Digitalización de eventos para Olympus
Innovation and custom software - Custom software developmentOlympus es una empresa líder en tecnología médica, reconocida mundialmente por su innovación y calidad en productos y servicios. Con una fuerte presencia global, Olympus organiza y ofrece una amplia gama de eventos dirigidos a profesionales de la salud a través de su equipo comercial distribuido por toda la geografía. Estos eventos son fundamentales para mantener a sus clientes actualizados y comprometidos con las últimas innovaciones y avances del sector. Además, permiten a Olympus reforzar su vínculo y fortalecer su relación con los profesionales de la salud, facilitando un espacio para el intercambio de conocimientos y la colaboración en nuevas iniciativas. La automatización en la gestión de eventos ha sido clave para mejorar la eficiencia y calidad de estos encuentros.
01. El Reto
La falta de una herramienta digital adecuada dificultaba la coordinación entre los diferentes roles dentro de la organización, como administradores, territory managers y product managers. Además, la gestión manual implicaba un gran consumo de tiempo y recursos, lo que limitaba la capacidad de Olympus para organizar eventos de manera ágil y efectiva.
Olympus necesitaba una solución que no solo digitalizara la gestión de eventos, sino que también mejorara la eficiencia operativa, minimizara los errores y facilitara la colaboración entre los diferentes equipos. La herramienta debía ser intuitiva y accesible para todos los usuarios. Además, debía permitir una gestión integral y centralizada de todos los aspectos relacionados con los eventos.
02. La Solución
La solución propuesta por Itequia para Olympus tuvo como objetivo general la digitalización de la organización de eventos. El proyectos se abordó en tres fases principales: Prototipado MVP, Construcción MVP y Refinamientos.
Primera fase:
En la primera fase, se desarrolló un prototipo detallado con un enfoque claro en la automatización del proceso de gestión de eventos. Este prototipo permitió reducir significativamente el trabajo manual, facilitando una validación temprana. Lo que ayudó a identificar y resolver problemas potenciales desde el inicio.
Segunda fase:
La segunda fase se centró en el diseño de la solución. Se creó un diseño claro y comprensible, evitando el uso de tecnicismos para asegurar que todas las áreas implicadas pudieran revisar y entender fácilmente el proyecto. Esta fase fue crucial para alinear a todos los participantes con los objetivos del proyecto, garantizando una comprensión y colaboración efectivas.
Tercera fase:
Finalmente, en la tercera fase, se adoptó un enfoque integral de 360 grados, proporcionando soporte en todas las etapas del proyecto, desde el prototipado hasta el desarrollo y la operación posterior. Este enfoque integral aseguró el éxito del proyecto mediante un apoyo continuo.
La herramienta desarrollada por Itequia incluyó varias funcionalidades clave que optimizaron la gestión de eventos.
Entre ellas se encontraban la visualización, creación, edición y borrado de eventos, así como el filtrado y la exportación a Excel.
Además, se facilitó la administración de peticiones de colaboración y la gestión de asistentes, con integración directa con sistemas como SAP y SalesForce.
La automatización del workflow de aprobación, con notificaciones por correo, trazabilidad de cambios de estado, fue otra característica destacada.
También se incluyó la generación automática de correos mediante plantillas predefinidas en múltiples idiomas, incluyendo datos del evento, asistente y hospital.
Asimismo se construyó un buscador inteligente de contactos importados desde SAP/SalesForce con sincronización diaria.
En cuanto a la arquitectura y tecnología, la solución se aloja en Azure y utiliza Sql Server como repositorio de toda la información generada, a excepción de la documentación asociada a un evento y/o participante que se guarda en contenedores de un Blob Storage de Azure.
La arquitectura es robusta y escalable, además de ser fácil de mantener y extender. Utiliza tecnologías y productos reconocidos como estándares por la industria, y está desarrollada para funcionar en un entorno M365/Azure.
Los beneficios de esta solución fueron numerosos, incluyendo la reducción de errores, el aumento de la eficiencia y la mejora de la coordinación entre los diferentes roles dentro de Olympus. La digitalización de eventos también permitió una gestión más ágil y efectiva. Además, la solución es escalable y eliminó la necesidad de administración de servidores, lo que representó una ventaja significativa en términos de mantenimiento y costos operativos.
Tecnología
03. Highlights
Gracias a la colaboración con Itequia, Olympus ha logrado transformar su proceso de gestión de eventos, mejorando la eficiencia y minimizando errores. La digitalización de eventos ha permitido a Olympus ofrecer un servicio superior a sus clientes.
Reducir Errores
La digitalización de eventos ha minimizado los errores asociados a la gestión manual, mejorando la precisión y calidad de las comunicaciones con el cliente final.
Aumentar la Eficiencia
La automatización ha reducido significativamente el tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar los eventos y sus asistentes.
Mejorar la Coordinación
La herramienta facilita la colaboración entre los diferentes roles dentro de Olympus, asegurando que todas las personas implicadas estén alineadas.