Cómo gestionar tus documentos desde SharePoint Online
En nuestro artículo Traducción automática de páginas de SharePoint con Azure , ya comentamos cómo configurar SharePoint para ayudarnos a traducir documentos automáticamente. Sobra decir que SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft para la gestión documental y el trabajo en equipo. Incluye funciones de colaboración, métodos para automatizar procesos y búsqueda, y una plataforma de administración de documentos.
Empleando la entrega de permisos para los accesos, permite:
- Almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo.
- Acceder a dicha información rápidamente y de manera segura.
- Controlar las versiones de un mismo documento.
- Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en SharePoint.
- Proteger el contenido confidencial con permisos a nivel de documento.
- Acceder a documentos sin conexión a internet.
Igualmente, cuenta con otras funcionalidades para el trabajo en equipo como:
- Creación de espacios o sitios web para trabajar en grupo, colaborar y compartir contenidos.
- Organización del trabajo mediante calendarios, tareas asociadas a usuarios, etc.
- Extranet para compartir archivos de gran tamaño.
- Colaboración y comunicación online entre equipos.
- Actualizaciones de estado e información detallada personal con compañeros de trabajo.
- Mantener a los equipos sincronizados.
- Mantenerse al día de la información y las noticias de la institución.
- Comunicación en tiempo real con los compañeros.
En el presente artículo iremos abordando los siguientes puntos:
- Qué es una biblioteca de documentos en SharePoint Online
- Primer paso: crear una Biblioteca de documentos
- Cómo administrar el menú superior en la Biblioteca de documentos
- Cómo puedo visualizar una Biblioteca de documentos
- Cómo añadir columnas con más información
- Cómo navegar dentro de cada nivel y sub nivel
- Qué acciones puedo realizar sobre una carpeta o archivo
- Cómo activar el Control de versiones para una Biblioteca de documentos
- Cómo administrar quién accede a qué en una Biblioteca de documentos
- Cómo eliminar una biblioteca de documentos de SharePoint
- Por qué debería utilizar SharePoint Online para mis documentos
¿Qué es una biblioteca de documentos en SharePoint Online?
Antes de empezar, es importante que entiendas algunos conceptos de SharePoint Online, como su método de almacenamiento. La unidad base, las bibliotecas de documentos, son un lugar seguro de alojamiento, creación y actualización de archivos, tales como: Word, Excel, Imágenes, etc. Además, se pueden compartir con otros miembros del equipo, trabajar en ellos en conjunto y acceder desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
Se asemeja mucho al servicio de Microsoft OneDrive. La principal diferencia es que OneDrive está pensado para uso personal, y SharePoint está ideado para almacenar archivos en equipo.
Las bibliotecas de documentos se crean dentro del Sitio de grupos de SharePoint. Por defecto, este sitio incluye una biblioteca de documentos, pero se pueden crear tantas como sea necesario.
Cada biblioteca de documentos presenta una lista de archivos, carpetas e información importante (por ejemplo: quién creó o quien modificó por última vez un archivo).
En una biblioteca de documentos, se pueden realizar las siguientes acciones:
- Agregar, descargar, editar y eliminar un archivo.
- Controlar quién tiene acceso a una biblioteca o un archivo concreto.
- Trazar la actividad de un archivo.
- Compartir archivos o carpetas.
- Crear vínculos de acceso rápido a la biblioteca.
- Crear columnas de metadatos administradas, lo que te permite controlar la información que los usuarios pueden escribir en una columna.
Primer paso: crear una Biblioteca de documentos
En la parte superior izquierda de la página de contenidos sitio se encuentra la barra de opciones. Al pulsar en Nuevo y seleccionar Biblioteca de documentos, en la ventana de Crear biblioteca de documentos deberemos escribir un nombre y agregar una descripción opcional.
Tenemos 3 elementos diferenciales:
- La barra de menús en la parte superior: los botones cambian según el elemento seleccionado (carpetas, archivos, etc).
- La ruta del elemento: el título “Ficheros” no es un título sino una ruta, que nos servirá para navegar por el árbol de carpetas.
- Lista de elementos: con columnas personalizables y distintos tipos de visualización.
