Microsoft Teams: por qué usarlo en tu empresa
Si hay algo que todos hemos descubierto en estos últimos dos años, es la dificultad que supone trabajar desde fuera de la oficina: problemas para la coordinación, la comunicación, … Muchos habremos conocido a compañeros que han tenido que cambiar totalmente su mentalidad conforme al trabajo en remoto, ya sea porque no era de su agrado o literalmente no lo habían practicado nunca. Todo esto que acabamos de comentar hubiera sido aún más difícil si no hubiéramos tenido las soluciones de comunicación que existen hoy en día. Pero ¿Cuál es la mejor opción entre todas las que existen actualmente? Si eliges Microsoft Teams, es muy poco probable que te equivoques.
¿Qué es Microsoft Teams?
Aquellos que llevamos trabajando desde 2010, o los más jóvenes que hemos empleado nuestros ordenadores para todo (incluso trabajar o estudiar), habremos usado en algún momento de nuestra vida Skype. La solución de chat/llamada lleva activa desde antes de 2010 y desde 2011 forma parte de Microsoft tras su adquisición.
Podríamos considerar Microsoft Teams como la evolución de Skype y Skype for Business: una plataforma unificada para comunicarse y colaborar con gente interna y externa a nuestra empresa, todo desde la nube. Siguiendo con el aspecto de la colaboración, permite compartir documentos, llamar y reunirte en tiempo real con la mayor calidad posible.
Microsoft Teams pone a disposición de sus clientes un gran número de aplicaciones y servicios inteligentes para relanzar el trabajo en equipo. Actualmente, más de 500.000 empresas confían en Microsoft Teams. Está diseñado para empresas de cualquier tamaño, estén los empleados en una misma oficina o no, ya que puedes acceder desde cualquier dispositivo y lugar.
¿Por qué debería usar Microsoft Teams en mi empresa?
A continuación, te damos 11 razones por las que cambiar tu centro de trabajo y comunicación a Teams:
1. Chat y colaboración
La mensajería instantánea de Teams te permite mantener a tu equipo al día sin necesitar que estén en la oficina. Puedes iniciar una conversación desde el panel principal de Teams ya sea de manera individual o grupal, externa o interna. Con ello, reduces notablemente la necesidad de enviar, recibir y notificar correos (algo cada vez más tedioso en el entorno profesional).
Estos chats se adaptan a tu necesidad empresarial: puedes tener un número ilimitado de chats abiertos, archivados o destacados con compañeros e invitados sin límite a la hora de compartir archivos y documentos (si tus políticas de empresa lo permiten).
2. Posibilidad de realizar reuniones y llamadas
Uno de los mayores factores que diferencia Teams de otros softwares de comunicación y colaboración es la posibilidad de realizar llamadas con audio y vídeo en línea, con la posibilidad de compartir pantalla, organizar y grabar reuniones, y programar videoconferencias con hasta 250 personas y eventos en línea con 10.000 asistentes.
Además, Teams permite activar subtítulos en tiempo real durante una llamada. Estos subtítulos en directo te permiten visualizar al momento lo que el ponente está diciendo en tiempo real gracias a la IA. Con esta capacidad, Teams se vuelve más inclusivo para todo tipo de trabajadores ya que también detecta quién está hablando y lo destaca.
También permite realizar y recibir llamadas telefónicas directamente, como lo harías desde tu teléfono móvil, lo que te permite usar Teams como su último propósito: ser una centralita moderna de comunicación basada en la nube.
3. Grupos de trabajo
No hace falta que repitamos que Teams potencia el trabajo en equipo. Como hemos dicho, te permite comunicarte al instante con cualquier miembro del equipo y archivar esas conversaciones, programar reuniones y videoconferencias, … Por medio de la creación de grupos, y la posibilidad de realizar las mismas capacidades anteriores, multiplican también el alcance de la colaboración interna y externa.
4. Recursos de comunicación
A veces la comunicación escrita precisa de más contexto para ser entendida. Por ello, Microsoft Teams te incluye elementos que normalmente es difícil de ver en la empresa, como GIFs o emoticonos, para mejorar la comunicación e interpretación de tus mensajes. Todo ayuda a mantener un ambiente tranquilo, distendido y más positivo, que suele ayudar a aquellos que trabajan fuera de la oficina y tienen menor interacción física con sus compañeros.
5. Integración con aplicaciones y servicios de productividad
Teams no solo permite la integración con las aplicaciones más emblemáticas de Office 365 dentro de la misma app: Office, Excel, PowerPoint, Outlook, … Una ventaja añadida es la capacidad de compartir un enlace único de una tarea con tu equipo para que todos tengan acceso para editarlo y configurarlo de manera conjunta. Puedes incluso vincularlo a un equipo para tener un acceso rápido al archivo para editar.
6. Almacenamiento de archivos personales y uso compartido
El almacenamiento en la nube de OneDrive para la Empresa está disponible de forma predeterminada en Teams. Es accesible desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.
