En nuestro artículo Traducción automática de páginas de SharePoint con Azure , ya comentamos cómo configurar SharePoint para ayudarnos a traducir documentos automáticamente. Sobra decir que SharePoint es una herramienta diseñada por Microsoft para la gestión documental y el trabajo en equipo. Incluye funciones de colaboración, métodos para automatizar procesos y búsqueda, y una plataforma de administración de documentos.
Empleando la entrega de permisos para los accesos, permite:
Igualmente, cuenta con otras funcionalidades para el trabajo en equipo como:
Antes de empezar, es importante que entiendas algunos conceptos de SharePoint Online, como su método de almacenamiento. La unidad base, las bibliotecas de documentos, son un lugar seguro de alojamiento, creación y actualización de archivos, tales como: Word, Excel, Imágenes, etc. Además, se pueden compartir con otros miembros del equipo, trabajar en ellos en conjunto y acceder desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
Se asemeja mucho al servicio de Microsoft OneDrive. La principal diferencia es que OneDrive está pensado para uso personal, y SharePoint está ideado para almacenar archivos en equipo.
Las bibliotecas de documentos se crean dentro del Sitio de grupos de SharePoint. Por defecto, este sitio incluye una biblioteca de documentos, pero se pueden crear tantas como sea necesario.
Cada biblioteca de documentos presenta una lista de archivos, carpetas e información importante (por ejemplo: quién creó o quien modificó por última vez un archivo).
En una biblioteca de documentos, se pueden realizar las siguientes acciones:
En la parte superior izquierda de la página de contenidos sitio se encuentra la barra de opciones. Al pulsar en Nuevo y seleccionar Biblioteca de documentos, en la ventana de Crear biblioteca de documentos deberemos escribir un nombre y agregar una descripción opcional.
Tenemos 3 elementos diferenciales:
Tras crear una biblioteca de documentos se puede añadir contenido, ya sea creándolo desde cero o cargándolo desde el ordenador. Además, se puede sincronizar con el servicio OneDrive.
En Nuevo se puede crear desde una carpeta a documentos de Office 365 hasta un vínculo a un elemento determinado que se encuentra fuera de la biblioteca de documentos.
Desde Cargar puedes publicar archivos o carpetas guardadas en el equipo. Basta con pulsa en su botón homónimo en la parte superior de la biblioteca de documentos y seleccionar archivos o una carpeta.
La opción Edición rápida muestra la lista de archivos cargados en formato tabla. Para salir de esta vista, pulsa en Salir de la edición rápida.
Además, SharePoint nos ofrece otras opciones:
En la parte superior de la página puedes cambiar la vista de la biblioteca de documento entre la vista de lista o la de mosaicos, incluso puedes personalizar la vista y mostrar las columnas que desees.
Puedes agregar nuevas columnas para tener más información a primera vista, pinchando sobre + al final de la cabecera de Añadir columna.
Se puede acceder al Panel de detalles de un archivo concreto, de una carpeta o de un vínculo a una biblioteca de documentos para conocer las propiedades, quien tiene acceso, actividad reciente u otra información complementaria.
Con un solo clic sobre el nombre, accedemos a la carpeta o abrimos el archivo. Si pinchamos en otro sitio de la franja que no sea: el nombre, el icono de compartición o las elipsis, lo que hacemos es seleccionar el elemento. Se puede seleccionar varios elementos para realizar acciones conjuntas sobre ellos (por ejemplo, descargarlos en nuestro equipo local).
La ruta del elemento sirve para movernos hacia atrás en el árbol de carpetas.
También se puede ver el panel de información haciendo clic en Detalles cuando se selecciona un archivo o carpeta.
Cuando se selecciona un archivo o carpeta se pueden realizar diferentes acciones sobre el mismo.
Si estás en la vista de lista, tienes que hacer clic sobre la elipsis que aparece junto al nombre o desde el menú superior.
Entre otras, te presentará estas opciones:
Si se trata de un archivo, también tendrás:
Si empleamos SharePoint Framework junto a un modelo de elementos Web y páginas, se pueden crear acciones customizadas para los elementos de una lista o biblioteca de documentos.
Habilitar el control de versiones en una biblioteca de documentos te permite tener una trazabilidad cronológica de los documentos y recuperar versiones antiguas si fuera necesario.
Cuando lo habilites y configures, podrás conservar las distintas versiones de un documento cada vez que se realiza una modificación. Además, puedes dar acceso a todas las versionas a toda la organización o a determinados usuarios.
Para ello, haz clic en Configuración y seguidamente ve a Configuración de la biblioteca.
En Configuración de la biblioteca pulsa sobre la opción Configuración de versiones
Una vez habilitado el control de versiones, se puede acceder al historial de versiones de un documento seleccionado.
Para poder configurar los permisos de acceso se necesita tener el rol de administrador o propietario de una biblioteca de documentos.
De forma predeterminada, todas las bibliotecas de una colección de sitios heredan la configuración de permisos del sitio que está directamente por encima de ellas en la jerarquía de sitios. A nivel de la biblioteca de documentos, podemos personalizar esos permisos para cada elemento, y estos serán heredados a su vez por todos los que “cuelguen” de él.
Existen varias maneras de administrar los permisos:
El botón Dejar de compartir sólo aparece cuando el elemento ha sido compartido alguna vez y elimina todos los accesos, excepto para los propietarios.
En la parte superior vemos los vínculos creados con el botón Copiar. También tenemos un botón Comparte. Los 3 puntos abren otro panel donde podemos borrar el vínculo y configurar con quien compartirlo.
En la parte titulada Acceso directo se listan los grupos o personas que ya tienen acceso. Clicando en la flecha podemos cambiar el tipo de acceso.
Al eliminar una biblioteca, se eliminan los metadatos de los documentos, el historial de versiones, su configuración y los niveles de permisos específicos definidos dentro de ella.
Para eliminar una biblioteca de documentos hay que dirigirse a la Configuración de la biblioteca. Una vez allí, seleccionar la opción Permisos y administración y clicar en Eliminar esta biblioteca de documentos.
Si eliminas una biblioteca por accidente o cambias de opinión, dependiendo de cómo esté configurado el sitio, puedes restaurarla desde la Papelera de reciclaje.
Los elementos eliminados se conservan en las papeleras de reciclaje durante un tiempo determinado. En SharePoint, el tiempo de retención es de 93 días. Comienza cuando elimina el elemento de su ubicación original. Al eliminar el elemento de la papelera de reciclaje del sitio, se incluye en la papelera de reciclaje de la colección de sitios. Permanece allí durante el resto de los 93 días y, a continuación, se elimina de forma permanente.
Puede restaurar una biblioteca, un archivo o una versión de un archivo a su ubicación original, siempre que aún no haya eliminado su elemento primario. No se puede restaurar un archivo si se ha eliminado la biblioteca a la que pertenecía. Primero debe restaurar la biblioteca y, a continuación, restaurar el archivo a la biblioteca.
Hace muchos años que empezamos a perder la costumbre de mantener miles y miles de ficheros físicos con cientos y cientos de documentos diferentes impresos. SharePoint Online es la evolución de todo ese proceso, pero mucho más cómodo. Sin necesidad de imprimir y montar una estantería o tener que organizarse demasiado para controlar los cambios en un solo documento.
En definitiva, es importante aprender a emplear SharePoint Online, y a dominar todas sus características y herramientas porque simplemente es el siguiente paso hacia la digitalización de tu empresa (algo cada vez más necesario) y, a la vez, es simplemente una “simulación” de algo que llevas haciendo toda tu vida laboral.