​​Desbloqueando el potencial de los Microsoft Copilots

El pasado 14 de diciembre de 2023 llevamos a cabo un webinar llamado “Desbloqueando el potencial de los Microsoft Copilots”. Puedes ver la grabación del mismo aquí (en español)

En el webinar, hablamos de un tema de rabiosa actualidad como es la Inteligencia Artificial, pero desde un punto de vista muy tangible. Y es que Microsoft está lanzando unos productos de Inteligencia Artificial llamados Copilots, especialmente al calor de su inversión en Open AI, que es la empresa que está detrás de ChatGPT. 

Ia Generativa

El concepto de Inteligencia Artificial nace sobre 1950 con la llegada del primer ordenador digital. Este hito despertó el interés de cientificos e investigadores con el objetivo de generar una Inteligencia Artificial. En esta primera etapa, los inconvenientes eran enormes, sobretodo por la poca capacidad de procesamiento y la falta de inversión. 

Ya en la siguiente década, se consigue generar el primer programa de procesamiento del lenguage natural. ELIZA fue probablemente el primer chatbot creado en 1966 que simulaba hablar con un terapeuta. A partir de este hito es cuando aumenta el interés por la Inteligencia Artificial y con esto las inversiones en este campo. 

El gran salto evolutivo comienza en 2010 con la llegada de las infraestructuras Cloud y es cuando empresas como OpenAI consiguen crear su algoritmo de Inteligencia Artificial llamado GPT a partir de redes neuronales artificiales. 

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A partir de aquí nacen aplicaciones como ChatGPT, la aplicación que el público mayormente conoce y que ha sido una revolución al acercar por primera vez la Inteligencia Artificial a las masas. Esta aplicación nos permite conversar libremente y realizar consultas de todo tipo. Por otro lado, también tenemos modelos como Dall-E para generar imágenes, soportado internamente por los mismos algoritmos de Inteligencia Artificial que usa ChatGPT (GPT3, GPT3 Turbo y GPT4, siendo esta última la versión más actual y avanzada). 

En la actualidad, disponemos de sistemas de Inteligencia Artificial capacitados con información recopilada de la red y especializados en funciones más precisas. Esto posibilita la generación de contenido escrito, visual y auditivo a partir de instrucciones o datos preexistentes.

Microsoft en la IA 

Gracias a su alianza, Microsoft ha integrado los algoritmos más avanzados de OpenAI en todos sus productos para el ámbito profesional.  

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El primer producto lanzado por Microsoft es Bing Chat Enterprise (cuyo nombre a partir del 1 de diciembre de 2023 ha cambiado a Microsoft Copilot) y, además, se han lanzado Copilots específicos para aplicaciones de Microsoft 365 y de Dynamics 365.  

Para entendernos, Copilot es el ChatGPT conectado a Internet de Microsoft. 

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot, nuestro compañero de Inteligencia Artificial, agiliza tareas diarias, brindando numerosas posibilidades para ahorrar tiempo de manera significativa.

Estamos acostumbrados a buscar en internet con palabras clave y obtener páginas de enlaces. Ahora, podemos chatear en un lenguaje conversacional para obtener respuestas detalladas y personalizadas de Internet: 

Desbloqueando el potencial de los Microsoft Copilot_Microsoft Copilot_Itequia

Podemos obtener respuestas que conectan datos u obtener respuestas nuevas que no se han escrito antes. Por eso, el chat de Inteligencia Artificial se suele llamar “Inteligencia Artificial generativa”: produce respuestas en lugar de enlaces.​ 

El chat es la nueva forma de “buscar en Internet”. En pocas palabras, el chat con Inteligencia Artificial da respuestas personalizadas. 