7. Trabajo remoto
Tener un nodo central de comunicación y colaboración posibilita a los trabajadores hacer su parte desde cualquier entorno con cualquier dispositivo móvil, Tablet u ordenador.
Convierte cualquier espacio en tu lugar de trabajo empleando los dispositivos diseñados para maximizar la experiencia de Microsoft Teams, posibilitando el trabajo híbrido sin ningún tipo de interferencia.
8. Servicio de vídeo empresarial
Microsoft Stream te permite crear, administrar y compartir vídeos relacionados con la organización de forma fácil y segura. Puedes compartir grabaciones de reuniones, presentaciones, sesiones de formación y otros videos que faciliten la colaboración en equipo. Comparte comentarios etiquetados en momentos específicos de los vídeos en Microsoft Teams.
Es la manera más completa de tener reuniones grabadas, con subtítulos y transcripción de texto. Los equipos podrán prestar atención a la reunión sin perder concentración en la toma de notas.
9. Agendas individuales
Programa reuniones, asigna tareas y visualiza la disponibilidad de tus compañeros en Microsoft Teams. Teams en conjunción con Planner ofrece una agenda de trabajo personalizada con la que gestionar mejor los horarios de todos.
10. Fácil administración y manejo
Teams nos brinda herramientas de administración de usuarios y aplicaciones de uso sencillo e intuitivo. Lo mismo sucede para la administración de las políticas de usuarios y el acceso a los servidores.
Para nuestros colaboradores, presenta una interfaz simple con todas las herramientas al alcance.
11. Seguridad blindada y cumplimiento de reglamentos
Un punto que siempre nos va a preocupar dentro de las empresas es la seguridad. Con el cifrado de datos en reposo y en tránsito de Teams, ya no es un problema. Con la autenticación multifactor y el inicio de sesión único en todas las aplicaciones de Office 365, tu información estará a salvo. Todo esto, por supuesto, está respaldado por las auditorías e informes constantes de parte de Microsoft.
Las últimas novedades en Microsoft Teams que ya puedes aprovechar
Iniciar un nuevo chat en una ventana nueva
Teams nos permite abrir un chat nuevo en una ventana emergente.
¿Cómo se configura? Solo tienes que ir a Configuración en Teams y seleccionar la opción homónima. En Abrir nuevo chat, seleccionas Nueva ventana. Ahora, la próxima vez que inicies un chat, se abrirá automáticamente en una ventana emergente. Tanto en chats individuales como grupales. Puedes desplazar la ventana y cambiar el tamaño a tu gusto, en caso de que estés chateando con más de una persona al mismo tiempo y quieras tener todas a la vista.
Nueva pizarra en chat, canales y reuniones
Microsoft Whiteboard es un lienzo digital con dibujo libre donde puedes reunir personas, contenido e ideas. La integración en Teams funciona con la aplicación web, que permite a los integrantes de la reunión dibujar, anotar y marcar de manera conjunta en una pizarra digital para todos.
La app se ha reconstruido totalmente para ofrecer un área de trabajo y colaboración visual completa. Éstos son algunos de los avances que la nueva actualización incluye:
- Nueva interfaz de usuario más depurada y moderna, con funcionalidad mejorada
- Más de 40 nuevas plantillas totalmente personalizables
- Nuevos colores de notas adhesivas y una función de cuadrícula que permite darles forma y estructura
- Los usuarios pueden agregar comentarios y nuevas reacciones
- Se pueden insertar imágenes y fotos para dar más vida a las ideas
- Ahora se pueden agregar formas básicas, líneas y flechas con un clic o toque de pantalla
- Nuevos rotuladores y subrayadores con más colores, grosores y tintas
- Se puede añadir el atributo flecha a cualquier bolígrafo
- Ahora es más sencillo dibujar líneas perfectamente rectas
Iniciar la grabación y activar automáticamente la transcripción en directo
La transcripción en directo permite a los participantes de las reuniones seguir y revisar conversaciones, junto con el vídeo o el audio de la reunión en tiempo real. Promueve la inclusión en los participantes con discapacidades auditivas o diferentes niveles de competencia lingüística. Aquellos que llegaron tarde o no pudieron asistir también se pueden poner al día leyendo los puntos anotados y la propia transcripción. También elimina la necesidad de anotar todo, evitando duplicidades innecesarias.
Cuando empiece a grabar una reunión, se activarán las transcripciones en directo.
Microsoft Teams es la herramienta necesaria para cualquier compañía
Podríamos considerar Teams como la herramienta definitiva de colaboración empresarial (o al menos la más completa en el mercado). Chat, llamadas, reuniones, … Ofrece todo lo que tienes en diferentes aplicaciones, pero de forma interconectada y sin tener que abrir miles de ventanas.
Lleva la colaboración al siguiente nivel con Microsoft Teams.