Gestió documental amb SharePoint

El mateix SharePoint, un altre resultat.

Consultoria, disseny, migració, automatització, adopció i operació de la gestió documental sobre SharePoint, Teams i Microsoft 365, amb un únic partner.

Demana una revisió de la teva gestió documental

Des del 2008 creant i operant tecnologia
Partner de Microsoft des del 2010
Més de 200 grans organitzacions com a clients
Certificats en ISO 27001
Més de 60 professionals propis a Barcelona i Madrid
Serveis i solucions SaaS pròpis

EL PUNT DE PARTIDA

Gairebé totes les organitzacions tenen SharePoint

El resultat depèn de com es dissenya i s'implanta.

ESTRUCTURA

Copiar carpetes no és ordenar

Unitats de xarxa traslladades tal qual a SharePoint i Teams: el mateix desordre, ara al núvol.

PERMISOS

Ningú sap amb certesa qui veu què

Permisos heretats i enllaços compartits sense control: un risc que Copilot fa visible.

PROCESSOS

El cicle del document va per correu

Revisions, aprovacions i signatures fora del sistema: versions duplicades i sense traçabilitat.

EL DIA DESPRÉS

Sense govern, el desordre torna

Llocs i equips que es multipliquen, contingut que ningú arxiva i usuaris amb dubtes.

Per això importa tant amb qui ho implantes com què implantes.

El que canvia amb un partner de cicle complet

D'un repositori que s'omple sense ordre a una gestió documental que s'usa, es governa i evoluciona.

IMPLANTACIÓ HABITUAL

Una migració que copia carpetes

Es copien carpetes i estructura; l'ordre, per després
Permisos replicats tal qual, sense revisar
SharePoint aïllat de l'ERP, del CRM i dels processos
Formació d'un dia i usuaris que tornen a la unitat de xarxa
Després de la migració, un altre proveïdor o ningú

Resultat: el mateix desordre, ara al núvol

AMB ITEQUIA

Un únic equip, de l'anàlisi a l'operació

Arquitectura de la informació dissenyada abans de migrar
Permisos per disseny, revisats i documentats
Integrat amb l'ERP, el CRM i els processos documentals
Adopció planificada per perfil d'usuari
Qui implanta és qui manté i fa evolucionar

Resultat: documents que es troben i es controlen

COM HO FEM

Quatre fases, un únic partner

Cada fase té el seu abast i el seu lliurable: es comença per la primera i es decideix després.

Consultoria

Inventari documental, arquitectura de la informació, model de permisos, abast, planificació i pressupost.

Implantació

Llocs i biblioteques, migració de continguts i permisos, i formació d'usuaris.

Ampliació

Automatització de processos, integracions, portals i desenvolupaments a mida.

Adopció i operació

Adopció pels usuaris, govern, suport i evolució.

FASE 2

Implantació o reordenació

Dos punts de partida, un mateix mètode: continguts ordenats i usuaris preparats el dia del canvi.

IMPLANTACIÓ NOVA

Des d'unitats de xarxa o un altre repositori

Servidors de fitxers, Google Drive, Box, Dropbox o un altre gestor documental.

Llocs, biblioteques i metadades segons l'anàlisi
Migració de continguts, versions i permisos
Formació d'usuaris clau i usuaris finals

SHAREPOINT EN MARXA

Un SharePoint on no es troba res

Microsoft 365 desordenat, Teams sense control o SharePoint Server 2016/2019, ja sense suport.

Revisió de llocs, permisos i enllaços compartits
Migració de SharePoint Server a SharePoint Online
Pla d'adopció per recuperar l'ús

En ambdós casos, migració pilot per àrea, validació de continguts i permisos, i migració final per onades sense aturar el negoci.

FASE 3

Ampliació i integració

SharePoint ampliat on l'estàndard no arriba i connectat amb la resta de l'organització.

Desenvolupament a mida

Web parts SPFx AI-Driven
Portals de clients i proveïdors
Aplicacions documentals
Intranet i espais d'equip

Power Platform

Fluxos de revisió i aprovació
Power Apps sobre biblioteques
Signatura digital integrada
Aprovacions a Teams i Outlook

IA i Copilot

Copilot sobre els documents
Agents de SharePoint i Copilot Studio
Extracció de dades amb IA

Dades i reporting

Power BI del cicle documental
Activitat i auditoria
Quadres de comandament de compliment

Integracions

Business Central i altres ERP
Dynamics 365 i altres CRM
Teams i Outlook
Sistemes corporatius per API

DESENVOLUPAMENT PROPI

Quan l'estàndard no arriba, ho desenvolupem

Implantador i fàbrica de programari en un mateix partner: el que SharePoint no cobreix es construeix, no es deixa al correu.

A mida, amb el mètode AI-Driven

Web parts SPFx, portals i aplicacions documentals connectades a SharePoint amb Microsoft Graph, en setmanes.

Power Platform

Quan encaixa: Power Automate i Power Apps per automatitzar i ampliar sense sortir de Microsoft 365.

Qualitat de mètode

Prototip validat pels usuaris, tests automatitzats i quality gate amb SonarQube a cada canvi.

