Gestión documental con SharePoint

El mismo SharePoint, otro resultado.

Consultoría, diseño, migración, automatización, adopción y operación de la gestión documental sobre SharePoint, Teams y Microsoft 365, con un único partner.

Pide una revisión de tu gestión documental

Desde 2008 creando y operando tecnología
Partner de Microsoft desde 2010
Más de 200 grandes organizaciones como clientes
Certificados en ISO 27001
Más de 60 profesionales propios en Barcelona y Madrid
Servicios y soluciones SaaS propios

EL PUNTO DE PARTIDA

Casi todas las organizaciones tienen SharePoint

El resultado depende de cómo se diseña e implanta.

ESTRUCTURA

Copiar carpetas no es ordenar

Unidades de red trasladadas tal cual a SharePoint y Teams: el mismo desorden, ahora en la nube.

PERMISOS

Nadie sabe con certeza quién ve qué

Permisos heredados y enlaces compartidos sin control: un riesgo que Copilot hace visible.

PROCESOS

El ciclo del documento va por correo

Revisiones, aprobaciones y firmas fuera del sistema: versiones duplicadas y sin trazabilidad.

EL DÍA DESPUÉS

Sin gobierno, el desorden vuelve

Sitios y equipos que se multiplican, contenido que nadie archiva y usuarios con dudas.

Por eso importa tanto con quién lo implantas como qué implantas.

Lo que cambia con un partner de ciclo completo

De un repositorio que se llena sin orden a una gestión documental que se usa, se gobierna y evoluciona.

IMPLANTACIÓN HABITUAL

Una migración que copia carpetas

Se copian carpetas y estructura; el orden, para después
Permisos replicados tal cual, sin revisar
SharePoint aislado del ERP, del CRM y de los procesos
Formación de un día y usuarios que vuelven a la unidad de red
Tras la migración, otro proveedor o nadie

Resultado: el mismo desorden, ahora en la nube

CON ITEQUIA

Un único equipo, del análisis a la operación

Arquitectura de información diseñada antes de migrar
Permisos definidos desde el diseño, revisados y documentados
Integrado con el ERP, el CRM y los procesos documentales
Adopción planificada por perfil de usuario
Quien lo implanta es quien lo mantiene y lo hace evolucionar

Resultado: documentos que se encuentran y se controlan

CÓMO LO HACEMOS

Cuatro fases, un único partner

Cada fase tiene su alcance y su entregable: se empieza por la primera y se decide después.

Consultoría

Inventario documental, arquitectura de información, modelo de permisos, alcance, planificación y presupuesto.

Implantación

Sitios y bibliotecas, migración de contenidos y permisos, y formación de usuarios.

Ampliación

Automatización de procesos, integraciones, portales y desarrollos a medida.

Adopción y operación

Adopción por los usuarios, gobierno, soporte y evolución.

FASE 2

Implantación o reordenación

Dos puntos de partida, un mismo método: contenidos ordenados y usuarios preparados el día del cambio.

IMPLANTACIÓN NUEVA

Desde unidades de red u otro repositorio

Servidores de ficheros, Google Drive, Box, Dropbox u otro gestor documental.

Sitios, bibliotecas y metadatos según el análisis
Migración de contenidos, versiones y permisos
Formación de usuarios clave y usuarios finales

SHAREPOINT EN MARCHA

Un SharePoint en el que nada se encuentra

Microsoft 365 desordenado, Teams sin control o SharePoint Server 2016/2019, ya sin soporte.

Revisión de sitios, permisos y enlaces compartidos
Migración de SharePoint Server a SharePoint Online
Plan de adopción para recuperar el uso

En ambos casos, migración piloto por área, validación de contenidos y permisos, y migración final por oleadas sin parar el negocio.

FASE 3

Ampliación e integración

SharePoint ampliado donde el estándar no llega y conectado con el resto de la organización.

Desarrollo a medida

Web parts SPFx AI-Driven
Portales de clientes y proveedores
Aplicaciones documentales
Intranet y espacios de equipo

Power Platform

Flujos de revisión y aprobación
Power Apps sobre bibliotecas
Firma digital integrada
Aprobaciones en Teams y Outlook

IA y Copilot

Copilot sobre los documentos
Agentes de SharePoint y Copilot Studio
Extracción de datos con IA

Datos y reporting

Power BI del ciclo documental
Actividad y auditoría
Cuadros de mando de cumplimiento

Integraciones

Business Central y otros ERP
Dynamics 365 y otros CRM
Teams y Outlook
Sistemas corporativos por API

DESARROLLO PROPIO

Cuando el estándar no llega, lo desarrollamos

Implantador y fábrica de software en un mismo partner: lo que SharePoint no cubre se construye, no se deja en el correo.

A medida, con el método AI-Driven

Web parts SPFx, portales y aplicaciones documentales conectadas a SharePoint con Microsoft Graph, en semanas.

Power Platform

Cuando encaja: Power Automate y Power Apps para automatizar y ampliar sin salir de Microsoft 365.

Calidad de método

Prototipo validado por los usuarios, tests automatizados y quality gate con SonarQube en cada cambio.

