Microsoft 365 Copilot, la IA de Office
El día a día de una oficina suele requerir de una gran cantidad de documentos creados con las herramientas típicas de la ofimática. Y en la mayoría de las ocasiones, se utiliza Microsoft Office para proveer esas herramientas. Durante el trabajo, hay acciones repetitivas y básicas que se realizan en estos procesos de documentación o cálculo, en los que existe un gran potencial de mejora de tiempos. Los últimos desarrollos en inteligencias artificiales nos permiten añadir su potencial a estos procesos de documentación y cálculo. Así para reducir tiempos y facilitar nuestro trabajo, como ya vimos en nuestro artículo anterior sobre Security Copilot. Veamos a continuación Microsoft 365 Copilot, la nueva herramienta de IA de Office, presentada por Microsoft.
¿Qué es Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot es una inteligencia artificial basada en el poder de los LLM (Large Language Models) combinados con los datos de tus emails, chats, calendarios, documentos, reuniones y otros elementos disponibles en tus datos de Microsoft Graph.
Las aplicaciones Microsoft 365 tienen Copilot integrado. Usando texto natural podemos pedir a Copilot, en los diferentes programas de la suite, que realicen análisis y acciones basadas en estos datos. Una vez realizada la acción que se ha pedido, Copilot siempre nos dará la opción de revisar el resultado y finalmente, aceptarlo o n aceptarlo.
Actualmente Microsoft 365 Copilot está integrado con Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Además de ofrecer Business Chats, pero se esperan futuros desarrollos y nuevas funcionalidades, como, por ejemplo, una futura integración con Microsoft Viva Engage.
Es importante destacar que, Microsoft 365 Copilot, está aún en fase de prueba y sólo está disponible para un número reducido de clientes seleccionados por Microsoft. Para ser más exactos, 20 clientes, 8 de ellos de la lista Fortune 500.
Se espera que Microsoft aumente el número de usuarios en los próximos meses. Aunque aún no hay una fecha de lanzamiento definida que dé acceso a cualquier cliente que lo quiera contratar o que pida probarlo.
Veamos a continuación algunos de los usos y ventajas que nos aporta Copilot en las distintas soluciones de la Suite de Microsoft.
Copilot en Microsoft Word
Durante el proceso de creación de documentos en Microsoft Word, Copilot puede ayudarnos a escribir, editar, resumir y crear nuevo contenido, en base a las peticiones hechas en lenguaje natural.
Copilot nos permite realizar borradores iniciales, reescribir secciones, cambiar el tono, hacer un documento más conciso, mejorar tus argumentos o mejorar el lenguaje utilizado, todo de una manera muy sencilla y rápida.
Por ejemplo, algunas de las peticiones que le podemos realizar son:
- “Haz un borrador de dos páginas sobre una propuesta de proyecto basado en otro documento y en una hoja de datos particular.”
- “Haz el tercer párrafo más conciso y cambia el tono del documento para que sea más casual.”
- “Crea un borrador de una página basado en una idea.”
Copilot en Microsoft Excel
Para el análisis de datos en Microsoft Excel, Copilot ofrece la posibilidad de hacer preguntas en lenguaje natural en vez de tener que conocer y utilizar las fórmulas con las que cuenta la solución. Además, Copilot propondrá activamente nuevas fórmulas, comentará correlaciones y indicará posibles escenarios. Así podrá generar modelos en base a las preguntas realizadas y por supuesto, sin modificar los datos iniciales.
Con Copilot podremos identificar patrones, crear visualizaciones de los datos o preguntar por recomendaciones.
Por ejemplo, algunas de las peticiones que le podemos realizar dentro de Excel son:
- “Planea el impacto de un cambio de variable y genera un gráfico para ayuda a visualizarlo”.
- “Haz un resumen de ventas por tipo y canal. Inserta una tabla con los resultados”.
- “Modela como un cambio en el ritmo de crecimiento de una variable impactaría mis márgenes”.
Copilot en Microsoft Power Point
En Microsoft Power Point, tan solo necesitamos una idea. Partiendo de esa idea, Copilot te permite crear presentaciones con mucha facilidad. Además, a partir de un documento, Copilot puede generar una nueva presentación con comentarios para el presentador y las fuentes, o realizar una presentación completa a partir de un simple texto o idea.
