Microsoft Lists

Microsoft Lists: la herramienta que revoluciona la organización 

La eficiencia y la colaboración son dos pilares fundamentales para el éxito de cualquier organización. Con el objetivo de mejorar estos aspectos, Microsoft nos presenta una novedosa herramienta: Microsoft Lists. Ésta, originada a partir de las listas de SharePoint Online, se caracteriza por su versatilidad y funcionalidad. Permite a las organizaciones optimizar sus flujos de trabajo y mejorar la colaboración entre equipos. Veamos todas sus características.

Desbloqueando el potencial de los equipos 

Con un funcionamiento muy similar al de las listas de SharePoint, pero con un enfoque más práctico y una interfaz dedicada exclusivamente al uso de las listas, Microsoft Lists está diseñado para reducir el esfuerzo de mantener a todos organizados y avanzando juntos.

Algunas de las características que hacen de Lists una herramienta esencial para cualquier equipo que busque mejorar su productividad: 

  • Microsoft Lists fue diseñado pensando en la colaboración, pero también es útil para su uso personal.
  • Permite la gestión eficiente de cualquier tipo de información y compartir recursos entre equipos de todos los tamaños.
  • Cuenta con una interfaz clara e intuitiva que facilita su uso.
  • Ofrece una gran flexibilidad y personalización, tanto si se usan plantillas predefinidas, como en la creación de listas desde cero.
  • Está integrado con Microsoft 365. Esto permite utilizarla como interfaz de una lista de SharePoint existente o de forma independiente, guardando la lista en OneDrive. Además, puede beneficiarse de la interacción con las demás aplicaciones de la plataforma, como Teams o Power Platform.

Experiencia de Usuario (UX) 

Microsoft Lists aplica mejoras de forma recurrente a la experiencia de usuario. Por ejemplo, desde hace un tiempo podemos ver las caras de las personas que están trabajando con nosotros en la lista al mismo tiempo y sobre qué parte están trabajando. De esta forma, podríamos compartir una lista en una reunión y ver a los demás invitados entrar y comenzar a moverse por la lista haciendo actualizaciones con nosotros.  

Microsoft Lists

Cabe destacar la sencillez con la que Lists permite agregar columnas a una lista. Se puede realizar incluso en casos especiales como una columna de imagen (que soporta “drag and drop”) o una columna de ratings (con estrellas o likes). En cambio, este hecho podría requerir algún paso extra de configuración en la interfaz de SharePoint. 

Además, con la aplicación móvil de Microsoft Lists podemos trabajar con nuestras listas desde cualquier sitio. Podemos crear, editar y navegar por las listas desde un dispositivo móvil. Si es necesario, es posible iniciar sesión con varias cuentas.

Vistas

Lists permite usar vistas personalizadas para organizar la información para audiencias o escenarios específicos. Así se facilita su creación y acceso a través de pestañas en la parte superior de la pantalla.

También, proporciona opciones de vista tan útiles como el modo de panel o el de calendario y se pueden seleccionar unos filtros específicos para cada vista. Además, muestra claramente en forma de pills los filtros aplicados a la vista actual. De esa manera, permite eliminarlos individualmente o en conjunto para visualizar todos los elementos.

Microsoft Lists

Plantillas

Mediante el uso de plantillas, con Microsoft Lists se pueden poner las bases de un flujo de trabajo de forma muy rápida e intuitiva. Las plantillas nos permitirán comenzar a trabajar de forma inmediata, teniendo ya incorporadas las características comunes para el tipo de lista que deseemos. No importa si se trata de una lista de gestión de incidencias o de una lista de recetas de cocinas. Asimismo, están disponibles algunas plantillas con sistema de aprobación incorporado, como son “Solicitudes de viaje” y “Programador de contenido”. Éstas se gestionan a través de la aplicación de aprobaciones en Teams o directamente en la lista.

Las plantillas de organización nos permiten empaquetar un esquema personalizado de lista, vistas, formato y reglas en una plantilla, que luego nos aparecerá en el cuadro de diálogo Nueva lista. Si además añadimos flujos de Power Automate a estas plantillas, podemos crear aplicaciones listas para usar con unos pocos clics.

Formularios

A diferencia de SharePoint, los formularios de creación y edición de elementos se muestran en el centro de la pantalla, dándole mayor importancia y coherencia visual. De se modo, ofrece una mayor comodidad al usuario.

Se prevé el despliegue de una funcionalidad para que sea posible crear distintos formularios para una misma lista. Disponible sólo parcialmente, ya que aún está en fase de implementación. Por ejemplo, compartir un formulario para cada departamento de la empresa, solicitando los campos adecuados para cada destinatario. Será posible añadir un logo, preguntas en lugar de nombres de columnas, e incluso ratings, todo desde el propio diseñador.

Conclusiones

Microsoft Lists se ha convertido en una herramienta esencial para la colaboración y la organización en equipos de todos los tamaños. Con su enfoque en la eficiencia, la personalización y la facilidad de uso, Lists ofrece una solución robusta para organizar información. Las actualizaciones y mejoras constantes van aumentado su utilidad y versatilidad. Ese hecho la convierte en una opción aún más atractiva para aquellos que buscan mejorar su flujo de trabajo y aumentar su productividad. Ya sea que estés trabajando en un proyecto a gran escala o simplemente tratando de mantener las cosas organizadas en casa, Microsoft Lists será tu mejor aliado.

José Daniel Franco – Software Developer at Itequia