Cómo automatizar los procesos entre Teams y SharePoint
Automatizar procesos como clave de gestión diaria
La gestión de una empresa en el día a día, en los negocios y la gestión de equipos, puede ser extremadamente repetitiva. Si hablamos con alguien que comenzara a trabajar durante los años 2000, seguramente nos pueda contar la auténtica locura que podía llegar a ser iniciar nuevos encargos: pérdidas de tiempo, fallos por el cansancio y la repetición, demasiada espera para dar luz verde, compañeros perdidos por la falta de orden, …
Esto, afortunadamente, cada día es menos necesario. En nuestras oficinas son cada vez más frecuentes herramientas como SharePoint y Microsoft Teams, que cuentan con muchos mecanismos para automatizar procesos y, además, son capaces de hacerlo a través de las aplicaciones de Windows, cómo Power Automate, sobre la que ya hemos hablado y profundizado en nuestro blog.
Microsoft Teams y SharePoint dentro de nuestra empresa
Por un lado (y como ya hemos comentado anteriormente), desde SharePoint controlamos toda nuestra documentación y estructura de permisos, creando nuevos almacenajes y accesos a la información a nuestros usuarios cuando la necesiten.
Por el otro lado, Microsoft Teams es la herramienta definitiva de colaboración de Microsoft, incluyendo un punto común para compartir recursos. Su integración con el resto de inventario de Microsoft la ha vuelto el “hub” de más éxito empresarial.
Pero ¿qué más podemos hacer desde SharePoint y Teams?
¿Quieres, por ejemplo, vincular SharePoint y Teams para la automatización y sincronización entre ambos? Podrías crear plantillas para documentación definidas según el tipo (factura, registro de llamadas, solicitudes de material, …), o para tus equipos y recursos compartidos.
¿Te interesa? Estás de suerte, porque Microsoft va algunos pasos por delante de tus planes.
Las extensiones necesarias para automatizar procesos
Para este tipo de procesos, Microsoft cuenta con módulos y librerías específicas que podemos utilizar para estas operaciones:
- Microsoft.Online.SharePoint
- MicrosoftTeams
- SharePointPNPPowerShellOnline
Gracias a estos, podemos realizar acciones como crear automáticamente sitios de SharePoint, asignar grupos y permisos al momento (añadiendo usuarios a nuestro gusto), crear contenidos directamente en nuestro nuevo sitio en SharePoint o crear canales en Teams con los miembros directamente asociados con ese mismo sitio.
De nuevo, la clave gira alrededor de la automatización de procesos y permisos que, normalmente, en una empresa (sobre todo las más grandes) puede llevar bastante tiempo si se realiza de manera manual.
Muy importante: no confundir los PowerShell cmdlets para SharePoint con aquellos de Microsoft 365. Aquellos basados en SharePoint centrarán su trabajo en el mismo, y no lo aplicarán fuera de ese entorno. Los de MSO sí, ya que lo aplican a nivel de Office.
Como ventaja extra, los PnP (Patrones y Prácticas) de SharePoint son fáciles de encontrar en GitHub, el servicio de alojamiento líder para desarrollo de software.
¿Qué gano usando estas herramientas?
Ante todo, lo más importante que ganamos es tiempo. Tiempo que podremos aprovechar para concentrar nuestros recursos (que también estarán más disponibles) en los procesos que realmente aportan valor a nuestro negocio, lo que se traduce en más comodidad de nuestros empleados.
Todo ello redundará en un mejor servicio a nuestros clientes, que nunca viene mal. Esto se debe a que, por ejemplo, tareas como el “on boarding” de nuevos proyectos, documentación o grupos de trabajo se hará automáticamente con pulsar un botón. Antes, los clientes tenían que esperar hasta que nuestros administradores les prepararan todo para empezar a trabajar. Ahora ya no es necesario.
Si quieres empezar a conocer estos productos en más detalle, te recomendamos la biblioteca de Microsoft Docs con respecto a SharePoint Online Management Shell y al SharePoint PNP.