentes a un proyecto. Y, por supuesto, la escritura desempeña un papel esencial en su éxito o fracaso.
Como ingenieros, estamos casi obligados a llevar un registro actualizado de nuestras actividades, con mayor o menor detalle. Esto incluye reuniones en las que hay que generar briefings, registrar decisiones de cambios en el diseño, detallar especificaciones y descripción de planes de prueba. Es esencial que estas comunicaciones sean comprensibles y que las ideas principales se puedan extraer de una sola lectura.
Claridad en la Comunicación Escrita
Cada decisión tomada en relación con un proyecto debe ser debidamente registrada. Esto se puede hacer en el historial de cambios del documento de descripción del proyecto, en los comentarios de las tareas en Jira o en correos electrónicos. La habilidad de escritura desempeña un papel crucial, ya que facilita la comprensión de estas decisiones. Así, la evaluación de su corrección se convierte en un proceso prácticamente automático.
No solo nos dedicamos a generar documentación, sino a recopilar datos que puedan llegar a ser algo engorrosos. En una prueba de laboratorio de física o en un informe de rendimiento de una máquina se generan una cantidad ingente de datos numéricos. Estos datos no son para nada amigables con el lector, ya que pueden ser difíciles de interpretar o comparar.
Aprovechando lo Visual
Cuando hablamos de escribir de forma eficiente, no solo nos referimos a poner una secuencia de palabras con más o menos sentido. También nos referimos a saber decorar esta información con elementos que no tienen por qué ser necesariamente otras palabras, como:
- Un gráfico
- Unos datos numéricos
- Una tabla
Estos elementos pueden esquematizar una idea mejor que un texto de tres páginas muy bien escrito, pero poco gráfico. Un informe escrito y bien documentado con soportes visuales permite una evaluación más profunda y precisa de los datos. Y esto contribuye en gran parte a la toma de decisiones correctas y a la mejora continua del proyecto.
Cumplimiento Normativo: Más Allá de las Palabras
Hay muchos sectores, como el sector farmacéutico, en el que la escritura es fundamental. Dad que hay que documentar que todos los procesos que se realizan cumplen con los estándares y las regulaciones vigentes. Como ingenieros, hemos de ser capaces de:
- Leer este tipo de documentación
- Describir de forma efectiva los distintos procesos de pruebas y comprobaciones
- Cumplir los objetivos legales para dar por concluido un proyecto
Puesto que estos documentos se utilizan en auditorías y revisiones llevadas por organismos regulativos, la correcta generación de informes legibles contribuye en el éxito del proyecto.
Preservación del Conocimiento
El objetivo de la documentación es evitar que el conocimiento de un ingeniero se pierda si abandona el proyecto. Esto puede ocurrir con temas como:
- Los detalles de un desarrollo
- Los scripts para solucionar algunas incidencias
En un futuro, el proyecto podría cambiar de manos, y el nuevo equipo ha de recuperar el conocimiento fácilmente. Así, podrá comprender el proyecto y seguir con los desarrollos evolutivos y las fases de mantenimiento en el menor tiempo posible.
La escritura efectiva es necesaria a nivel técnico y de gestión. Una documentación bien escrita contribuye a:
- Mejorar la gestión
- Aumentar la calidad del proyecto
- Contribuir en el proceso de todas las fases del ciclo de vida del desarrollo
Definición de una propuesta de proyecto
Una de las etapas críticas, en la que la escritura juega un papel fundamental en su éxito, es la presentación de la propuesta de un proyecto. Si esta se transmite de forma persuasiva y convincente, puede resultar en el triunfo del proyecto frente a otras opciones. Para ello, las propuestas deben destacar los aspectos técnicos del proyecto, sus ventajas frente a otras posibilidades y, sobre todo, mostrar argumentos sólidos de por qué nuestra opción es más beneficiosa para el cliente que otras propuestas. Por esto, es totalmente necesario escribir de forma que fundamentemos nuestros argumentos.
Para apoyar nuestro proyecto con datos sobre el presupuesto, necesitamos muchas cifras y tablas. Estas permiten ver de un solo vistazo el recurso invertido en el proyecto. Como toda propuesta, debe incluir una sección de riesgos, con sus razones y estrategias. El cliente debe conocer estos datos, entenderlos y saber que se pueden mitigar y solucionar. Así, el equipo de ingenieros debe transmitir los detalles técnicos de forma entendible.
Una vez obtenido el permiso y los fondos para iniciar el proyecto, hay que comunicarse con el cliente. El equipo de desarrollo debe transmitir los avances en las fases, con alguna metodología ágil o en las sesiones de briefing. Para eso, se puede usar documentación visual, como presentaciones o informes simplificados.
Cómo Mejorar tus Habilidades de Comunicación Escrita
Tras haber enumerado los pilares en los que se basa la necesidad que tenemos como ingenieros de mejorar nuestra capacidad de comunicarnos de forma escrita, vamos a detallar algunas técnicas. Estas técnicas nos serán de gran ayuda en nuestro proceso de mejora.
Leer de forma constante
Citando a Stephen King, “si quieres ser escritor debes hacer dos cosas: leer mucho y escribir mucho”. Esto nos ayudará a ver patrones en la escritura entre varios autores distintos y entender las convenciones de escritura en diferentes géneros. Además, no solo es necesario leer artículos relacionados con nuestro campo de estudio, sino que explorar distintos tipos de narrativas enriquecerá nuestro vocabulario.
Escribir de forma regular
Siguiendo la cita de Stephen King, se mejora la capacidad de escribir practicando. Hay varias formas de hacerlo: llevar un diario personal, escribir un blog, o participar en foros de debate. Cuanto más escribamos antes desarrollaremos un estilo propio y ganaremos mas confianza en nuestras palabras.
Revisar nuestros textos
Antes de enviar un mensaje, es importante acostumbrarnos a leerlo y asegurarnos de que sea comprensible. A menudo, escribimos mensajes mientras realizamos múltiples tareas simultáneamente, lo que puede llevar a una redacción inconsciente. Un buen ejercicio es escribir un mensaje y volverlo a redactar para ver si se sigue entendiendo. Si somos capaces de redactarlo varias veces y se entiende en todas las ocasiones, significa que hemos interiorizado la información y la comprendemos a fondo.
Buscar feedback
Una fuente de mejora continua es ver cómo se comunican nuestros compañeros. ¿Qué hacen ellos que no hagamos nosotros? ¿Qué hacemos nosotros que no hacen ellos? ¿Siempre nos entendemos a la hora de comunicarnos? ¿Qué puedo hacer para entenderlos y que me entiendan mejor? Estas preguntas van a hacer que nuestra capacidad de expresión mejore exponencialmente.
La Comunicación Escrita: La Competencia Clave para los Ingenieros
En resumen, la comunicación escrita es una competencia esencial para los ingenieros. Mejorar estas habilidades puede tener un impacto significativo en la eficiencia y calidad de los proyectos de ingeniería. Al dominar la comunicación escrita, los ingenieros pueden: transmitir sus ideas técnicas de manera efectiva y contribuir al éxito de sus proyectos.
Esperamos que estos tips os ayuden a mejorar vuestra capacidad de comunicación escrita.