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Habilita SharePoint Embedded: Innovación en el Almacenamiento Documental

Habilita SharePoint Embedded, una solución de API diseñada para permitir a los desarrolladores integrar fácilmente el almacenamiento de documentos en cualquier aplicación, aprovechando la robustez y la flexibilidad de Microsoft 365. Al eliminar la necesidad de construir una infraestructura propia, esta poderosa API ofrece una forma eficiente de gestionar documentos y archivos en aplicaciones multiusuario.

Esta solución crea una partición de almacenamiento exclusiva dentro del inquilino de Microsoft 365 del consumidor. Así, la aplicación propietaria tiene acceso a los documentos. Además, introduce una entidad nueva llamada “Contenedor de almacenamiento de archivos” o simplemente “Contenedor”, que abstracta el almacenamiento de los documentos de la estructura tradicional de sitios y bibliotecas de SharePoint.

Ventajas del SharePoint Embedded

  1. Seguridad y Cumplimiento. Hereda las robustas características de seguridad y cumplimiento de Microsoft 365. Incluyendo cifrado de datos, prevención de pérdida de datos, etiquetado de sensibilidad y retención de registros. Los desarrolladores pueden controlar el acceso a los documentos mediante roles y permisos, y auditar las operaciones realizadas en los contenedores y documentos.
  2. Escalabilidad y Rendimiento. Al estar integrado con la nube de Microsoft, SharePoint Embedded se beneficia de la escalabilidad y el rendimiento ofrecidos por la infraestructura de Microsoft. Garantizando una alta disponibilidad y baja latencia en el acceso a los documentos. Además, los desarrolladores pueden optimizar el uso de recursos y el costo del almacenamiento mediante la configuración de límites de tamaño y políticas de ciclo de vida para contenedores y documentos.
  3. Experiencia de Usuario. Los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier dispositivo y aplicación y pueden sincronizarse con OneDrive. Además, tienen acceso a las capacidades de colaboración y coautoría de Office Online y Teams. Así como a funciones de búsqueda, vista previa, conversión y análisis de documentos.
  4. Coste y Simplicidad. Elimina la necesidad de crear y mantener una infraestructura de almacenamiento propia. Lo que reduce significativamente el coste y la complejidad de las aplicaciones. Además, simplifica el desarrollo y la gestión de las aplicaciones al proporcionar una API única y coherente para el acceso a los documentos.

¿Cómo funciona SharePoint Embedded?

SharePoint Embedded se basa en la arquitectura de Microsoft 365, compuesta por tres capas principales: identidad, servicio y datos.

  • Identidad. Utiliza Azure Active Directory (AAD) como proveedor de identidad para autenticar y autorizar usuarios y aplicaciones. Las aplicaciones deben registrarse en AAD y solicitar un permiso de aplicación específico para SharePoint Embedded.
  • Servicio. Emplea SharePoint Online como plataforma de servicio, exponiendo una API de SharePoint Embedded para la gestión de contenedores y una API de SharePoint o Graph para el acceso a los documentos.
  • Datos. Utiliza el almacenamiento de SharePoint Online como plataforma de datos, creando una partición de almacenamiento dentro del inquilino de Microsoft 365 del consumidor, donde solo la aplicación propietaria puede acceder a los documentos.

¿Cómo Empezar con SharePoint Embedded?

Para comenzar a utilizar SharePoint Embedded, los desarrolladores deben seguir estos pasos:

  1. Crear una aplicación registrada en Azure Active Directory que represente a la aplicación propietaria de los documentos.
  2. Solicitar un permiso de aplicación para SharePoint Embedded en el portal de Azure.
  3. Obtener un token de acceso para la aplicación utilizando el flujo de credenciales de cliente de OAuth 2.0.
  4. Llamar a la API de SharePoint Embedded para crear, leer, actualizar y eliminar contenedores y documentos.

Conclusión

SharePoint Embedded representa una solución innovadora que permite a los desarrolladores de aplicaciones integrar fácilmente el almacenamiento de documentos y archivos en cualquier aplicación. Aprovechando la robustez y la flexibilidad de la plataforma de Microsoft 365. Al eliminar la necesidad de infraestructura propia y ofrecer ventajas como seguridad, escalabilidad y experiencia de usuario mejorada, SharePoint Embedded se posiciona como una herramienta valiosa en el desarrollo de aplicaciones modernas y eficientes.

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Thelma Owusu – Functional Consultant at Itequia