< 1 mes

una aplicació en producció amb el mètode AI-Driven

2 mesos

un legacy de 14 anys, reescrit

Coneix el Desenvolupament AI-Driven

COM TREBALLEM

Ampliar SharePoint sense perdre l'estàndard

SharePoint Online evoluciona cada mes i la solució l'ha d'acompanyar.

Configurar primer

Primer, la configuració estàndard
Després, Power Platform
Codi només on aporta
Sense personalitzacions no suportades

Arquitectura

Llocs plans agrupats en hubs
Tipus de contingut i columnes de lloc
Metadades abans que carpetes
Nomenclatura i cicle de vida dels llocs

Permisos i retenció

Permisos per grups, no per persona
Ús compartit extern controlat
Etiquetes de confidencialitat
Directives de retenció i auditoria

Migració i ALM

Migració pilot i per onades
Versions i metadades preservades
Codi font a Git
Sense canvis manuals en producció
Desplegament automatitzat

FASE 4

Adopció i operació

Després del canvi, el mateix equip: la gestió documental es manté, es governa i evoluciona.

QUÈ COBREIX

La solució, mantinguda i al dia

Consultes d'ús i formació d'usuaris
Altes de llocs, equips i permisos, amb criteri
Novetats de Microsoft 365, revisades abans d'arribar als usuaris
Manteniment de fluxos, desenvolupaments i integracions
Revisió periòdica de permisos i contingut compartit
Petits evolutius, estimats per tiquet
Operació del tenant i llicències, si es desitja

COM FUNCIONA

De l'arrencada a l'operació

Acompanyament: l'equip de projecte, durant les primeres setmanes.
Traspàs a operació: la solució passa a Adopció i suport, ja documentada.
Quota mensual: el que s'inclou, a la quota; la resta, per hores o a preu tancat.
Si creix, és un projecte: nous mòduls o ampliacions, com a projecte o Extended Team.

Es contracta per fases, sense compromisos a cegues

Cada fase es pressuposta amb la informació de l'anterior: no es contracta res sense saber què inclou.

Consultoria

A preu tancat. El seu resultat és l'abast i el pressupost de la implantació.

Implantació

Projecte a preu tancat sobre l'abast acordat, amb 6 mesos de garantia.

Ampliacions

Com a projecte o amb Extended Team, segons l'abast i el ritme.

Operació

Quota mensual, amb el servei d'Adopció i suport a usuaris.

Un pressupost tancat per fase i un únic interlocutor durant tot el cicle. Si es desitja, Itequia subministra i gestiona les llicències de Microsoft 365. Els desenvolupaments realitzats són del client un cop abonats.

La diferència amb un implantador

Un partner que domina tota la plataforma Microsoft i desenvolupa allò que l'estàndard no cobreix.

Tota la plataforma Microsoft

SharePoint connectat amb Teams, Business Central, Dynamics 365, Power Platform i Azure: un mateix partner per a tot el que l'envolta.

Desenvolupament propi

Implantador i fàbrica de programari: Power Platform quan encaixa i aplicacions a mida AI-Driven, en setmanes.

De l'anàlisi a l'operació

Un únic equip i un únic interlocutor: qui implanta és qui manté i fa evolucionar la solució.

Què obtens

Documents que es troben

Estructura i metadades pensades per a cada àrea.

Control i compliment

Permisos per disseny, versions i retenció auditables.

Un canvi controlat

Continguts migrats i usuaris preparats.

Processos sense correu

Revisions, aprovacions i signatura automatitzades.

Documents preparats per a Copilot

La IA troba els que ha de trobar, i només per a qui els ha de veure.

Cost previsible i un interlocutor

Preu tancat per fase i quota en operació.

On encaixa la gestió documental

Implantem la gestió documental i la connectem amb tota la resta. Funciona sola o juntament amb la resta de serveis d'Itequia.

CONSTRUIR AL VOLTANT

Desenvolupament AI-Driven

Portals, aplicacions i integracions a mida connectades a SharePoint.

Coneix el servei

IMPLANTAR SHAREPOINT

Gestió documental amb SharePoint

Consultoria, disseny, migració, automatització i integració.

ADOPTAR I MANTENIR

Adopció i suport a usuaris

Suport, adopció, manteniment i petits evolutius després de l'arrencada.

Coneix el servei

OPERAR LA PLATAFORMA

Itequia Cloud Operations

Microsoft 365, identitat, seguretat, Azure i llicències.

Coneix el servei

Cada servei es contracta per separat. I si treballes amb Business Central o Dynamics 365, tindràs ERP, CRM i documents amb el mateix partner.

Per què Itequia?

La IA, al centre de com treballem. Un mètode AI-Driven propi, aplicat a tot el cicle, per portar solucions a producció de mesos a setmanes.

Creem i operem el que construïm. Consultoria, desenvolupament, Microsoft i ciberseguretat amb un únic partner, del diagnòstic a l'operació, sense canviar d'interlocutor.

Seguretat que practiquem. Certificats en ISO 27001, amb anàlisi automàtica de seguretat del codi en cada lliurament i experiència en entorns regulats: banca, farma, indústria i sector públic.

La teva opinió, amb canal propi. Un equip de Customer Experience, independent de qui executa el teu projecte, segueix la teva satisfacció per corregir a temps.