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Comienza a aplicar RPA en tu empresa con Power Automate

En artículos anteriores, hemos comentado como herramientas como Power Automate te ayudan a conectar procesos y acortar tiempos. En las empresas, los empleados llevan a cabo tareas sencillas, reiterativas desde el momento que empieza su jornada. Si revisas todas las tareas que tienes en tu agenda diaria, estamos seguros de que encontrarás rutinas que preferirías no tener que hacer. Hoy en días, estas tareas, con las herramientas que tenemos a nuestra disposición, se pueden llevar a cabo con procesos automatizados. Esto es gracias a la RPA (automatización robótica de procesos o Robotic Process Automation en inglés).

¿Qué es el RPA? 

La RPA permite automatizar procesos de negocios, optimizando las tareas repetitivas y los procesos sin papeles. Permite liberar a los empleados para que se centren en tareas de nivel superior, que aportan valor añadido al negocio. Esto mejora la productividad, elimina redundancias y escalan la seguridad y nivel de atención del trabajador.  

Las herramientas de RPA se pueden configurar fácilmente para comunicarse con otros sistemas, generar respuestas y manipular datos. La automatización robótica de procesos imita al usuario en sus interacciones en la pantalla y entre sistemas para liberarnos de esas tareas repetitivas y que todo siga siendo relativamente “familiar”. 

¿Qué ventajas tiene el empleo de RPA? ¿Qué ejemplos son más comunes?  

Las ventajas más comunes y aplicables a todo tipo de usuarios son: 

  • Producción más rápida a menor coste. 
  • Reducir el error humano. Las tareas repetitivas y de escaso valor pueden dar lugar a errores por la falta de atención o cansancio del trabajador. 
  • Más tiempo para la innovación y la estrategia, los empleados se pueden dedicar a tareas que realmente aporten valor 

Como ejemplos rápidos de tareas automatizables podríamos indicaros trabajos tan sencillos como: 

  • Copiar y pegar entre aplicaciones 
  • Procesar información entre sistemas heredados y modernos 
  • Generar informes y enviar correos electrónicos 
  • Procesar órdenes de compra y facturas en el correo electrónico 
  • Rastrear el inventario y la cantidad en tiempo real 
  • Gestionar solicitudes y tickets 

¿Puede mi empresa beneficiarse con RPA? 

La respuesta más rápida, en la mayoría de los casos, es SÍ. Empresas de todo tipo de sectores (salud, finanzas, automoción, energía, minorista…) se pueden beneficiar de eliminar procesos, ahorrar tiempo y evitar costes innecesarios. 

Todas las organizaciones que requieren de tareas administrativas diarias o repetitivas, o que ofrezcan administración y soporte técnico de TI, o cualquier empresa que dependa del reconocimiento de voz o de los asistentes automatizados y en línea pueden sacarle partido de RPAs, ya que todos los ejemplos descritos suelen mejorar, hasta cierto punto, cuando un bot atiende alguna parte del proceso

Encontrar una buena solución de RPA para tu empresa es una decisión fundamental. Para saber qué automatizar te podemos ayudar, una vez conozcamos cómo es tu trabajo y así decidir por donde debemos empezar. La solución ha de ser fácil de usar, escalable, rápida y fiable. 

Diferencias entre RPA atendida y RPA desatendida 

A la hora de hallar una adecuada solución de RPA debemos tener en cuenta, las dos categorías distintas de RPA, atendida y desatendida para decidir cuál es la mejor opción para tu organización. 

Automatización atendida 

Es adecuada para tareas repetitivas y manuales que estén vinculadas a la interacción con los clientes y a la imitación de acciones que el empleado realiza en su escritorio o su navegador. Permite, mediante la grabación, reproducir estas operaciones y reproducirlas en tiempo real o acortar los pasos necesarias para completar el proceso. 

Suele emplearse para tareas de escritorio o responder a las indicaciones de un dispositivo 

Automatización desatendida 

Son perfectos para tareas de gran volumen dentro de la organización. Esta categoría de automatización, como indica su nombre, no requiere que el usuario este presente. Los bots desatendidos realizan ellos mismos las tareas mediante la grabación y reproducción de acciones que han aprendido tras haber sido programados.  

Ejecutan flujos de escritorio de forma autónoma en máquinas virtuales (MV) o en tu dispositivo. 

 Atendida Iniciada por un humano Desatendida Completamente automatizada 
Vista General Automatiza tareas manuales en el escritorio y la web Acelera la automatización de tareas tediosas y voluminosas 
Escenario Automatización a demanda del trabajador Automatización de procesos empresariales a gran escala 
Usuario Target Desarrollador base en una empresa de cualquier tipo Especialista (de momento) en un departamento dedicado a la RPA 
Requisito Usuario con acceso en sus dispositivos/trabajo Tareas que bots/máquinas pueden completar 

Automatiza donde trabajas con conectores y extensiones 

El RPA de Microsoft, por elegir uno de los líderes en el sector, tiene más de 500 conectores a tu disposición, como las soluciones de Salesforce, Google y, como no, los servicios de Office que empleas a diario. 

Si seguimos con Power Automate, como ya explicamos en los artículos enlazados, pertenece a Power Platform. Te permite crear flujos de trabajo que se activan con una acción humana para desencadenar una respuesta. 

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La auténtica clave de Power Automate es su capacidad para emplear más de 500 conectores. Como no, los conectores principales son alrededor de las demás soluciones de Microsoft: Office, Teams, Windows o Power Platform. 

La capacidad de conectar no queda ahí. Power Automate es capaz de conectar con otros servicios de terceros para expandir aún más el potencial de automatización. Esto incluye servicios líderes como Salesforce, Google Drive, u Oracle, entre muchos otros. 

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¿Qué licencias de RPAs puedo encontrar? 

Las licencias y su precio dependen de si la RPA es atendida o desatendida (por flujos) 

Microsoft ofrece tres tipos de licenciamientos para RPA dentro de su suite Power Automate, para poder elegir en base a los procesos que se quieran automatizar y los usuarios que vayan a emplearlo.  

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Desde Itequia te podemos asesorar para darte la mejor opción para tu negocio. Contáctanos y conoce todas las posibilidades para tu empresa

Gloria Vázquez Puga – Program Manager at Itequia