< 1 mes

una aplicación en producción con el método AI-Driven

2 meses

una aplicación legacy de 14 años, reescrita

Conoce el Desarrollo AI-Driven

CÓMO TRABAJAMOS

Ampliar SharePoint sin perder el estándar

SharePoint Online evoluciona cada mes y la solución debe acompañarlo.

Configurar primero

Primero, la configuración estándar
Después, Power Platform
Código solo donde aporta
Sin personalizaciones no admitidas por Microsoft

Arquitectura

Sitios planos agrupados en hubs
Tipos de contenido y columnas de sitio
Metadatos antes que carpetas
Nomenclatura y ciclo de vida de sitios

Permisos y retención

Permisos por grupos, no por persona
Uso compartido externo controlado
Etiquetas de confidencialidad
Directivas de retención y auditoría

Migración y ALM

Migración piloto y por oleadas
Versiones y metadatos preservados
Código fuente en Git
Sin cambios manuales en producción
Despliegue automatizado

FASE 4

Adopción y operación

Después del cambio, el mismo equipo: la gestión documental se mantiene, se gobierna y evoluciona.

QUÉ CUBRE

La solución, mantenida y al día

Consultas de uso y formación de usuarios
Altas de sitios, equipos y permisos, con criterio
Novedades de Microsoft 365, revisadas antes de llegar a los usuarios
Mantenimiento de flujos, desarrollos e integraciones
Revisión periódica de permisos y contenido compartido
Pequeños evolutivos, estimados por ticket
Operación del tenant y licencias, si se desea

CÓMO FUNCIONA

Del arranque a la operación

Acompañamiento: el equipo de proyecto, durante las primeras semanas.
Traspaso a operación: la solución pasa a Adopción y soporte, ya documentada.
Cuota mensual: lo incluido, en la cuota; lo demás, por horas o a precio cerrado.
Si crece, es un proyecto: nuevas áreas o ampliaciones, como proyecto o con Extended Team.

Se contrata por fases, sin compromisos a ciegas

Cada fase se presupuesta con la información de la anterior: nada se contrata sin saber qué incluye.

Consultoría

A precio cerrado. Su resultado es el alcance y el presupuesto de la implantación.

Implantación

Proyecto a precio cerrado sobre el alcance acordado, con 6 meses de garantía.

Ampliaciones

Como proyecto o con Extended Team, según el alcance y el ritmo.

Operación

Cuota mensual, con el servicio de Adopción y soporte a usuarios.

Un presupuesto cerrado por fase y un único interlocutor durante todo el ciclo. Las licencias de Microsoft 365, suministradas y gestionadas por Itequia, si se desea. Los desarrollos realizados son del cliente una vez abonados.

La diferencia con un implantador

Un partner que domina toda la plataforma Microsoft y desarrolla lo que el estándar no cubre.

Toda la plataforma Microsoft

SharePoint conectado con Teams, Business Central, Dynamics 365, Power Platform y Azure: un mismo partner para todo lo que lo rodea.

Desarrollo propio

Implantador y fábrica de software: Power Platform cuando encaja y aplicaciones a medida AI-Driven, en semanas.

Del análisis a la operación

Un único equipo y un único interlocutor: quien lo implanta es quien lo mantiene y lo hace evolucionar.

Qué obtienes

Documentos que se encuentran

Estructura y metadatos pensados para cada área.

Control y cumplimiento

Permisos por diseño, versiones y retención auditables.

Un cambio controlado

Contenidos migrados y usuarios preparados.

Procesos sin correo

Revisiones, aprobaciones y firma automatizadas.

Documentos preparados para Copilot

La IA encuentra lo que debe encontrar y solo lo muestra a quien puede verlo.

Coste previsible y un interlocutor

Precio cerrado por fase, cuota mensual en operación y un único interlocutor.

Dónde encaja la gestión documental

Implantamos la gestión documental y la conectamos con todo lo demás. Funciona sola o junto al resto de servicios de Itequia.

CONSTRUIR ALREDEDOR

Desarrollo AI-Driven

Portales, aplicaciones e integraciones a medida conectadas a SharePoint.

Conoce el servicio

IMPLANTAR SHAREPOINT

Gestión documental con SharePoint

Consultoría, diseño, migración, automatización e integración.

ADOPTAR Y MANTENER

Adopción y soporte a usuarios

Soporte, adopción, mantenimiento y pequeños evolutivos tras el arranque.

Conoce el servicio

OPERAR LA PLATAFORMA

Itequia Cloud Operations

Microsoft 365, identidad, seguridad, Azure y licencias.

Conoce el servicio

Cada servicio se contrata por separado. Y si trabajas con Business Central o Dynamics 365, tendrás ERP, CRM y documentos con el mismo partner.

¿Por qué Itequia?

La IA, en el centro de cómo trabajamos. Un método AI-Driven propio, aplicado a todo el ciclo, para llevar soluciones a producción de meses a semanas.

Creamos y operamos lo que construimos. Consultoría, desarrollo, Microsoft y ciberseguridad con un único partner, del diagnóstico a la operación, sin cambiar de interlocutor.

Seguridad que practicamos. Certificados en ISO 27001, con análisis automático de seguridad del código en cada entrega y experiencia en entornos regulados: banca, farma, industria y sector público.

Tu opinión, con canal propio. Un equipo de Customer Experience, independiente de quien ejecuta tu proyecto, sigue tu satisfacción para corregir a tiempo.