- Franja del elemento
- Icono de selección
- Columna de los iconos
- Nombre del archivo
- Compartir (aparece al clicar sobre el archivo)
- Menú (aparece al clicar sobre el archivo)
- Columnas por defecto (Modificar; Modificado por)
- Agregar columna
Cómo administrar el menú superior en la Biblioteca de documentos
Tras crear una biblioteca de documentos se puede añadir contenido, ya sea creándolo desde cero o cargándolo desde el ordenador. Además, se puede sincronizar con el servicio OneDrive.
En Nuevo se puede crear desde una carpeta a documentos de Office 365 hasta un vínculo a un elemento determinado que se encuentra fuera de la biblioteca de documentos.
Desde Cargar puedes publicar archivos o carpetas guardadas en el equipo. Basta con pulsa en su botón homónimo en la parte superior de la biblioteca de documentos y seleccionar archivos o una carpeta.
La opción Edición rápida muestra la lista de archivos cargados en formato tabla. Para salir de esta vista, pulsa en Salir de la edición rápida.
Además, SharePoint nos ofrece otras opciones:
- Exportar a Excel: exporta la lista de documentos en un archivo Excel.
- Power Apps: genera aplicaciones mediante Power Studio.
- Automatización: genera flujos de automatización mediante Power Automate.
- Avisos: configura alertas para estar al tanto de los cambios en los elementos.
- Administrar alertas: gestiona todas las alertas creadas en el sitio.
- Filtros: pinchando en el icono de filtros, accedemos a diferentes filtros de visualización.
- Ordenación: ordena la lista de forma ascendente o descendente por columna.
- Información: en el elemento seleccionado, permite ver la actividad sobre el archivo y también administrar los permisos de acceso.
- Todos los documentos: este pulsador abre un menú con las opciones mostradas en la imagen inferior.
¿Cómo puedo visualizar una Biblioteca de documentos?
En la parte superior de la página puedes cambiar la vista de la biblioteca de documento entre la vista de lista o la de mosaicos, incluso puedes personalizar la vista y mostrar las columnas que desees.
- Lista: la vista por defecto en SharePoint Online.
- Lista compacta: un formato muy similar, pero con menos espacio entre elementos.
- Mosaicos: Se muestran las carpetas publicadas, organizadas en una matriz.
Añadir columnas con más información
Puedes agregar nuevas columnas para tener más información a primera vista, pinchando sobre + al final de la cabecera de Añadir columna.
Se puede acceder al Panel de detalles de un archivo concreto, de una carpeta o de un vínculo a una biblioteca de documentos para conocer las propiedades, quien tiene acceso, actividad reciente u otra información complementaria.
Cómo navegar dentro de cada nivel y sub nivel
Con un solo clic sobre el nombre, accedemos a la carpeta o abrimos el archivo. Si pinchamos en otro sitio de la franja que no sea: el nombre, el icono de compartición o las elipsis, lo que hacemos es seleccionar el elemento. Se puede seleccionar varios elementos para realizar acciones conjuntas sobre ellos (por ejemplo, descargarlos en nuestro equipo local).
La ruta del elemento sirve para movernos hacia atrás en el árbol de carpetas.
También se puede ver el panel de información haciendo clic en Detalles cuando se selecciona un archivo o carpeta.
¿Qué acciones puedo realizar sobre una carpeta o archivo?
Cuando se selecciona un archivo o carpeta se pueden realizar diferentes acciones sobre el mismo.
Si estás en la vista de lista, tienes que hacer clic sobre la elipsis que aparece junto al nombre o desde el menú superior.
Entre otras, te presentará estas opciones:
- Eliminar: los archivos o carpetas que se eliminan permanecerán durante 93 días en la Papelera de Reciclaje de forma predeterminada.
- Anclar a la parte superior: la carpeta o el archivo seleccionado aparecerá siempre destacado en la parte superior del listado. Muy útil cuando comenzamos a trabajar con listados largos de documentos.
- Cambiar de nombre: de archivos o carpetas.
- Mover a: mueve los archivos y carpetas dentro de la biblioteca o a otros sitios de SharePoint, incluso a OneDrive.
Si se trata de un archivo, también tendrás:
- Abrir: en el explorador (Servicios online de Office) o en nuestro Office local.
- Historial de versiones: cada vez que modificamos un archivo, se guarda una nueva versión de este si tenemos habilitado el control de versiones.