Empezar a utilizar Microsoft Copilot

Para empezar a utilizar Microsoft Copilot debemos: 

  1. Habilitar Microsoft Copilot a nivel de nuestro tenant de Microsoft.​ 
  1. Acceder con una cuenta profesional.​ 
  1. Navegar a www.Bing.com/chat en vuestro navegador favorito (es compatible con Chrome y Edge).​ 
  1. Asegúrate de acceder con una cuenta profesional. Esto se indica con la etiqueta “Protected” en la esquina superior derecha del navegador. Precaución: si no se accede con una cuenta, los datos no estarán protegidos. 
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Interactuar con Microsoft Copilot

Para empezar a interactuar con Microsoft Copilot, debemos lanzarle prompts. Un prompt es la pregunta o instrucción introducida en el cuadro de texto. El Copilot responderá según el contenido del prompt.

La búsqueda clásica se basa en usar palabras clave para obtener una lista de fuentes. En este caso, el chat con Copilot se basa en el uso de preguntas o afirmaciones detalladas. El objetivo es generar una respuesta personalizada para ti.

Podemos usar un lenguaje natural, no hacemos falta descomponer una frase en palabras clave. De todas formas, se deben seguir pautas para mejorar la efectividad de los prompts. Aquí hay algunas, como se muestra en la lista siguiente:

Desbloqueando el potencial de los Microsoft Copilot_Microsoft Copilot Prompts_Itequia

Los Prompts

Por último, a continuación se muestra una serie de ejemplos de prompts muy útiles en nuestro trabajo diario: 

Cuando durante tu día…Intenta esto:
Has encontrado varios artículos interesantes y quieres entenderlos rápido“Resume este contenido”
Has recogido ideas de diferentes páginas web y quieres escribirlas en un informe o correo electrónico“Escribe un correo basado en los siguientes datos”
No encuentras imágenes para tu presentación o documentos“Crea una imagen como esta…”
Has encoentrado blogs o videos de los que te interesa aprender algo nuevo y quieres hacer preguntas sobre ellos“Explica esto…” o “Qué quiere decir…”
Tienes varios artículos con distintas perspectivas sobre un tema y no puedes tomar una decisión“Compara estas dos opciones en una tabla” o “Dame los Pros y Contras sobre estas dos opciones”

Microsoft 365 Copilot 

Podemos imaginar a Microsoft 365 Copilot como un asistente con tecnología de IA integrado con las aplicaciones y servicios de Microsoft Graph y Microsoft 365. 

A continuación se enumeran algunas capacidades de este Copilot para las 5 aplicaciones más usadas de Microsoft 365: 

En Teams 

  • Resumir temas que se han comentado en una reunión.​ 
  • Resumir opiniones que han dado los participantes en una reunión.​ 
  • Crear pros y contras sobre temas discutidos en una reunión.​ 
  • Respuestas sobre preguntas concretas como, ¿Qué decisiones se han tomado en la reunión?​ 
  • Crear preguntas para hacer una lluvia de ideas. 

En Outlook 

  • Crear borradores de correos.​ 
  • Traducir emails.​ 
  • Hacer resúmenes de largos hilos de emails.​ 
  • Funcionalidad de seguir una reunión a la que no podemos asistir. Nos notifica las conclusiones mediante un resumen.

En Excel 

  • Revisar, filtrar, formatear, ordenar o incluso editar datos mediante prompts.​ 
  • Añadir formato condicional con prompts.​ 
  • Crear gráficas a partir de la información mediante prompts.​ 
  • Visualizar ideas clave sobre el documento. 

En Word 

  • Extraer de un documento la información clave.​ 
  • Regenerar un documento a partir de nuevas prompts.​ 
  • Reescribir solo partes del documento que no nos convencen.​ 
  • Crear documentos basados en otros documentos. 

En PowerPoint 

  • Identificar puntos claves en una presentación.​ 
  • Mejorar el impacto de lo que estamos contando organizando las secciones.​ 
  • Crear presentaciones a partir de documentos y prompts.​ 
  • Dar consistencia de formato e imágenes. 

Dynamics 365 Copilot

Al igual que en Microsoft 365, Microsoft lanzó Copilots integrados con Dynamics 365.

A continuación enumeramos algunas capacidades en Dynamics 365 Sales y Customer Service.