Copilot también te permite usar lenguaje natural para editar el formato, alineación, y otros elementos del aspecto de la presentación.
Por ejemplo, algunas de las peticiones que le podemos realizar dentro de Power Point son:
- “Haz una presentación de 5 diapositivas basada en un documento de Word y usando fotos genéricas relevantes.”
- “Resume esta presentación en 3 diapositivas.”
- “Reformatea estos tres puntos en tres columnas, cada una con una imagen.”
Copilot en Microsoft Outlook
Veamos ahora que nos permite hacer Copilot en Microsoft Outlook.
Usando nuestros correos, Copilot nos permitirá analizar hilos y conversaciones en Outlook para sintetizar ideas y poder responder con mayor facilidad nuestros correos electrónicos. Copilot nos podrá ayudar resumiendo hilos de correos con la opinión de cada persona y sus conclusiones. Además, nos permitirá responder a emails con una idea inicial o crear correos nuevos a partir de nuestras notas.
Algunos ejemplos de peticiones que le podemos realizar a Copilot en Outlook son:
- “Resume los correos que me he perdido mientras estaba de vacaciones y marca cualquier correo importante.”
- “Haz un borrador respondiendo a este último email. Pide clarificar el segundo y tercer punto. Haz este borrador más corto y profesional.”
- “Invita a todo el mundo a una comida y presentación sobre nuestros productos para este jueves. Menciona que la comida está incluida.”
Copilot en Microsoft Teams
A la hora de realizar reuniones en Microsoft Teams, Copilot permite mejorarlas al proponer puntos clave a comentar, resumir acciones clave acordadas, o resumir la conversación general.
Además, en los chats de Microsoft Teams, Copilot ofrece respuestas a preguntas concisas. Resume también conversaciones que no hayas visto aún, sin interrumpir el flujo de conversación natural.
Entre sus funcionalidades, Copilot también nos permite crear agendas y notas de reunión con facilidad, seleccionar personas clave para los siguientes pasos y planificar futuras reuniones de Teams.
Algunos ejemplos de peticiones que podremos realizar a Copilot en Microsoft Teams son:
- “Resume lo que me he perdido de la reunión. ¿Qué puntos se han hecho de momento? ¿En qué no estamos de acuerdo?”
- “Crea una tabla con las ventajas e inconvenientes del tema que estamos discutiendo. ¿Qué más deberíamos considerar antes de tomar una decisión?”
- “¿Qué decisiones se han tomado, y cuales deben ser los siguientes pasos?”
Business Chats ¿Qué son y cómo funcionan?
Además de las integraciones mencionadas anteriormente, Microsoft 365 Copilot ha desarrollado una nueva herramienta, los Business Chats.
Esta funcionalidad trabaja sobre todos tus datos y documentos. Te permite conectar todos estos elementos para realizar consultas, generar nuevos documentos, resumir ideas y mantener el foco en el negocio, sin necesidad de centrarte en las herramientas.
Podemos acceder a Business Chats desde Microsoft Teams, aunque actualmente solo pueden hacerlo los clientes seleccionados por Microsoft.
Algunos ejemplos de las peticiones que podemos realizar a Business Chats son:
- “Resume los chats, correos y documentos sobre la escalación que hizo cierto cliente la última semana.”
- “¿Cuál es el siguiente hito en este proyecto?”
- “¿Hay algún riesgo identificado? Dame ideas de posibles mitigaciones.”
- “Escribe un nuevo plan en el estilo de este archivo que contiene un calendario encontrado en este otro archivo e incorpora la lista de proyectos de este correo de esta persona.”
Microsoft 365 Copilot, un gran potencial
Microsoft 365 Copilot aún se encuentra en fase experimental y de testeo. Tiene un largo camino por delante y no estará disponible al público en un tiempo. Aunque podemos afirmar que sus diferentes funcionalidades tienen un gran potencial para ahorrar tiempos y facilitar el día a día en el trabajo de oficina. Eso sí, siempre bajo la supervisión de los usuarios, que son los que tienen la última palabra y aprueban y acaban el trabajo que empieza Copilot.