La documentación: El secreto para optimizar procesos y evitar errores costosos
Imaginemos un equipo que se enfrenta a un proyecto resuelto en el pasado sin conocer su historia. La falta de conocimientos se convierte en un desafío complicado de superar. Si el equipo anterior hubiera dejado documentación registrada (cronogramas, planes, actas de reuniones, procesos, hojas de ruta), se habría tenido acceso a una valiosa fuente de conocimiento para resolver ese problema.
“El ser humano es el único animal capaz de tropezar dos veces con la misma piedra.”
Documentar evita la repetición de errores. Además de asegurar que futuras personas en la compañía no se enfrenten a los mismos problemas. La formación basada en el “boca a boca” es inefectiva y propaga información incompleta y prácticas defectuosas. Documentar registra los pasos de manera clara, permitiendo a todos comprender qué hacer, cuándo y cómo hacerlo.
La importancia de la documentación
La documentación no solo es un registro de procesos, sino que tiene un valor mucho más profundo. Al promover la documentación como parte de los valores de la empresa, cada decisión se convierte en una oportunidad de aprendizaje. Esto fomenta una mentalidad de crecimiento dentro del equipo y permite que todos comprendan las consecuencias de las elecciones pasadas y las consideraciones detrás de ellas. Como resultado, se convierten en mejores tomadores de decisiones.
Se trata de crear una cultura donde se construya una historia de crecimiento colectivo, no solo un producto. La documentación se presenta como una parte integral del trabajo, tan vital como escribir código. Al promoverla, se reconoce su importancia y se anima al equipo a verla como una herramienta valiosa para mejorar y adaptar los procesos.
La documentación consiste en llevar un registro de un proceso durante la ejecución de un proyecto o tarea. Su objetivo es aprender de la implementación para adaptar y mejorar la estrategia.
Una gestión proactiva y documentada de los procesos trae consigo una serie de beneficios:
Eliminar errores
La documentación de los requisitos y detalles del software ayuda a evitar errores costosos durante el proceso de desarrollo.
Por ejemplo, al documentar claramente los casos de prueba y los criterios de aceptación, se logra identificar y corregir errores antes de la implementación del software en producción. Esto evita fallos y garantiza la entrega de un producto de calidad.
Reducir el tiempo empleado en tareas
La amplia documentación de los patrones de diseño y las mejores prácticas de programación tiene beneficios significativos. Permite a los desarrolladores trabajar de manera más eficiente y efectiva.
Por ejemplo, al documentar el uso de un marco de desarrollo específico y proporcionar ejemplos de código reutilizable, se brinda a los desarrolladores la oportunidad de ahorrar tiempo. Ya no es necesario investigar y desarrollar soluciones desde cero, lo que mejora su eficiencia.
Disminuir costes de implementación y desarrollo
La documentación clara de la arquitectura del software y los componentes reutilizables tiene beneficios significativos. Ayuda a reducir los costes de implementación y desarrollo, optimizando así los recursos disponibles.
Por ejemplo, al documentar las interfaces y los servicios disponibles, se facilita la integración de otros equipos con el software existente. Esto evita la necesidad de desarrollar soluciones personalizadas, lo que ahorra tiempo y recursos valiosos.
Reducir los recursos asociados a las tareas
La documentación completa de los procesos de desarrollo y las pautas de codificación es clave. Facilita la asignación adecuada de recursos humanos y técnicos.
Por ejemplo, al documentar el flujo de trabajo y las responsabilidades del equipo, se evita la duplicación de esfuerzos y se optimiza el uso de los recursos disponibles.
Mejorar la eficiencia
La documentación actualizada de las herramientas y tecnologías utilizadas en el desarrollo de software tiene un impacto significativo. Permite a los equipos trabajar de manera más eficiente.
Por ejemplo, si se documentan los estándares de codificación, se facilita la colaboración entre desarrolladores. Además, al proporcionar directrices claras sobre el uso de bibliotecas y frameworks, se evitan incompatibilidades. Estas prácticas mejoran la productividad del equipo.