En Dynamics 365 Sales

  • Resumen de hilos de correo electrónico de ventas con “Guardar en CRM”. 
  • Generación de correo electrónico de ventas mediante el uso de IA. 
  • Preparación de reuniones de ventas utilizando resúmenes de CRM. 
  • Uso de IA en reuniones de Teams. 
  • Análisis de sentimiento de los participantes de una reunión. 

En Dynamics 365 Customer Service

  • Formular preguntas.​ 
  • Borradores de correo electrónico.​ 
  • Generar una respuesta de chat. 
  • Resumir casos y conversaciones. 

Prepara tu tenant de Microsoft para la llegada de los Copilots

A continuación se muestran los requisitos minímos para poder acceder a los distintos Copilots comentados: 

ProductoRequisitos mínimos 
Microsoft Copilot Tener licencias para Microsoft 365 E3, E5, F3, A3 o A5 para profesores, Business Standard o Business Premium. ​ Activar Copilot en el Tenant. ​ 
Dynamics 365 Copilot Tener Licencias Dynamics 365 Sales Premium o Dynamics 365 Sales Enterprise para Sales y Dynamics 365 Customer Service Enterprise para Customer Service.​ Activar Copilot en el Tenant y permitir el procesado de datos fuera de nuestra región geográfica.​ 
Microsoft 365 Copilot Tener 300 o más licencias de Microsoft 365 E3 o E5. ​ Tener 300 o más licencias Microsoft 365 Copilot, una por cada licencia E3 o E5. ​  Versiones últimas y actualizadas de las aplicaciones Microsoft 365 de escritorio.​ Permitir las experiencias conectadas en la configuración de privacidad de Microsoft 365.​ Cada usuario necesitará  una cuenta basada en Microsoft Entra. ​ Para usarlo con OneDrive, Microsoft Loop o Whiteboard estos han de estar activados en el Tenant.​ Por el momento, solo disponible con EA (Enterprise Agreement). 

Por otro lado, consideramos especialmente importante usar OneDrive para guardar cualquier archivo de trabajo. ​OneDrive permite tener la seguridad de no perder archivos en caso de problemas con nuestro ordenador y de tener siempre todo el trabajo disponible en la nube. ​​ 

El buen uso de OneDrive permite que Microsft 365 Copilot pueda analizar todo el trabajo hecho por el usuario y dar mejores respuestas.  

Oversharing y Microsoft Purview 

Antes de usar Microsoft 365 Copilot, asegúrate de configurar correctamente permisos y etiquetas en el Tenant. Configuraciones incorrectas pueden causar “Oversharing”, exponiendo información confidencial a usuarios no autorizados, como el salario del Director Comercial al ser consultado por un empleado. Controla la información para evitar problemas.

Es recomendable usar Microsoft Purview para realizar una configuración correcta del Tenant. Microsoft Purview es un producto que permite añadir etiquetas de clasificación de contenido (Microsoft 365 Copilot respeta y hereda las etiquetas y los permisos asignados).​ 

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Conclusiones

En Itequia, consideramos crucial posicionarse en un mundo en constante avance. Para potenciar la productividad, es esencial dominar el uso eficiente de los Microsoft Copilots y aprovechar al máximo sus capacidades sin perder detalle.

En Itequia, capacitamos a tus equipos en el uso de estas nuevas herramientas. Les ayudamos a comprender el alcance de los Copilots, las sinergias que pueden lograr en su rutina diaria y a crear prompts efectivos.

Ofrecemos asesoramiento previo para preparar tu infraestructura (tenant) y comenzar con los Microsoft Copilots de manera segura. Implementar el Copilot no solo implica comprar licencias, sino también revisar los permisos de tu información. Estamos aquí para ayudarte en cada paso. Cuidado con los datos confidenciales. 

Si quieres que te ayudemos, puedes contactarnos a través del correo hello@itequia.com o a través de la sección contacto de nuestra web

Nico García Fernández – Senior Product Owner at Itequia