Abertis optimiza la gestión global de compras con una solución personalizada en Power Platform

​​Dentro de la organización y concretamente, del departamento de compras, el COC (Comité Opex & Capex) desempeña un papel clave. Es el órgano encargado de recibir, analizar y aprobar todas las solicitudes de compras de mayor envergadura procedentes de diversas unidades de negocio internacionales. La coordinación eficiente de este proceso es esencial para garantizar la agilidad de las compras y la operativa de este Departamento.  

​​La necesidad de contar con una plataforma unificada y fiable se convirtió en un factor clave para modernizar la gestión del COC y avanzar hacia un modelo más eficiente.  

Con esta aplicación, todos los miembros del Comité podemos entender técnicamente mejor la necesidad de una Unidad de Negocio ubicada a miles de kilómetros, comprobar si estaba prevista esa inversión económica y aprobarla en el momento. Todo en un único software.

Antonio Piazuelo Velasco Manager Compras Estratégicas — Abertis

​​Antes del proyecto, Abertis se enfrentaba a una serie de dificultades que limitaban la visibilidad, la coordinación y la trazabilidad del proceso:  

• • ​​Dispersión de herramientas y fuentes de información: La información de cada solicitud se encontraba fragmentada entre sistemas distintos, dificultando el seguimiento y generando pérdida de datos relevantes.  
  • ​​Falta de visibilidad y trazabilidad del proceso: No existía un circuito claro ni un histórico único que permitiera identificar cuellos de botella o justificar decisiones ante auditorías. 
  • ​Dependencia de acciones manuales y del correo electrónico: Validaciones, envíos de documentación y dudas entre el COC y las unidades de negocio se resolvían por email, con múltiples hilos paralelos y sin un control centralizado. 
  • ​​Necesidad de digitalizar procesos clave: La dependencia de procesos manuales y herramientas desconectadas limitaba la capacidad de respuesta y la integración con sistemas de información externos a la compañía.  

​Era necesario evolucionar hacia un modelo más estructurado, automatizado y gobernable, capaz de acompañar el crecimiento internacional del grupo. 

​Itequia desarrolló para Abertis una solución personalizada en Power Platform. Diseñada específicamente para centralizar la operativa del COC, eliminar tareas manuales, mejorar la visibilidad y garantizar una trazabilidad completa del ciclo de vida de cada inversión. 

​El proyecto se abordó con un enfoque iterativo. Combinando análisis funcional, sesiones con usuarios del COC y prototipos de alta fidelidad validados de forma continua.

​Además, se desarrollaron múltiples informes en Power BI que permiten al COC analizar el estado de las inversiones, comparar la evolución histórica, identificar cuellos de botella y obtener métricas clave del proceso.

Arquitectura unificada sobre Power Platform   

​La aplicación se construyó sobre Power Apps y otros componentes de Power Platform, incorporando un orquestador de tareas basado en Power Automate. Este guía a cada usuario según su rol (miembro del COC, solicitante, responsable de área) y según el estado real de cada inversión.  

​Además el orquestador automatiza notificaciones, validaciones y pasos del proceso aprobatorio. De este modo, se reduce la intervención manual y se garantiza un circuito homogéneo para todas las unidades de negocio. 

​Bases de datos en Azure y repositorio documental en SharePoint  

​La solución se desplegó en tres entornos diferenciados —DEV, PRE y PRO— cada uno con su estructura propia de base de datos alojada en Azure SQL, lo que garantiza un funcionamiento estable, seguro y con capacidad de evolución futura.  

​Este enfoque permite: Aislar desarrollo y operación, reduciendo riesgos, implementar validaciones y pruebas sin afectar al entorno productivo, escalar la solución a medida que aumente el volumen de solicitudes o las necesidades del COC. 

​La documentación asociada a las compras —comparativos, anexos, justificativos, históricos y documentación de soporte— se gestiona de forma centralizada mediante SharePoint Online, donde se configuraron bibliotecas específicas y un modelo de metadatos adaptado al ciclo completo de cada compra.

Integración unidireccional con sistemas corporativos externos   

​La solución se integró con los sistemas clave del proceso de compras. Permitiendo al COC trabajar con información consolidada y actualizada sin necesidad de alternar entre plataformas. Estas integraciones incluyen: 

• • ​GoSupply, como plataforma especializada en análisis del riesgo de proveedores.  
  • ​Plataforma de contratación (SAP) que contiene información contractual vinculada a las inversiones. 
  • Gestor de licitaciones (Sap ariba) que integra la recepción y el análisis de ofertas. 
  • Comparativo financiero entre SAP y ARIBA, garantizando coherencia entre datos internos y documentación aportada por las unidades de negocio. 

​La integración no solo evita tareas manuales, sino que también habilita decisiones con contexto completo. Comparar escenarios financieros reales (SAP/ARIBA) junto con riesgos de proveedores, hitos de contratación, información presupuestaria y documentación operativa en un único lugar reduce tiempos de análisis, esclarece discrepancias tempranas y mejora la calidad de las decisiones del COC. Este tejido de integraciones es clave para sostener la gobernanza del ciclo de compras a escala de grupo. 

Trazabilidad completa de cada solicitud  

​La solución proporciona un recorrido claro y estructurado para cada compra. Desde su creación hasta la decisión de aprobación de esta. Todo el proceso queda registrado, permitiendo una trazabilidad completa: 

• • ​​Creación de una nueva solicitud con los datos iniciales. 
  • Aportación y validación de información general de la compra según los requisitos del COC. 
  • Intercambio estructurado de dudas entre comité y unidades de negocio, eliminando el uso del correo electrónico como canal principal. 
  • Documentación centralizada, con anexos y comparativos vinculados a cada solicitud. 
  • Revisión de riesgos, históricos y datos financieros, integrados con sistemas externos. 
  • Decisión final: aprobación, rechazo o solicitud de ampliación de información. 

​La trazabilidad del sistema permite además reordenar prioridades según urgencias organizativas. Garantizando decisiones informadas incluso cuando se requiere revisar documentación previa. 

​​Acceso seguro y gestión avanzada de roles  

​La solución utiliza Single Sign-On (Microsoft 365) para eliminar fricciones en el acceso y mejorar la experiencia del usuario. Todos los permisos se gestionan mediante Azure Active Directory, definiendo qué perfiles pueden crear solicitudes, validar información, revisar documentación o emitir decisiones finales. 

​Acceso multidispositivo y actualizaciones centralizadas  

​La aplicación está totalmente optimizada para su uso en desktop y tablet. Adaptándose al contexto de trabajo de los miembros del COC y responsables de negocio. 
Las actualizaciones se aplican de forma centralizada y en tiempo real, lo que permite: 

• • ​Evolucionar la herramienta sin interrumpir la operativa. 
  • ​Incorporar mejoras funcionales de manera ágil. 
  • ​Evitar despliegues manuales o dependencias locales.  

​​Un proceso de trabajo diseñado para reducir riesgos y acelerar la adopción  

​Las fases clave del proyecto incluyeron: 

• • ​Sesiones de descubrimiento funcional con miembros del COC y responsables de unidades de negocio. 
  • ​Prototipos navegables de alta fidelidad para validar el comportamiento real antes de desarrollar. 
  • ​Iteraciones ágiles, entregando funcionalidades incrementales para obtener feedback continuo. 
  • ​Preparación de entornos, estrategia de despliegue y pruebas de usuario. 
  • Documentación técnica y funcional para asegurar la continuidad del proyecto. 

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