HORSE digitaliza la gestión global de seguridad de máquinas con una Power App

Hasta entonces, los CCS se gestionaban de forma manual mediante hojas de Excel y carpetas en SharePoint. A escala global, con miles de validaciones al año, este método generaba inconsistencias, pérdida de trazabilidad y exponía a la compañía a riesgos legales en caso de accidente. La necesidad era clara: disponer de un sistema centralizado, fiable y conforme a las normativas de seguridad industrial, capaz de funcionar en todas las plantas del grupo con independencia del país o el idioma. 

El proyecto planteaba dos grandes desafíos:

1. Centralizar y estandarizar el proceso de validación. Cada planta gestionaba sus CCS de forma independiente, sin visibilidad global ni garantías de consistencia. Con hasta 20 o 30 procedimientos abiertos en paralelo por fábrica, era imposible detectar qué CCS presentaban retraso, cuáles acumulaban carga o cuántos llevaban semanas pendientes de firma. Más allá de la ineficiencia operativa, el problema tenía una dimensión legal: los CCS son documentos con valor probatorio. En caso de accidente, la empresa debe poder acreditar que el proceso de validación se completó correctamente y fue firmado por el jefe de departamento. Con archivos dispersos y sin firma digital, esa trazabilidad no podía garantizarse. 
2. Dar soporte a un proceso complejo y de alto volumen. Con ciclos de cierre de entre 6 y 18 meses, picos de actividad estacionales, cerca de 650 usuarios entre técnicos y subcontratistas, 250 puntos de control por procedimiento y hasta 8 roles de validación distintos implicados en cada CCS. El sistema tenía que ser robusto, flexible y escalable.

A partir del análisis del proceso y los requisitos de HORSE, Itequia diseñó y desarrolló una Power App a medida, integrada en el ecosistema Microsoft 365 y desplegada de forma progresiva. Partiendo de
un piloto inicial, hasta llegar a todas las plantas del grupo.

Una aplicación diseñada para un proceso global y crítico

​La solución centraliza el ciclo de vida completo de cada CCS: desde su creación hasta el cierre definitivo, incluyendo la validación de 250 puntos de control organizados en 6 jalones (etapas del proceso de instalación o mantenimiento de un elemento de la línea de producción), la gestión de incidencias y el flujo de firmas con validez legal.

Entre las funcionalidades clave encontramos:

• Interfaz pensada para el entorno industrial. El diseño se adaptó al uso real en planta, donde los operarios suelen trabajar con guantes y equipos de protección. Se priorizó una navegación sencilla y un manejo cómodo en esas condiciones, reduciendo la fricción y el margen de error.
• Panel de inicio con visión global de todos los CCS (activos, en proceso y cerrados) con filtros por planta, proyecto, estado y responsable. Por primera vez, los responsables ven simultáneamente el estado de todos los procedimientos abiertos en todas las plantas.
• Formulario de creación integrado con la app de compras de maquinaria de HORSE. Cuando un equipo proviene de una Shopping List, sus datos se trasladan automáticamente al nuevo CCS, eliminando trabajo manual y errores de transcripción. La información fluye de la gestión de compras directamente al proceso de validación.
• Gestión de jalones con listas de verificación específicas por fase y ciclo de vida estructurado en 5 estados. Desde la Pre-Firma hasta el cierre.
• Registro de evidencias con fotos y documentos adjuntos en cada punto de control. Si durante una revisión se detecta una incidencia, queda documentada y vinculada al CCS, aportando la trazabilidad necesaria en caso de auditoría o proceso legal.
• Gestión de no conformidades (LUP) con tres niveles de criticidad (alta, media y baja). Las incidencias de criticidad alta son bloqueantes: hasta su resolución y validación por todos los roles responsables, la firma queda deshabilitada. Las de criticidad media y baja se gestionan con seguimiento y trazabilidad completa.

Un despliegue progresivo para minimizar el impacto operativo

El proyecto se estructuró en dos fases: un MVP desplegado en la planta de Sevilla para validar la solución con usuarios reales y, a continuación, el roll-out al resto de plantas del grupo con las funcionalidades completas. Este enfoque permitió iterar con rapidez y adaptarse a los picos de actividad de cada fábrica.

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