Mejorar la calidad del proyecto
La documentación profunda de los requisitos funcionales y no funcionales, junto con los casos de prueba y los informes de errores, desempeña un papel fundamental en la mejora de la calidad del software. Proporciona una base sólida para el desarrollo y permite una mayor precisión en la detección y corrección de problemas, asegurando así un producto de alta calidad.
Por ejemplo, al documentar los criterios de rendimiento y realizar pruebas de carga y estrés, se pueden detectar y solucionar problemas de rendimiento antes de entregar el software a los usuarios finales. Esto garantiza un rendimiento óptimo y una experiencia satisfactoria para los usuarios.
Estos ejemplos demuestran cómo la documentación adecuada en el desarrollo de software proporciona beneficios tangibles. Estos incluyen la reducción de errores, la mejora de la eficiencia y la optimización de los recursos. Todos estos factores contribuyen a la entrega de productos de alta calidad.
Cuando un procedimiento no está redactado adecuadamente puede traer una serie de desventajas en la documentación
Te contamos algunas de las causas más comunes de una mala documentación:
No explicar claramente el motivo o propósito de la tarea
Documentar un proceso de instalación sin mencionar por qué es necesario para el sistema o cómo se relaciona con otras funcionalidades.
Omitir información relevante en la documentación
No mencionar los requisitos del sistema necesarios para ejecutar una aplicación o software específico.
Agregar información innecesaria que distrae en la documentación
Incluir largos párrafos de descripciones personales o anécdotas que no aportan valor al documento.
Es importante que una documentación sea clara, completa y concisa. Debe proporcionar información relevante y omitir elementos que no contribuyan al propósito principal del documento. Esto garantizará una mejor comprensión y utilización de los procesos y tareas documentados.
La historia de un caso de éxito: Cómo reducir costes y tiempos en el desarrollo de tu proyecto web
Exponemos un caso real, donde una empresa (anónima) logró reducir tanto los costes como el tiempo en el desarrollo de un proyecto web, gracias a una eficiente documentación.
Se enfrentó desafíos previos debido a la falta de documentación en proyectos anteriores, lo que causó retrasos y gastos adicionales. Para solucionar esto, priorizaron la documentación en un nuevo proyecto.
En el desarrollo, se formó un equipo dedicado a la planificación y documentación del proyecto. Establecieron objetivos claros, plazos realistas y recursos necesarios. Realizaron reuniones detalladas con el cliente para comprender completamente los requisitos. Crearon documentos exhaustivos que incluían especificaciones funcionales, diseño y requisitos de seguridad. Estos documentos fueron utilizados como referencia durante todo el proceso.
Basándose en la documentación de requisitos, creando diseños visuales y descripciones claras de la arquitectura del sitio web. También documentaron detalles técnicos y mejores prácticas de desarrollo. Implementaron un sistema de gestión de documentos para actualizar y registrar cambios, evitando confusiones y pérdida de información.
Lo resultados fueron una reducción de costes al evitar errores, retrabajos costosos, optimizando la utilización de recursos y evitando modificaciones innecesarias. Además, se ahorró tiempo al trabajar de manera más organizada minimizando retrasos. La documentación clara de requisitos facilitó la toma de decisiones y la resolución del problema, acelerando el desarrollo.
Solo el 4% de las empresas documenta siempre sus procesos.
En definitiva, la documentación es la clave para el éxito en tu compañía
La documentación es más que un registro; es una herramienta poderosa para aprender y mejorar. La documentación como valor empresarial convierte las decisiones en oportunidades de crecimiento. Gestión proactiva y documentada mejora calidad y eficiencia del proyecto. La documentación adecuada requiere redacción clara y precisa, evitando detalles innecesarios.
Si te gustaría llevar a cabo una buena documentación de tus proyectos de Software y beneficiarte de esta herramienta simplificando la toma de decisiones y agilizando el proceso de desarrollo, nuestro equipo sabe como ayudarte, contáctanos.