Si empleamos SharePoint Framework junto a un modelo de elementos Web y páginas, se pueden crear acciones customizadas para los elementos de una lista o biblioteca de documentos.
Activar el Control de versiones para una Biblioteca de documentos
Habilitar el control de versiones en una biblioteca de documentos te permite tener una trazabilidad cronológica de los documentos y recuperar versiones antiguas si fuera necesario.
Cuando lo habilites y configures, podrás conservar las distintas versiones de un documento cada vez que se realiza una modificación. Además, puedes dar acceso a todas las versionas a toda la organización o a determinados usuarios.
Para ello, haz clic en Configuración y seguidamente ve a Configuración de la biblioteca.
En Configuración de la biblioteca pulsa sobre la opción Configuración de versiones
Una vez habilitado el control de versiones, se puede acceder al historial de versiones de un documento seleccionado.
Administra quién accede a qué en una Biblioteca de documentos
Para poder configurar los permisos de acceso se necesita tener el rol de administrador o propietario de una biblioteca de documentos.
De forma predeterminada, todas las bibliotecas de una colección de sitios heredan la configuración de permisos del sitio que está directamente por encima de ellas en la jerarquía de sitios. A nivel de la biblioteca de documentos, podemos personalizar esos permisos para cada elemento, y estos serán heredados a su vez por todos los que “cuelguen” de él.
Existen varias maneras de administrar los permisos:
- Podemos administrar los permisos de una biblioteca de documentos dirigiéndonos a Configuración de la biblioteca. Una vez allí, seleccionamos la opción de Permisos para esta biblioteca de documentos.
- También puedes seleccionar un elemento y acceder a la gestión de permisos mediante su menú o el icono de Información del menú superior.
- Al hacerlo, aparece un panel en el lateral derecho:
El botón Dejar de compartir sólo aparece cuando el elemento ha sido compartido alguna vez y elimina todos los accesos, excepto para los propietarios.
En la parte superior vemos los vínculos creados con el botón Copiar. También tenemos un botón Comparte. Los 3 puntos abren otro panel donde podemos borrar el vínculo y configurar con quien compartirlo.
En la parte titulada Acceso directo se listan los grupos o personas que ya tienen acceso. Clicando en la flecha podemos cambiar el tipo de acceso.
Eliminar una biblioteca de documentos de SharePoint
Al eliminar una biblioteca, se eliminan los metadatos de los documentos, el historial de versiones, su configuración y los niveles de permisos específicos definidos dentro de ella.
Para eliminar una biblioteca de documentos hay que dirigirse a la Configuración de la biblioteca. Una vez allí, seleccionar la opción Permisos y administración y clicar en Eliminar esta biblioteca de documentos.
Si eliminas una biblioteca por accidente o cambias de opinión, dependiendo de cómo esté configurado el sitio, puedes restaurarla desde la Papelera de reciclaje.
Los elementos eliminados se conservan en las papeleras de reciclaje durante un tiempo determinado. En SharePoint, el tiempo de retención es de 93 días. Comienza cuando elimina el elemento de su ubicación original. Al eliminar el elemento de la papelera de reciclaje del sitio, se incluye en la papelera de reciclaje de la colección de sitios. Permanece allí durante el resto de los 93 días y, a continuación, se elimina de forma permanente.
Puede restaurar una biblioteca, un archivo o una versión de un archivo a su ubicación original, siempre que aún no haya eliminado su elemento primario. No se puede restaurar un archivo si se ha eliminado la biblioteca a la que pertenecía. Primero debe restaurar la biblioteca y, a continuación, restaurar el archivo a la biblioteca.
¿Por qué debería utilizar SharePoint Online para mis documentos?
Hace muchos años que empezamos a perder la costumbre de mantener miles y miles de ficheros físicos con cientos y cientos de documentos diferentes impresos. SharePoint Online es la evolución de todo ese proceso, pero mucho más cómodo. Sin necesidad de imprimir y montar una estantería o tener que organizarse demasiado para controlar los cambios en un solo documento.
En definitiva, es importante aprender a emplear SharePoint Online, y a dominar todas sus características y herramientas porque simplemente es el siguiente paso hacia la digitalización de tu empresa (algo cada vez más necesario) y, a la vez, es simplemente una “simulación” de algo que llevas haciendo toda tu vida laboral.